Como montar e o que é uma régua de cobrança

‌‌Tudo que você precisa saber sobre montar uma régua de cobrança, diminuir a inadimplência de seus clientes e aumentar seus lucros.

Régua de cobrança

Trabalhar com vendas de produtos e serviços significa muitas vezes, infelizmente, lidar com inadimplências. Os atrasos no pagamento podem dificultar os lucros da sua empresa — coisa que ninguém quer.

A melhor forma de controlar as dívidas dos seus clientes e evitar que isso aconteça é com a régua de cobrança.

Se você ainda não tem uma ferramenta como essas implementada na sua empresa, chegou a hora de começar agora mesmo a montar e planejar como incluí-la no setor financeiro do seu negócio.

O que é uma régua de cobrança?

Se pensarmos de uma forma mais simples, podemos dizer que é uma forma de registrar, organizar e acompanhar cada etapa de cobrança. O maior objetivo dessa ferramenta é justamente diminuir as dívidas e atrasos de pagamento.

Esse sistema de planejamento também permite maior eficácia na metodologia de cobrança. Digamos que houve uma tentativa de comunicação com o cliente via ligação e essa tentativa não foi bem sucedida.

Por meio da régua, você consegue verificar a data, o meio de cobrança utilizado e se teve ou não resposta, podendo fazer uma nova tentativa de contato por outros meios, como e-mail de cobrança ou enviar um WhatsApp de cobrança.

Como montar uma régua de cobrança?

Existem duas formas de fazer uma régua de cobrança: por meio de um software automatizando a cobrança, ou de forma manual.

Independentemente de qual dessas formas você escolha, alguns elementos são fundamentais e não podem faltar.

Confira a checklist:

  1. data da venda;
  2. data de vencimento do pagamento;
  3. datas em que as cobranças serão feitas;
  4. meios de comunicação para as cobranças; e
  5. detalhes da cobrança (por exemplo o conteúdo da mensagem e resposta do cliente).

É claro que fazer todo esse processo de forma manual é arriscado, pois será necessário uma pessoa destinada somente para essa operação.

E, convenhamos: uma pessoa verificando manualmente todas as etapas de cobrança, de todos os clientes da sua empresa, não é muito funcional e o risco de acontecer algum erro é grande, você não acha?

Por isso, muitos empreendedores optam pelo sistema de régua de cobrança automatizado, online, por meio de softwares.

Optar por essa modalidade da ferramenta, garante muito mais funcionalidade, praticidade e menor incidência de erros. Alguns sistemas permitem emitir relatórios com um resumo da situação de cada cliente, caso você precise conferir.

Assim, não é necessário que um funcionário seja direcionado apenas para a verificação das etapas de cobrança de cada freguês, pois você terá tudo isso em um sistema online.

Como funciona uma régua de cobrança?

Como falamos anteriormente, a principal função desse sistema é diminuir as dívidas dos clientes, então é possível acompanhar todo o processo de pagamento da compra, desde o momento da compra em si até o vencimento do boleto e quitação de pagamento.

Para isso, basta definir duas datas: a inicial e a final, de modo que é possível marcar alguns períodos entre esse tempo para que sejam enviados alguns lembretes de pagamento.

A partir da montagem dessa ferramenta, você acompanha o status de cada cliente.

Quais os tipos de régua de cobrança?

Existem diversos tipos e cada um se adequa a uma forma de cobrança de clientes escolhida pelo seu negócio. Por exemplo, você pode definir um sistema de régua de cobrança para:

  • transferência ou depósito bancário;
  • boleto; ou
  • cartão de crédito.

Para que você escolha a melhor opção para incentivar o pagamento de seu cliente, vejamos cada uma delas com detalhes:

Régua de cobrança para transferência ou depósito bancário

Esse processo depende do cliente para quitar sua dívida, assim como veremos no boleto. Então, é necessário um monitoramento maior.

Para garantir um pagamento rápido, temos algumas sugestões: a primeira delas é o dia da cobrança, que deve ser feita sempre próxima da primeira e segunda semanas de cada mês, pois, geralmente, os clientes recebem seus salários dentro desse prazo.

Após a data estipulada, os lembretes devem ser intensificados, sendo enviados com um intervalo de cinco dias em média. Ou seja: uma notificação por semana. Se ultrapassar o prazo de 60 dias ou dois meses, a cobrança deve passar a ser judicial.

Para os pagamentos em depósito ou transferência, precisamos nos preparar para possíveis ocorrências, por mais que seja desconfortável.

Nesses casos, o cliente controla o valor depositado, então, considerando uma hipótese bem ruim, ele pode optar por pagar um valor inferior ao que foi cobrado.

Mas não se preocupe, pois a solução é mais simples do que parece. Por mais que a gente torça para que não aconteça, se for necessário, é só calcular o valor faltante e acrescentar na próxima fatura do cliente. Caso não tenha uma fatura restante, você pode fazer uma nova cobrança somente desse valor.

Régua de cobrança para boletos

O boleto bancário é um dos meios mais utilizados quando o assunto é pagamento de contas. Essa ferramenta também depende muito do cliente, assim como a transferência e depósito bancário, o que exige um maior monitoramento da régua.

Para o boleto, podemos seguir as mesmas etapas de cobrança que a transferência e depósito, como mostramos anteriormente.

O diferencial é que o valor pago não é o cliente que controla, como antes, e sim a empresa. O que ele define é se paga ou não, mas não o valor que quer quitar — e isso já demonstra toda a segurança que o método de cobrança apresenta.

Régua de cobrança para cartão de crédito

Essa forma de pagamento facilita um pouco o processo, porque a própria agência bancária emite a cobrança pela fatura.

Mas, infelizmente, aqui também podem ocorrer situações um pouco desconfortáveis. Exemplo disso é quando o cartão é recusado por falta de limite de crédito ou até mesmo quando o cartão está vencido.

Em ambas situações o cliente deve ser notificado. Os casos de vencimentos são mais simples, pois o dono do cartão pode simplesmente atualizar as informações da compra e passar para a empresa os novos dados.

Quando o problema for o limite, o cliente precisa entrar em contato com sua agência bancária e resolver a situação diretamente com eles, de acordo com suas políticas e normas.

Agora você já sabe tudo sobre régua de cobrança e está pronto para alavancar seu negócio, sabendo a melhor forma de acompanhar a situação de pagamento dos seus clientes e ainda garantindo os lucros.

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