3 modelos para elaborar um e-mail de cobrança

Cobrar seu cliente inadimplente é preciso e o e-mail de cobrança pode ser uma excelente estratégia para conseguir receber os valores em aberto. Aprenda como elaborar um personalizado para sua empresa, com base em três modelos da Cobre Fácil.

Email de cobrança

Para ajudar você na missão de cobrar seu cliente, preparamos um pequeno manual de como fazer um e-mail de cobrança e, além disso, trouxemos três modelos de e-mail prontos. Assim, se o tempo está curto em sua empresa, basta replicar os modelos e cobrar seus clientes morosos, ok?

É possível afirmar que cobrar um cliente inadimplente por e-mail é uma arte, isso porque é necessário pôr em prática diversas artimanhas para receber seu pagamento e, ainda, retê-lo como cliente, e para nós, isso inclui, até mesmo, saber formular um e-mail educado e eficiente.

Como fazer um e-mail de cobrança?

Todo contato estabelecido com seus clientes deve ser feito através das boas práticas de cobrança. Em resumo, essas práticas são ferramentas que fazem a cobrança obter os resultados esperados e com que a relação entre o consumidor e a empresa permanecer amigável. Portanto, esse é o primeiro tópico a ser considerado.

Para isso, antes de elaborar o seu comunicado, tenha em mente os princípios da empatia e da gentileza, buscando sempre negociar. Afinal de contas, seu objetivo é receber seu dinheiro assim que possível, certo?

Além do mais, em algumas das vezes o atraso não acontece por maldade e é só uma questão de tempo para que a situação se regularize. Por isso, seu papel é sobretudo lembrar o cliente da fatura em aberto e colocar-se à disposição para negociação.

Desse modo, você deve esclarecer no texto tudo o que mencionamos, além de, em hipótese alguma, constranger o cliente devedor, sob pena de multa. Aliás, cobre seu cliente somente através do contato que ele mesmo forneceu, ok?

Evite estabelecer contato em lugares inapropriados e mantenha uma abordagem direta, amena e compreensível - mesmo que a cobrança seja formal e por e-mail. Utilize a linguagem a seu favor e não a torne sua inimiga, viu?

Por fim, antes de encaminhar a fatura tenha certeza que a fatura não foi paga e, para evitar problemas, anexe a frase “caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor, desconsidere este e-mail”.

Qual assunto colocar no e-mail de cobrança

Como já mencionamos, é importante frisar que a linguagem deve ser cordial e não é permitido utilizar maneiras abusivas de cobrança.

Se fosse enviar uma carta pelos correios, seguindo a legislação do consumidor, o envelope não pode ter nenhum elemento que identifique-se como sendo uma carta de cobrança.

Já no caso do e-mail, como ele não passa de mão em mão (um envelope passa na mão de muita gente, até chegar ao destino final, né?), você pode ser claro, conciso e objetivo, colocando como assunto as seguintes sugestões:

  •  "Aviso de vencimento": para casos em que você vai mandar um lembrete, antes de vencer;
  •  "Não encontramos o pagamento do seu boleto": para casos em que já está vencido e solicitando ajuda para verificar se o cliente pagou ou não, de fato;
  •  "O boleto ainda está em aberto": quem sabe fazer mais uma tentativa? Ótima opção de e-mail de cobrança de boleto vencido.

O importante é não constranger o consumidor e nem cobrá-lo abusivamente, muito menos ameaçá-lo. Mas você pode determinar uma quantidade de e-mails a enviar, sendo que o último pode ser já avisando sobre, em caso de não pagamento, a inclusão do CPF do cliente nos órgão de proteção ao crédito ou protesto do boleto.

3 modelos de email para cobrança

1.  Lembrete de vencimento

Email cobranca lembrete

Modelo do e-mail para copiar:

Sr.(a) _______________, viemos lembrá-lo(a) o vencimento de sua conta com documento de nº XXXXXXX, no valor de R$ _______, na data __/__/____.

Qualquer dúvida ou problema para efetuar o pagamento, entre em contato conosco pelo telefone (__) ____ - ____ ou responda este e-mail.

Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor, desconsidere este aviso.

Atenciosamente,

(Nome da pessoa responsável pela mensagem de cobrança),
(nome da empresa).

2.  Fatura em aberto

Email cobrança atraso

Modelo do e-mail para copiar:

(Nome da cidade), DD de MM de AAAA.

(Nome da empresa).

Sr(a). XXXXXXX, consta em nossos registros o não pagamento da fatura do dia DD/MM/AA, no valor de R$ XXXX. O contato é para que o(a) Senhor(a) possa regularizar a sua situação financeira com a empresa.

Estamos abertos para negociar.

Caso o pagamento tenha sido efetuado, por favor, desconsidere esta mensagem.

Atenciosamente,
(Nome da pessoa responsável pela mensagem de cobrança.)

3.  Pagamento em atraso

Email pagamento atraso

Modelo do e-mail para copiar:

Sr(a) _______________,

Verificamos que continua em aberto em nosso sistema o pagamento de nº _____, no valor de R$ ______, com vencimento na data __/__/____.

Como não recebemos nenhuma notificação com o motivo do atraso, solicitamos encarecidamente que entre em contato conosco para regularizarmos o pagamento.

Temos certeza que o atraso se deve a problemas circunstanciais e que chegaremos logo a um acordo de negociação.

Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor, desconsidere este e-mail.

Atenciosamente,

(Nome da pessoa responsável pela mensagem de cobrança),
(nome da empresa).

Depois de encaminhar a cartinha eletrônica, espere pelo retorno do cliente. Caso não aconteça, envie mais um pedindo com que o pagamento seja efetuado com urgência, alertando-o sobre as consequências jurídicas iminentes, ok?

Por fim, saiba que um sistema de cobranças pode ser bem-vindo nesse momento. Aliás, esse tipo de serviço encaminha automaticamente as mensagens e os e-mails necessários para lembrar, cobrar e negociar com seus clientes.

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