Ter o controle total sobre as finanças deveria ser uma das suas prioridades. No Brasil, muitos donos de empresas, de todos os portes, especialmente os que estão começando, não têm o cuidado ideal com essa parte tão importante do negócio.
Pensando nisso, listamos algumas dicas para quem quer começar ou deseja melhorar o seu controle financeiro empresarial.
1. Saiba a situação financeira da sua empresa
A primeira pergunta que quem deseja manter o controle financeiro empresarial deve fazer é: eu conheço a real situação financeira da minha empresa?
Um negócio saudável financeiramente é aquele que consegue pagar todos os custos mensais, tem uma reserva financeira e ainda obtém lucros.
Se as coisas não estão correndo tão bem assim, deve existir algo que você precisa corrigir. E só quando você tem o controle total das suas finanças empresariais é que pode identificar e antecipar problemas.
Quando você compara o valor gerado por receitas e despesas, vai ter uma noção real dos seus lucros e, se esse valor for menor do que você esperava, pode atuar com um plano de redução de gastos, por exemplo.
Por isso é importante monitorar as suas contas diariamente, semanalmente, mensalmente e anualmente. Assim, você não perde nada do que está acontecendo.
2. Tenha um registro e acompanhe as movimentações financeiras
Para realizar a dica anterior, você precisa ter o cuidado de registrar todas as movimentações realizadas pela empresa. Só assim você poderá fazer o acompanhamento e gerenciar com sucesso o dinheiro da organização.
Logo, nenhum tipo de movimentação pode passar sem ser registrada, por menor que seja o valor envolvido. Com registros rigorosos, vai ser mais fácil enxergar a situação financeira da sua empresa.
Busque planilhas ou mesmo softwares de gestão financeira para ajudar na organização. Vários são gratuitos.
3. Controle o fluxo de caixa
Aliás, acompanhar as movimentações é uma ação que tem ligação direta com o controle do fluxo de caixa. É dessa forma que você vai conseguir realizar um verdadeiro controle financeiro do seu negócio.
E é bem simples. Para fazer um fluxo de caixa, você só precisa:
- ter todas as informações contábeis da sua empresa, balanço e demonstração de resultados;
- definir um período de análise (por exemplo, a última semana);
- registrar todas as receitas (vendas) desse período;
- registrar também os gastos do mesmo período;
- pronto: com todos esses registros em mãos, calcule a diferença entre o total de entradas e o total de saídas, juntamente com o valor inicial. Está feito o fluxo de caixa para o período escolhido!
Esse dado é fundamental para garantir a manutenção da sua empresa e serve de base para a tomada de decisões. Se é hora de fazer investimentos ou economizar, por exemplo.
4. Faça previsões de cenários financeiros possíveis
Falando em decisões, o controle financeiro empresarial não pode estar concentrado apenas no presente. Você pode e deve fazer previsões financeiras, e não estamos falando de Nostradamus, não.
Mas como fazer isso? Converse com outros empresários, troque ideias e busque sempre antecipar acontecimentos que podem ser uma oportunidade ou uma ameaça para sua empresa.
Fique atento à sazonalidade do seu negócio e ao noticiário econômico. Assim, você não será pego de surpresa e pode garantir melhores resultados.
5. Não misture pessoa física com pessoa jurídica
Um erro bem comum encontrado no controle financeiro empresarial é misturar o caixa da pessoa física com o da pessoa jurídica. Isso é péssimo, porque aí você não vai conseguir analisar os resultados financeiros do seu negócio, nem saber exatamente qual é a situação do fluxo de caixa.
Por isso, defina um pró-labore para os sócios e nunca misture as finanças pessoais com as corporativas. Aquela história de "é só um cafezinho ou um tanque abastecido no cartão corporativo", esqueça.
6. Reduza custos
Quando você possui registros precisos sobre as movimentações da empresa e projeções para os períodos futuros, você tem as informações que precisa para, inclusive, reduzir custos operacionais.
Quando você tem um verdadeiro controle financeiro empresarial, se torna fácil entender quais são as suas maiores despesas e definir quais gastos não são necessários.
Uma boa sugestão é criar uma equipe na empresa que ajude a pensar nos custos que podem ser reduzidos e nomear um líder para cuidar disso.
Você também pode solicitar um controle de custos de cada setor da empresa e comparar mensalmente, buscando entender o que cada área consome mais ou menos e levar adiante os aprendizados de boas práticas de cada uma para toda a empresa. Faça os ajustes necessários com os resultados obtidos e acompanhe.
7. Use os dados contábeis a seu favor
Você é daqueles que foge ao ouvir a palavra "contabilidade"? Então precisa perder esse desamor e aprender a gostar muito dela! Porque uma ótima forma de otimizar ainda mais o seu controle financeiro empresarial é utilizando as informações contábeis na gestão financeira.
Para isso, é muito importante contar com ferramentas que auxiliem você, como um sistema de gerenciamento de emissão de pagamentos, por exemplo, que permita importar dados precisos das movimentações realizadas pela sua empresa, alimentando o seu controle com informações exatas.
Controlar as finanças não é uma prática que permita achismos. Já pensou em implementar uma ferramenta como a Cobre Fácil para otimizar o dia a dia financeiro da sua empresa?
Ela é uma plataforma que facilita e automatiza o seu processo de cobrança. Com apenas um cadastro, você tem tudo que precisa para receber pagamentos, gerenciar suas cobranças e ficar no controle de tudo!
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