Apesar de desafiadora, a organização financeira para pequenos negócios segue alguns critérios imprescindíveis, como a separação entre conta pessoal e PJ, a construção de uma reserva de emergência e o pagamento em dia de encargos trabalhistas e tributos.
É comum que tanto Microempreendedores Individuais (MEIs) quanto pequenos empresários encontrem dificuldade em acompanhar e controlar o que entra e sai do caixa de seus negócios, por isso, tantos enfrentam problemas para expandirem ou garantirem a sustentabilidade de suas empreitadas.
Mas você não precisa enfrentar turbulências assim, e o primeiro passo para evitá-las é absorver e aplicar as dicas deste artigo.
Como controlar as finanças de uma empresa pequena?
O controle das finanças de uma empresa pequena requer uma rotina organizada, baseada num planejamento financeiro adequado, com acompanhamento criterioso e, preferencialmente, o uso de ferramentas de gestão.
Priorize o controle
Mesmo que você esteja envolvido(a) na produção, no atendimento ao cliente e em outras instâncias do operacional, não deixe as finanças em segundo plano: certifique-se de manter o fluxo de caixa em dia, de ter uma reserva de emergência e de pagar tributos adequadamente.
Evite confusões
Separe as finanças pessoais das empresariais para evitar confusões e conseguir analisar se o negócio é realmente lucrativo.
Tenha registros, limites e metas
Além de tudo, registre todas as movimentações de dinheiro, mesmo as menores, faça anotações – como num livro-caixa –, e estabeleça metas de faturamento e limites de gastos mensais.
Antecipe-se
Também é importante se antecipar a possíveis períodos de baixa nas vendas, que podem ocorrer por sazonalidade ou mudanças no mercado, ajustando o orçamento para manter o negócio funcionando, mesmo com menor faturamento.
Use a tecnologia
Utilizar ferramentas digitais, como softwares de gestão, para facilitar o controle financeiro é altamente recomendado: elas automatizam tarefas repetitivas, reduzem a chance de erros manuais, fornecem relatórios em tempo real e ajudam a tomar decisões com base em dados concretos.
E mesmo quem é Microempreendedor Individual (MEI) pode e deve modernizar processos para um bom controle e planejamento financeiro, tornando-os menos complexos e mais funcionais.
Aliás, todas as orientações aqui de cima valem para o controle de caixa e gestão financeira de microempresas também. Com disciplina e constância, seguir essas dicas logo se tornará parte da sua rotina, ajudando-o(a), inclusive, a evitar erros comuns.
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5 erros mais comuns em finanças empresariais
Você pode imaginar o quanto de problema um pequeno empreendedor vai ter ao misturar finanças empresariais e pessoais, optar por não acompanhar o que entra e sai do caixa e fugir da “missão” de manter um bom planejamento financeiro, mas os BOs não acabam por aí.
Evite ao máximo:
1. Vender “mais baratinho” para ganhar o cliente
Fazer a precificação errada dos serviços ou produtos – sem base nas despesas fixas e variáveis e numa pesquisa de mercado – só para garantir a venda e conquistar o cliente, é um erro clássico e que deve ser evitado.
2. Não analisar indicadores financeiros
Muitos empreendedores não definem os principais indicadores KPI para analisar as finanças de seu negócio.
Escolha avaliar, de perto, margem de lucro, ponto de equilíbrio, ticket médio dentre outras informações periodicamente.
Isso será favorável a tomadas de decisão mais assertivas e até se você precisar recalcular a rota rapidamente.
3. Querer crescer sem ter estrutura financeira
Investir em novas unidades, aumentar o estoque ou fazer contratações sem estrutura financeira e sem garantias de retorno pode gerar dívidas difíceis de serem quitadas futuramente.
Escolha crescer se tiver um planejamento financeiro sólido e capital suficiente.
4. Depender de um único cliente ou fornecedor
Imagine contar com uma única fonte de receita ou um único fornecedor e ficar na mão? Evite se colocar nesse tipo de situação, que lhe deixa vulnerável.
Você pode negociar com alguns poucos fornecedores e contar com eles no dia a dia, mantendo outros por perto para quando precisar.
E deve criar sua carteira de clientes, investindo em divulgação constante, oferecendo um bom atendimento, mantendo relacionamento ativo com quem já comprou e buscando diversificar os canais de venda, ou seja, tornando-se omnichannel.
5. Negligenciar obrigações financeiras
Por último, atrasar o pagamento de impostos, e de obrigações trabalhistas não é uma opção: a negligência gera multas, juros e até problemas legais, tudo o que um empreendedor não quer para o seu negócio!
Inclua tudo isso no seu planejamento mensal e, se possível, conte com apoio de um contador. A importância da contabilidade é maior do que você imagina.
Mais dicas de finanças que fazem sentido para empreendedores
Uma vez conhecendo o básico e sabendo o que não fazer, que tal entender o que fazer também?
Trate seu lucro como recurso limitado
Nada de usar o que sobra sem planejamento, afinal, lucro não é sinônimo de dinheiro livre para gastar como quiser.
Divida seus rendimentos em pelo menos três partes: uma para reinvestir no negócio, outra para a famosa reserva de emergência e outra para distribuição.
Seja pessimista
Isso mesmo! Por mais que você esteja fazendo planos de crescimento e tenha sonhos e metas a perseguir, além de projeções otimistas, você também precisa considerar cenários pessimistas.
Busque concretizar o plano A, mas tenha um plano B, um plano C e quanto mais achar necessário, antecipando-se a possíveis crises grandes ou pequenas, internas ou externas.
Não aceite crédito sem simular
Pegar um empréstimo ou antecipar recebíveis pode parecer a solução mais rápida para os seus problemas, mas sem uma simulação realista de impacto no fluxo de caixa, o que seria a luz no fim do túnel vira um grande blackout.
O crédito vai se pagar? E vai gerar retorno? Busque respostas desse tipo, faça o máximo de contas possível e converse com outros empreendedores se achar necessário. Só aceite caso perceba que a decisão será estratégica.
Analise custos invisíveis
Muitas vezes, o que mais consome dinheiro de pequenas empresas não aparece nos relatórios simples, a exemplo de processos que geram retrabalho, de horas improdutivas, da perda de clientes por falta de atendimento especializado e de contratos mal negociados.
Sabendo disso, de tempos em tempos, faça uma reavaliação da sua operação e da estrutura da empresa, identificando gargalos.
Mais uma vez, tome decisões baseadas em dados e no “cara-crachá” dos mesmos indicadores de desempenho em diferentes períodos do ano.
No fim das contas (literalmente), você vai perceber que a organização das finanças não servirá somente para lhe mostrar o que já deu errado, mas para antecipar problemas e apoiar estratégias realmente válidas.
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