As mensagens de cobrança possuem um papel fundamental para manter o fluxo de caixa da sua empresa em dia, afinal de contas, boleto vencido e não pago significa menos dinheiro na sua conta, certo?
Contudo, há algumas regrinhas - e, também, algumas dicas - que precisam de atenção redobrada, mas a gente vai te ajudar a escrever uma mensagem de cobrança segura e sem preocupações, pois toda empresa séria precisa evitar problemas jurídicos.
1. Convicção
Quando escrevemos com convicção, demonstramos certeza da mensagem que estamos enviando.
E, nesse caso, é preciso ter total certeza de que estamos enviando um modelo de cobrança para o cliente certo, também. É preciso conferir todos os dados sobre o cliente inadimplente, como, por exemplo, há quanto tempo o pagamento está atrasado.
Estas são algumas das informações básicas que você precisa ter em mãos para não cometer nem gafes nem erros que possam trazer problemas futuros.
2. Objetividade e Educação
Sua mensagem precisa ser clara e sempre muito educada, enquanto você passa todas as informações para o cliente sobre o seu não pagamento.
Lembre-se: a mensagem não pode conter nenhum tipo de ameaça ou ofensas ao cliente. É preciso estar atento ao Código de Defesa do Consumidor antes de enviar qualquer lembrete de cobrança, para que, futuramente, não haja nenhum tipo de problema jurídico.
3. Meios de Comunicação
Sua empresa pode entrar em contato e enviar mensagem de cobrança por todos os meios de comunicação que o seu cliente forneceu, seja através do WhatsApp, SMS, e-mail ou telefone residencial - desde que tenha sido permitido pelo cliente.
Jamais envie cobranças por redes sociais ou qualquer outra forma pública.
Uma dica importante é dar prioridade ao WhatsApp, pois a maioria das pessoas o utilizam com muita frequência, garantindo a você a certeza de que seu cliente receberá sua mensagem.
4. Prazos, parcelamentos e negociação da dívida
Quando iniciar a comunicação entre você e seu cliente, comece apresentando-se bem, deixando claro para qual empresa você trabalha e qual serviço sua empresa oferece.
Em seguida, dê ao cliente a informação sobre a dívida e qual a data do vencimento, para que ele saiba desde quando está devendo e fique atento se haverá cobrança de multas e juros.
Após passar essas informações, estipule um novo prazo para pagamento, se puder, garantindo que o cliente tenha entendido bem.
Converse com o cliente e entenda seu ponto de vista, mantendo-se o mais aberto possível para negociações de novas datas para um novo pagamento, dentro dos seus limites - afinal, você quer que a dívida seja sanada.
A negociação pode ser feita por ambas as partes, até que se encontre um ponto que seja bom para todos.
5. Lembretes antes do vencimento
É importante que você envie lembretes antes da data de vencimento do pagamento para informar seu cliente que a data para acertar a dívida está chegando - evitando, assim, o desgaste e a inadimplência.
Após o vencimento, você pode enviar pequenos lembretes avisando que a data para o pagamento já passou. Às vezes, com a correria do dia a dia, as pessoas acabam esquecendo das datas corretas e pequenos lembretes podem ser muito úteis e importantes.
6. Dicas Extras:
- tenha total certeza de que não houve pagamento até o dia do envio da mensagem;
- seja claro e sutil;
- deixe evidente, na hora da negociação, sobre as multas e juros, se houver;
- faça com que o cliente se comprometa com a nova data para pagamento;
- seja formal o suficiente para que o cliente leve a mensagem a sério e lembre primeiro da sua empresa na hora de quitar suas dívidas.
Se você não se sente confiante em mandar mensagens de cobrança, existem empresas online que podem te assessorar de forma completa, desde a emissão de boletos, até o envio de mensagens para os clientes, lembrando-os da aproximação das datas de pagamento (antes do vencimento) e para cobrar, quando o pagamento não foi identificado, depois do vencimento.
Essas plataformas de cobranças facilitam e muito a gestão financeira dos empresários que a utilizam, já que, através desse sistema, é possível emitir boletos e carnês, além de manter controle de mensalidades e relatórios de clientes inadimplentes, tudo com suporte online, para descomplicar a vida financeira da sua empresa.
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