Como criar uma régua de cobrança automatizada e evitar inadimplências

Reduzir o índice de inadimplências e recuperar dívidas atrasadas é um dos maiores desafios de um gestor. Veja como uma régua de cobrança automatizada pode ajudar.

Régua de cobrança automatizada

A régua de cobrança é uma ferramenta de gestão financeira para identificar qual medida deve ser tomada diante de cada situação específica de inadimplência. Essa estratégia é essencial para reduzir o número de inadimplentes e manter um bom faturamento.

Aprenda neste artigo:
•  O que é régua de cobrança
•  Como a régua de cobrança funciona
•  Tipos de réguas de cobrança
•  Como funciona a régua de cobrança automatizada
•  Por que utilizar uma régua de cobrança automática?
•  Como implantar uma régua de cobrança automatizada no seu negócio

O que é régua de cobrança

Essa é uma técnica eficaz para deixar as finanças do estabelecimento em ordem, com a organização das cobranças e a redução das inadimplências, que ainda é desconhecida em muitas empresas.

A régua de cobrança é uma ferramenta que determina como, e em que momento, deve ocorrer a cobrança de acordo com o tipo de dívida. Desse modo, estabelece formas de contato para cada etapa da cobrança.

Por mais que possa parecer, essa estratégia não é complicada, muito pelo contrário, ela é simples, objetiva e todo tipo de estabelecimento consegue colocá-la em uso.

Contudo, não se trata apenas de saber quais medidas devem ser tomadas para cobrar os clientes, mas sim, de uma estratégia padronizada. Ela depende de um planejamento para formalizar a prática de cobranças e garantir que nenhum cliente seja cobrado de maneira indevida.

Como a régua de cobrança funciona

Como já vimos, a régua de cobrança funciona com base em um planejamento pré-estabelecido, que determina quando e como serão feitas as cobranças de vendas. Normalmente, estipula-se as datas, quais conteúdos serão enviados e qual plataforma de pagamento será usada.

Um exemplo de estratégia pode ser enviar ao cliente via SMS e e-mail, lembretes da dívida cinco dias antes do vencimento, no dia do vencimento, e caso ainda não seja feito o pagamento, após cinco dias de atraso. E é só seguir assim por diante, estabelecendo ações para cada etapa.

Uma régua de cobrança bem planejada já terá estabelecido qual o próximo passo, diante de cada dívida, para um contato eficiente com o devedor, facilitando a gestão de finanças.

Tipos de réguas de cobrança

Para fazer um bom planejamento de cobrança, é necessário definir a forma de pagamento do cliente. Se você trabalha com mais de um tipo, o ideal é ter mais de uma régua. Veja a seguir os principais modelos existentes.

Régua de cobrança para boleto bancário e carnê

Parte da estratégia de cobrança de boleto e carnê já está na escolha da data de vencimento, na hora da emissão do documento. É sempre aconselhado escolher uma data próxima do dia 5 ao 15 do mês, ou deixar que o cliente escolha o dia favorável para ele.

Outra dica importante é nunca esperar a dívida vencer para fazer a cobrança, sempre envie lembretes antes. O ideal é enviar um lembrete, preferencialmente por e-mail, já com uma segunda via do boleto ou carnê. Por isso, também, é essencial que você tenha uma credora que não cobre por boletos emitidos.

Além disso, em caso de atrasos, não espere muitos dias para fazer a cobrança, a média é de cinco dias. Porém, nos primeiros contatos, é aconselhado uma mensagem objetiva e curta por, no mínimo, duas forma de contato. SMS e e-mail são os mais comuns, mas Whatsapp já está sendo bem usado.

Contudo, nunca esqueça de colocar links ou anexos para que o cliente já possa efetuar o pagamento. Um dos grandes erros das empresas é esperar que o devedor retorne a mensagem para depois encaminhar as formas de pagamento.

Se a dívida se estender por muito tempo, a ligação se torna uma opção de cobrança, mas nunca abuse desse recurso, ele pode mais atrapalhar do que ajudar!

Régua de cobrança para cartão de crédito

O cartão de crédito, normalmente, evita inadimplências, já que as cobranças são automáticas na fatura do cliente. Mas ainda temos as vendas de mensalidades recorrentes, que podem esbarrar em um cartão sem limite, por exemplo.

Nesse caso, as cobranças nunca são feitas antes do vencimento, e apenas é enviado um aviso ao cliente caso haja algum problema com o cartão e o pagamento não seja efetuado.

Assim, é preciso analisar qual o problema específico do cartão e informar o consumidor, seja via SMS, Whatsapp ou e-mail, o mais rápido possível, para que ele possa resolver.

Lembrando que as cobranças com cartão de crédito devem respeitar as regras previstas pelo banco emissor ou operadora de crédito. Então, consulte exatamente o que pode ou não ser abordado, para não prejudicar a sua empresa.

Régua de cobrança para depósito ou transferência

Esta régua pode ser bem semelhante à do boleto bancário, entretanto, é preciso frisar bem - em cada cobrança - o valor atualizado com juros. Um jeito mais simples de fazer, quando em pagamento recorrente, é estabelecer uma política de cobrança de juros na fatura posterior.

Como funciona a régua de cobrança automatizada

Independentemente do tipo de régua que você tiver, você pode automatizá-la. Assim, as mensagens de cobranças serão enviadas aos clientes automaticamente, de acordo com o planejamento que você fizer.

Essa opção de régua é a mais indicada para facilitar o trabalho diário do gestor de finanças ou dono de microempresa. E apesar de ser automática e de depender de um sistema que efetue o serviço, ela não precisa ser paga! Acompanhe a leitura para saber como criar a sua.

Por que utilizar uma régua de cobranças automática?

Cobrança automática

A estratégia mais eficiente para reduzir o número de clientes inadimplentes em qualquer estabelecimento é ter uma excelente rotina de cobranças. Isso significa que é necessário fazer um tipo de contato, conforme o nível de atraso.

Afinal, cada inadimplência tem um fator desconhecido, que deve ser considerado na hora de reivindicar a dívida, para que o contato seja eficaz e não prejudique o relacionamento com o cliente.

Provavelmente, se você trabalha na gestão de finanças há um tempo, já sabe exatamente quais as medidas de cobrança ao cliente. O problema mais comum para os gestores é a organização dessa estratégia.

Na rotina de trabalho, fica quase impossível acompanhar todos os recebimentos em tempo hábil de efetuar as cobranças em todas as etapas do processo, inclusive, com avisos antes do vencimento.

E a verdade é que quanto mais atrasada a dívida está, mais difícil se torna o recebimento dela. Desse modo, não perder os prazos das cobranças é tão essencial quanto saber como cobrar.

Uma régua de cobrança automatizada pode ser a melhor forma de solucionar esse problema e manter a organização financeira da sua empresa em dia. Veja a seguir alguns dos seus benefícios.

1.  Diminui o número de processos manuais

Analisar todos os pagamentos e efetuar as cobranças diariamente é uma tarefa demorada e, muitas vezes, totalmente fora da realidade de muitas empresas. Uma solução de cobrança recorrente automatizada irá eliminar todo esse processo, que é essencial para um bom faturamento.

2.  Elimina os riscos de erros e esquecimentos

A cobrança automática elimina alguns possíveis erros e esquecimentos, afinal, é muito comum um gestor errar na hora de cobrar um cliente que, na verdade, já efetuou o pagamento, ou mesmo esquecer de cobrar uma conta atrasada por semanas!

3.  Otimiza o tempo com a cobrança automatizada

Algumas cobranças exigem mais tempo e atenção do gestor, como aquelas em que já estão em um estágio de ligação. Somar essas cobranças com as cotidianas pode tomar muito tempo. Por isso, otimize o processo, deixando automatizada as cobranças dos primeiros níveis da régua.

4.  Evita a inadimplência por esquecimento

Muitos clientes podem deixar de pagar uma conta por esquecimento e, provavelmente, você já percebeu isso, mas sabe que cobrá-los antes do vencimento seria muito trabalhoso. Por isso, fica mais fácil ter uma cobrança automatizada.

5.  Melhora o relacionamento entre a empresa e o cliente

Fazer cobrança do jeito certo é um dos melhores jeitos de manter um bom relacionamento com o cliente. Uma cobrança automática, bem planejada, além de garantir eficiência para o estabelecimento, também otimiza o processo para o comprador, já que as mensagens o ajudam a lembrar e já trazem um link ou anexo para o pagamento.

Como implantar uma régua de cobrança automatizada no seu negócio

O primeiro ponto é garantir que você não terá um custo extra por mês com uma régua de cobrança automatizada, porque isso não é necessário. Se você já emite boletos bancários e já faz o cadastro de pagamentos recorrentes na sua empresa é só buscar por um sistema que já tenha a opção de automatizar a sua régua de cobranças.

Se você utiliza um banco ou operadora de crédito que não tem essa opção, fique tranquilo. Você pode emitir seus boletos bancários, sem cobrança nenhuma de taxa, com a Cobre Fácil e contar com uma cobrança automatizada, além de outros benefícios de organização e economia financeira.

A Cobre Fácil é um sistema de gestão financeira que não tem custo mensal, não faz contratação de bancos e tem taxa zero para emissão de boleto registrado ou qualquer outro serviço, como cancelamento, emissão de segunda via e etc. Você só paga a taxa máxima de R$ 2,90 por boleto quando o seu cliente efetuar o pagamento.

E o melhor de tudo, você já pode criar a sua régua de cobranças automatizada hoje mesmo e organizar as finanças da sua empresa de uma vez por todas!

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