Como montar uma régua de cobrança em escritório contábil?

Para montar uma régua de cobrança em escritório contábil, gestores e responsáveis pelo departamento financeiro devem se preocupar em ajustar os pagamentos à realidade dos clientes, definir alertas e lembretes e simplificar ao máximo os processos.

Ferramenta indispensável para empresas de todos os portes, a régua ajuda no controle de pendências existentes por parte dos clientes e nada mais é do que um conjunto de estratégias pensadas para padronizar as cobranças.

Entre outros benefícios, ela reduz ou até elimina índices de inadimplência, favorecendo o contato saudável entre organização e devedores.

Poder contar com um método padronizado como esse evita que a equipe de gestão financeira do escritório perca tempo demais em determinadas funções e acabe tendo atritos desnecessários com os clientes. De quebra, ajuda a empresa a ficar sempre no azul.

Quer aprender como fazer a sua própria régua de cobrança? Neste artigo, trouxemos todos os detalhes sobre o recurso para você entender de vez as suas funcionalidades e desenvolvê-lo da melhor forma. Dá só uma olhada!

O que é régua de cobrança?

A régua de cobrança é uma ferramenta que define como acontece a comunicação e o relacionamento entre uma empresa ou escritório e os consumidores que tenham algum valor a acertar pela contratação de um serviço ou compra de um produto.

Ela funciona para pagamentos ainda não atrasados e principalmente para dívidas em atraso, reduzindo índices de inadimplência.

Podemos considerá-la um instrumento que tem como objetivo o planejamento do roteiro de cobranças praticado por essa companhia e, quando conseguimos automatizá-la, usufruímos também de outros benefícios. Por exemplo:

• banco de dados atualizado;
• linha do tempo dos vencimentos de cada contrato;
• envio de notificações sobre prazos próximos e valores vencidos;
• atualização automática de valores de boletos vencidos; e
• possibilidade de realização do pagamento da dívida, por parte do cliente, através de diferentes métodos, adequados ao perfil de cada um.

Obviamente, lidar com diferentes clientes e débitos de forma manual é algo exaustivo, além de aumentar as chances de erros e complicações, mesmo com uma boa estratégia de padronização.

Por isso, especialistas recomendam a automação, de preferência, através do uso de uma plataforma de cobrança de honorários contábeis, desenvolvida por quem entenda do assunto e já tenha reconhecimento no mercado.

Como a régua de cobrança funciona?

O funcionamento da régua de cobranças começa no mapeamento das principais informações de todos os clientes e na reunião desses dados em um sistema digital de gestão financeira – idealmente – ou em planilhas.

Para esse mapeamento estar completo, é necessário saber:

• valores das faturas em aberto;
• valores de faturas vencidas;
• faturas com datas de vencimento próximas; e
• nome do colaborador responsável pelo contato com cada cliente.

Também é importante manter os registros sempre atualizados e inserir dados de novos contratos quando houver – mais um motivo para você optar pelo uso de um software específico para a organização financeira.

Depois do mapeamento, será necessário definir datas ou espaços de tempo para que sejam enviados, aos clientes, alertas prévios ao vencimento, avisos de faturas expiradas e boletos já vencidos, mas com valores atualizados.

Em seguida, mas não menos importante, você deverá estabelecer canais de envio de todas essas mensagens e escolher entre e-mail, SMS (mensagem de texto) ou WhatsApp, de acordo com o perfil de cada cliente.

Dica: se precisar, faça uma pesquisa para saber qual método de cobrança melhor atende as pessoas para quem você oferece os seus serviços contábeis.

Todo o funcionamento da régua é bem lógico, concorda? Mais controle e organização, automação para economizar tempo e reduzir riscos de erros, redução de gastos desnecessários de dinheiro e poucos ou nenhum cliente perdido.

Agora, como o nosso objetivo é trazer a informação completa para você, vamos analisar em detalhes os principais benefícios da ferramenta.

Quais os benefícios da régua de cobrança?

Já vimos que planejar uma rotina de cobranças através de uma régua pensada especialmente para isso é uma tarefa simples, mas efetiva, e ajuda seu escritório a alcançar o ponto de equilíbrio financeiro e desenvolver um bom relacionamento com os clientes.

Fazer uso da estratégia traz, ainda, outras três vantagens principais para empreendedores como você. São elas:

1. Redução da inadimplência: como é comum que alguns contratantes de serviços contábeis se percam nos prazos de pagamentos, contar com um cronograma de alertas previne a inadimplência ou os atrasos causados por esquecimentos.
2. Controle mais preciso das finanças: ter um banco de dados padronizado e atualizado permite acessar, de forma rápida e sem enganos, as informações sobre pagamentos efetuados e pendências. Isso ajuda nas previsões de gastos, nos balanços e na identificação de riscos.
3. Confiança por parte dos clientes na performance do seu escritório: a padronização trazida pela régua também transmite a mensagem clara ao cliente de que seu escritório é profissional e leva a sério tudo o que foi combinado em contrato.

Excelente para economizar, minimizar impactos de cobranças – que são sempre chatas, né? – e manter sempre em dia uma relação respeitosa e saudável com o cliente: essa é a régua de cobrança!

Como a cobrança impacta a jornada do cliente contábil?

A relação de um escritório contábil com pessoas que contratam seus serviços vai além do momento da negociação e se estende após a assinatura do contrato porque os clientes contam com os contadores para esclarecer dúvidas que aparecem no cotidiano.

Essa relação tem tudo para ser duradoura e estável, desde que não ocorra nenhum atraso no pagamento do valor devido por quem conta com o trabalho.

As dívidas resultam em cobranças e elas podem soar péssimas para os ouvidos dos clientes. Ter que efetuá-las acaba se tornando uma tarefa espinhosa, principalmente se os colaboradores responsáveis por elas não tiverem nenhum tipo de guia para se orientarem.

Se lidar com pessoas é desafiador em situações normais, imagine numa situação de inadimplência e que talvez tenha incidência de juros?

Vira uma responsabilidade do escritório, pensando na satisfação e retenção de clientes, agir para prevenir esse tipo de complicação primeiramente e, caso não seja possível, suavizá-la.

Só assim não o cliente não criará uma imagem tão negativa a ponto de buscar por outro lugar para atendê-lo.

Qual a importância da régua na cobrança de honorários contábeis?

Estabelecer um modelo de régua de cobrança para ser usado no seu escritório contábil ajudará você a prevenir atrasos de pagamentos e minimizar impactos caso alguma demora aconteça.

Também terá importância na hora de manter seu cliente sempre atualizado sobre o que tem para pagar ou o que já está pago e, assim, evitar atritos e desconfortos. Além disso, esse recurso vai facilitar a organização do processo como um todo, tornando-o padronizado.

Vamos juntos checar o que levar em consideração para desenvolver a sua ferramenta de um jeito 100% eficiente?

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Como montar uma régua de cobrança na cobrança de honorários?

O recurso pode ser melhor aproveitado pelo seu escritório contábil se você seguir as orientações trazidas abaixo. Anote-as!

1.  Ajuste o processo e os pagamentos à realidade do cliente

Imagine programar uma régua de cobrança automatizada ou então organizar a sua equipe para enviar alertas via e-mail a clientes que não têm o hábito de checar sua caixa de entrada com regularidade? Nada bom!

Está aí um exemplo do porquê de o recurso só funcionar se ajustado à realidade das pessoas que contratam os seus serviços.

Para fazer esses ajustes, se necessário, entre em contato com todo mundo e verifique, por exemplo, por qual canal de comunicação gostariam de ser informados sobre pagamentos a vencer ou débitos em atraso.

Aproveite a oportunidade se quiser informar sobre a implementação do novo método e deixe o seu relacionamento ainda mais transparente.

2.  Defina alertas de rotina

Com os dados e as preferências de todos os clientes já em mãos (ou no seu novo sistema online), defina alertas de pagamentos que serão enviados em momentos-chave. Você pode usar os exemplos a seguir.

Antes do vencimento do pagamento e no dia da cobrança:

• cinco dias - lembrete amigável;
• dois dias - aviso cordial com menção do serviço prestado e dos valores devidos; e
• no dia - aviso junto com o boleto e destaque para os telefones de contato através dos quais é possível informar qualquer imprevisto.

Depois do vencimento:

• dois dias – comunicado do atraso e novo boleto atualizado;
• cinco dias – lembrete de que o valor devido ainda não foi pago ou, se necessário, contato telefônico com o cliente;
• sete dias – mensagem com aviso de possível suspensão do serviço caso o valor não seja acertado;
• dez dias – informação de possível protesto dos débitos vencidos; e
• quinze dias – informação de que o protesto foi realizado.

Tudo certo até aqui? Então, vamos ao último ponto que você precisa observar na hora de montar a sua régua, para, além de personalizar o processo de cobrança, simplificar também!

3.  Simplifique as estratégias

Mesmo definindo no contrato com os seus clientes que haverá cobrança de multas e juros quando algum valor devido estiver atrasado, é fundamental que você tenha facilidade na hora de gerar boletos corrigidos e ao encaminhá-los junto com avisos de vencimentos.

A simplificação das suas estratégias passará também pelo oferecimento de várias formas de pagamento diferentes: muitas pessoas ainda se sentem mais seguras em acertar as contas pessoalmente com seus prestadores de serviços, mas aposte nos meios digitais e diversifique.

Procure saber, inclusive, como criar links de pagamento seguros para agilizar os processos e, como sugerido anteriormente, recorra a uma plataforma que faça toda a parte burocrática por você.

Como escolher a plataforma de cobrança de honorários contábeis?

Pesquise no mercado alternativas que tragam o melhor custo-benefício para os seus negócios e permitam:

• a inserção do maior número possível de dados sobre os seus clientes;
• a programação de alertas; e
• a emissão de boletos personalizados.

Lembre-se de recorrer a uma solução desenvolvida por especialistas já reconhecidos, eliminando riscos de falhas e complicações que podem atrapalhar o fechamento das contas no fim do mês.

A implementação de uma régua através de uma plataforma de cobranças adequada e a automação financeira são investimentos que compensam muito do ponto de vista da organização dos escritórios contábeis.

Com elas, você precisará dedicar menos tempo ao operacional e poderá trabalhar mais com estratégias. Ainda por cima, vai melhorar a reputação da empresa! Vale a pena experimentar.