A automação financeira é o uso da tecnologia para padronizar rotinas e processos financeiros de empresas de todos os portes. Essa ferramenta também ajuda a melhorar a estrutura de seu departamento de contas.
Ela permite aos gestores e ao próprio setor financeiro obter melhor controle de todo dinheiro que entra e sai da companhia e ajuda a evitar perdas e otimizar os lucros, além disso, reduz burocracias excessivas e erros em cálculos e registros.
Essa automação também aumenta a produtividade da empresa como um todo e não precisa custar uma fortuna: basta saber no que investir e quando fazer esse investimento.
Diga adeus às planilhas e horas de monitoramento manual do seu caixa! Vamos juntos entender quais são as vantagens de tirar o seu controle financeiro do papel e descobrir como realizar a automação?
O que é automação financeira
Um sistema de automação financeira é uma plataforma ou um software que permite aos gestores de empresas e aos departamentos financeiros realizarem diferentes processos relacionados ao controle e à administração do dinheiro de maneira automática.
Através dele, se torna possível transformar atividades manuais do departamento financeiro em atividades automáticas. Isso otimiza as tarefas e as torna mais precisas e seguras, além de reduzir chances de erros humanos.
Podemos dizer que, dentre os benefícios de um sistema assim, estão:
- substituir tarefas humanas por automatizadas, reduzindo erros e trazendo agilidade para os processos financeiros;
- coletar informações e dados em tempo real;
- monitorar indicadores de desempenho importantes, que ajudam no planejamento financeiro da empresa;
- padronizar processos, facilitando as operações; e
- aumentar a qualidade de todo processo financeiro executado.
Além de permitir à empresa uma melhora contínua nos serviços prestados, pois, quando os indicadores financeiros são monitorados de perto, sempre que algum resultado não for satisfatório, é possível buscar novas alternativas antes que a questão piore.
Importância da automação de processos financeiros
Afinal, por que sua empresa deve usar uma automação financeira? Além das vantagens já citadas, a importância de automatizar seus processos financeiros está principalmente em aumentar a produtividade da sua equipe.
Poder executar o controle de contas através de um sistema pensado para computador e até mesmo para celular ajuda os responsáveis por esse trabalho a não perderem tempo com planilhas manuais e cálculos que podem facilmente conter erros humanos.
Automatizar, portanto, é permitir que a sua equipe ganhe tempo para ter novas ideias e trabalhar de forma estratégica mais do que operacional, trazendo inovação e melhorias para a empresa.
Inclusive, ao cobrar e receber dos seus clientes de forma automatizada, você estará contribuindo para reduzir a inadimplência, sabia?
Os sistemas mais modernos e inovadores de automação financeira são capazes de programar lembretes, para que seus clientes não esqueçam dos pagamentos, e enviam Notas Fiscais para eles também de maneira automática.
Em algumas plataformas, você ainda pode criar uma régua de cobrança personalizada conforme as necessidades dos consumidores, oferecer diversos meios de pagamento para os produtos ou serviços que vende e executar uma cobrança profissionalizada, assim, seus clientes ficarão mais satisfeitos e terão experiências melhores.
Enfim, quando tiver dúvida sobre por que investir na automação da gestão financeira, lembre-se: você vai simplificar o acesso aos dados dos seus negócios sem ter que solicitar as informações necessárias para vários setores diferentes.
Escolha a solução adequada às suas necessidades, defina quais relatórios serão gerados para melhor visualização das contas a pagar e receber e deixe o trabalho pesado para o sistema, não para as pessoas. De quebra, faça uma gestão mais eficiente!
Como funciona um sistema de automação financeira
Uma plataforma feita especialmente para possibilitar a automação financeira das empresas permite que a maior quantidade possível de tarefas manuais do setor financeiro sejam feitas pelo computador ou celular.
Ela facilita processos como geração e emissão de boletos, carnês de pagamento e de Notas Fiscais eletrônicas, controle de mensalidades e cobranças recorrentes.
Esse tipo de solução também tem a função de desenvolver, automaticamente, relatórios com dados e informações importantes para gerenciamento dos negócios.
Com esses dados em mãos, muito mais precisos do que se tivessem sido feitos manualmente por diversas pessoas diferentes, você pode tomar decisões mais acertadas e ágeis para os próximos passos do seu negócio.
E ainda: através do sistema pensado para automatizar funções financeiras, você entende melhor os rendimentos de cada período e monitora a sazonalidade das vendas da sua organização, além de saber como está a inadimplência dos clientes.
Como aplicar a automação financeira na sua empresa
Para aplicar a automação financeira nos seus negócios você vai precisar contratar um sistema específico e desenvolvido por uma empresa que entenda do assunto.
Antes disso, será fundamental se preparar para fazer a migração da papelada e das planilhas ao digital com o máximo de segurança das informações. Veja o passo a passo desde o início do processo:
- Mapeie todos os processos financeiros que você deseja automatizar.
- Prepare a empresa para migrar para o ambiente digital e adeque a cultura organizacional às transformações.
- Contrate um sistema de automação financeira confiável para viabilizar a digitalização.
- Certifique-se de que esse sistema contribuirá com a integração de todas as áreas da empresa que se relacionam ao setor financeiro.
- Faça treinamentos para que sua equipe consiga atuar nesse novo cenário e para que entenda todas as vantagens dessa mudança.
Uma boa ideia é verificar junto à empresa fornecedora e implementadora do seu sistema de automação se esses treinamentos fazem parte dos serviços contratados. Que tal?
Agora que você já sabe qual a importância de utilizar a automação financeira na sua empresa, compartilhe este conteúdo nas suas redes sociais e mostre para outros empreendedores a possibilidade de otimizar o setor financeiro dos negócios, aumentando os lucros e evitando prejuízos.
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