Billing é um termo em inglês que significa “cobrança” ou “faturamento”. No meio comercial, ele ganha um significado mais complexo, representando um sistema de cobrança que, de modo automatizado, organiza e otimiza o financeiro de cada cliente de um negócio.
Independentemente do tamanho da sua empresa, da quantidade de clientes que ela tem e dos serviços que ela presta, a automatização do processo de cobrança pode ser uma boa pedida, principalmente se o seu empreendimento trabalha com cobranças recorrentes como mensalidades e assinaturas.
Inclusive, se a empresa começou a ganhar espaço no mercado agora, esse é o momento de mantê-la competitiva, fazendo com que seu financeiro esteja alinhado à sua nova realidade de expansão. Afinal, uma empresa que automatiza o máximo de funções evita erros e preserva suas relações.
O que é billing?
É um sistema de cobrança que tem como objetivo emitir faturas eletrônicas automaticamente, mas, além disso, também é um sistema inteligente que, além de gerar as faturas de cada cliente, controla todo o processo de cobrança e pagamento de um serviço do início ao fim.
Ele é responsável por personalizar os critérios de cobrança para cada consumidor, emitir a fatura, garantir que cada um deles receba no momento certo e de forma conveniente, disparar alarmes de cobrança quando necessário, emitir Nota Fiscal e gerar relatórios.
Assim, quando contrata um sistema de billing, a empresa deve cadastrar seus clientes no software e personalizar suas cobranças, informando o tipo de serviço contratado por cada um, a data de vencimento da fatura e detalhes adicionais como juros e multas. Depois disso, elas serão feitas automaticamente.
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Qual a importância do billing?
Sem o controle adequado das faturas de uma empresa, o índice de inadimplência entre os clientes pode aumentar, desestabilizando o fluxo de caixa da organização e, consequentemente, prejudicando o funcionamento operacional dela.
Sem esse controle, não há garantia de que a empresa receba pelos serviços prestados dentro do período que deveria, o que pode resultar em uma sequência de prejuízos, seja pela falta de pagamento da fatura ou pela falta de gestão de atrasos (aplicação de juros e multas, por exemplo).
O billing é o que assegura que a cobrança será feita com precisão dentro do período indicado. Além disso, com um sistema eficiente de emissão e controle de faturas, a empresa ganha mais previsibilidade de suas receitas, influenciando tomadas de decisões mais conscientes.
Por que automatizar o billing?
Veja três dos principais motivos pelos quais você deveria automatizar o seu sistema de cobranças agora!
1. Otimiza o financeiro
O billing nada mais é do que a emissão de faturas e o processo de controle das cobranças de uma empresa. Assim, se você tem um sistema que faça esse processo automaticamente, você otimiza e desafoga o seu setor financeiro.
O processo manual de personalização, emissão da fatura e controle desse pagamento sobrecarregaria o financeiro da empresa, especialmente o setor de um empreendimento em expansão. Os desafios do billing manual são muitos e, por isso, essa alternativa deve ser evitada a todo custo.
2. Diminui a inadimplência
De modo geral, atrelado ao sistema de billing está a régua de cobrança, uma ferramenta utilizada para enviar lembretes automáticos de cobrança.
A régua, quando usada estrategicamente, pode melhorar a performance de pagamentos, visto que ela é conhecida por disparar lembretes antes, durante e depois do vencimento da fatura.
O billing reduz o número de clientes morosos à medida que mantém contato personalizado com seus consumidores, lembrando-os regularmente de seus compromissos com a empresa.
Esse contato aumenta significativamente suas chances de receber pelos seus serviços prestados ou produtos consumidos durante o período contratado.
Um sistema como esse automatizado aplica também uma taxa de juros e multa às faturas atrasadas, recalculando o valor a ser pago, o que protege a empresa de ser prejudicada com o passar dos dias e meses.
Além disso, com um sistema de cobrança implementado no dia a dia da sua empresa, você consegue saber quando a inadimplência ultrapassou o período de atraso aceitável, sendo hora de suspender o serviço de clientes inadimplentes e propor acordos, por exemplo.
3. Elimina falhas e erros humanos
Se a data de vencimento do boleto de seus clientes é dia 10, a fatura de cada um deles deve estar em seus respectivos e-mails no décimo dia do mês.
Afinal, se o financeiro da empresa não encaminha suas faturas na data correta e não acompanha a vida útil de suas cobranças, isso pode causar uma sensação de desordem organizacional, colocando a imagem da empresa em "maus lençóis".
Aliás, por se tratar de tarefas repetitivas, a cobrança manual fica mais suscetível a erros, então, quanto mais você reduzir a interferência humana nesse processo, mais padronizado e eficiente ele se torna.
Assim, sendo o financeiro da instituição o coração desse organismo, nada mais justo do que direcionar sua atenção aos processos que compõem esse setor, não é mesmo?
Por isso, se você está procurando um sistema de billing que cuide das cobranças recorrentes da sua empresa, você precisa conhecer a solução da Cobre Fácil.
Através dela, você consegue encaminhar suas faturas de modo automático, criar e gerenciar seus planos mensais, enviar lembretes de cobrança, acompanhar o percurso das notificações e ainda emitir Nota Fiscal de serviço automaticamente assim que o pagamento do cliente for realizado.
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