Para ajudar você na missão de cobrar seu cliente, preparamos um pequeno manual de como fazer um e-mail de cobrança e, além disso, trouxemos três modelos de e-mail prontos. Assim, se o tempo está curto em sua empresa, basta replicar os modelos e cobrar seus clientes morosos, ok?
É possível afirmar que cobrar um cliente inadimplente por e-mail é uma arte, isso porque é necessário pôr em prática diversas artimanhas para receber seu pagamento e, ainda, retê-lo como cliente, e para nós, isso inclui, até mesmo, saber formular um e-mail educado e eficiente.
Como fazer um e-mail de cobrança?
Todo contato estabelecido com seus clientes deve ser feito através das boas práticas de cobrança. Em resumo, essas práticas são ferramentas que fazem a cobrança obter os resultados esperados e com que a relação entre o consumidor e a empresa permanecer amigável. Portanto, esse é o primeiro tópico a ser considerado.
Para isso, antes de elaborar o seu comunicado, tenha em mente os princípios da empatia e da gentileza, buscando sempre negociar. Afinal de contas, seu objetivo é receber seu dinheiro assim que possível, certo?
Além do mais, em algumas das vezes o atraso não acontece por maldade e é só uma questão de tempo para que a situação se regularize. Por isso, seu papel é sobretudo lembrar o cliente da fatura em aberto e colocar-se à disposição para negociação.
Desse modo, você deve esclarecer no texto tudo o que mencionamos, além de, em hipótese alguma, constranger o cliente devedor, sob pena de multa. Aliás, cobre seu cliente somente através do contato que ele mesmo forneceu, ok?
Evite estabelecer contato em lugares inapropriados e mantenha uma abordagem direta, amena e compreensível - mesmo que a cobrança seja formal e por e-mail. Utilize a linguagem a seu favor e não a torne sua inimiga, viu?
Por fim, antes de encaminhar a fatura tenha certeza que a fatura não foi paga e, para evitar problemas, anexe a frase “caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor, desconsidere este e-mail”.
Qual assunto colocar no e-mail de cobrança
Como já mencionamos, é importante frisar que a linguagem deve ser cordial e não é permitido utilizar maneiras abusivas de cobrança.
Se fosse enviar uma carta pelos correios, seguindo a legislação do consumidor, o envelope não pode ter nenhum elemento que identifique-se como sendo uma carta de cobrança.
Já no caso do e-mail, como ele não passa de mão em mão (um envelope passa na mão de muita gente, até chegar ao destino final, né?), você pode ser claro, conciso e objetivo, colocando como assunto as seguintes sugestões:
- "Aviso de vencimento": para casos em que você vai mandar um lembrete, antes de vencer;
- "Não encontramos o pagamento do seu boleto": para casos em que já está vencido e solicitando ajuda para verificar se o cliente pagou ou não, de fato;
- "O boleto ainda está em aberto": quem sabe fazer mais uma tentativa? Ótima opção de e-mail de cobrança de boleto vencido.
O importante é não constranger o consumidor e nem cobrá-lo abusivamente, muito menos ameaçá-lo. Mas você pode determinar uma quantidade de e-mails a enviar, sendo que o último pode ser já avisando sobre, em caso de não pagamento, a inclusão do CPF do cliente nos órgão de proteção ao crédito ou protesto do boleto.
3 modelos de email para cobrança
1. Lembrete de vencimento
Modelo do e-mail para copiar:
| Sr.(a) _______________, viemos lembrá-lo(a) o vencimento de sua conta com documento de nº XXXXXXX, no valor de R$ _______, na data __/__/____. Qualquer dúvida ou problema para efetuar o pagamento, entre em contato conosco pelo telefone (__) ____ - ____ ou responda este e-mail. Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor, desconsidere este aviso. Atenciosamente, (Nome da pessoa responsável pela mensagem de cobrança), |
2. Fatura em aberto
Modelo do e-mail para copiar:
| (Nome da cidade), DD de MM de AAAA. (Nome da empresa). Sr(a). XXXXXXX, consta em nossos registros o não pagamento da fatura do dia DD/MM/AA, no valor de R$ XXXX. O contato é para que o(a) Senhor(a) possa regularizar a sua situação financeira com a empresa. Estamos abertos para negociar. Caso o pagamento tenha sido efetuado, por favor, desconsidere esta mensagem. Atenciosamente, |
3. Pagamento em atraso
Modelo do e-mail para copiar:
| Sr(a) _______________, Verificamos que continua em aberto em nosso sistema o pagamento de nº _____, no valor de R$ ______, com vencimento na data __/__/____. Como não recebemos nenhuma notificação com o motivo do atraso, solicitamos encarecidamente que entre em contato conosco para regularizarmos o pagamento. Temos certeza que o atraso se deve a problemas circunstanciais e que chegaremos logo a um acordo de negociação. Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor, desconsidere este e-mail. Atenciosamente, (Nome da pessoa responsável pela mensagem de cobrança), |
Depois de encaminhar a cartinha eletrônica, espere pelo retorno do cliente. Caso não aconteça, envie mais um pedindo com que o pagamento seja efetuado com urgência, alertando-o sobre as consequências jurídicas iminentes, ok?
Por fim, saiba que um sistema de cobranças pode ser bem-vindo nesse momento. Aliás, esse tipo de serviço encaminha automaticamente as mensagens e os e-mails necessários para lembrar, cobrar e negociar com seus clientes.
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