Como fazer recibo de pagamento em 5 passos

Em primeiro lugar, dê um título ao seu documento e acrescente a ele todos os dados tanto de quem paga quanto de quem recebe. Depois, registre no mesmo documento, o valor pago (R$) em formato numeral e por extenso e escreva uma descrição daquilo que está sendo negociado. Assine e sinalize local e data de pagamento e o seu recibo estará pronto!

Lembre-se que ele pode ser feito à mão ou impresso e terá a mesma validade, desde que se adeque às normativas estabelecidas pelo Artigo nº 320 do Código Civil e pela Lei nº 8.846 de 1994 e compreenda que, apesar de existirem diferentes tipos de recibos, todos devem ser preenchidos quase da mesma maneira, podendo apresentar variações somente no título e na discriminação/descrição do produto ou serviço.

Quer saber mais informações e descobrir o passo a passo para fazer e preencher recibos sempre da melhor maneira? Confira no artigo a seguir.

Por que fazer recibo de pagamento?

O recibo de pagamento é importante para todas as pessoas envolvidas em uma negociação. Isso porque:

• ajuda a documentar a negociação de forma profissional e com transparência;
• garante que a transação foi concluída e que não resta nenhum tipo de pendência entre as partes; e
• serve para comprovar operações na hora da declaração do Imposto de Renda.

Um recibo costuma ser desenvolvido e/ou preenchido quando uma pessoa ou empresa realiza algum tipo de pagamento para outra pessoa que não emite Nota Fiscal, apesar de um não ser a mesma coisa que o outro.

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Qual a diferença entre recibo e nota fiscal?

Recibos e Notas Fiscais não são a mesma coisa, apesar de comprovarem algum pagamento e ajudarem no controle fiscal de quem os detêm.

Um recibo se parece mais com um cupom fiscal e pode ser emitido única a exclusivamente para comprovar o recebimento de determinada quantia (em reais) por uma pessoa física. Uma nota fiscal, por sua vez, prova que uma mercadoria, que era de propriedade de determinada pessoa jurídica, foi adquirida por outra pessoa, seja ela física ou jurídica.

A emissão de recibos também difere da emissão de Notas Fiscais de serviços e outras.

Como fazer recibo de pagamento?

Se você quiser fazer o seu recibo totalmente por conta própria, pode escolher escrevê-lo à mão ou digitá-lo em um documento de computador e depois imprimi-lo já preenchido.

Outra alternativa é comprar um papel específico para recibos que pode ser encontrado em papelarias ou na internet, já que os modelos disponíveis já vêm com todos os campos das informações necessárias em branco e bastará preenchê-los posteriormente.

Como redigir um recibo de pagamento?

Todos os documentos terão a mesma validade, sejam eles impressos ou redigidos à mão, desde que tragam:

• título;
• frase “recebi (ou recebemos) a importância de R$ ...”;
• nome completo, RG e CPF de quem realiza e de quem recebe o pagamento;
• endereço de quem realiza e de quem recebe o pagamento;
• discriminação/descrição do que está sendo pago + forma de pagamento;
• valor pago em numeral e por extenso, este último sempre entre parênteses;
• preferencialmente, nacionalidade + estado civil + profissão de quem realiza o pagamento;
• local e data de assinatura do recibo;
• assinatura do recibo por quem recebe o pagamento, autenticada ou não; e
• inscrição ou cadastro profissional de quem recebe o pagamento, se houver.

Especialistas recomendam a elaboração de duas vias iguais do mesmo recibo, de cópias ou canhotos, para permanecerem com cada uma das partes envolvidas na negociação. 

Quando o documento for uma via única e não tiver cópia, ele deve ficar nas mãos de quem pagou pelo produto ou serviço e não de quem recebeu o valor, tudo bem?

Veja no próximo tópico um modelo simples de recibo de pagamento para usar sempre que precisar.

Modelo de recibo de pagamento

Logo abaixo, você encontra um modelo mais geral e simples de recibo de pagamento para usar quando precisar. Faça as adequações necessárias e preencha o documento com máxima atenção antes de aplicá-lo em uma negociação.

Modelo simples de recibo de pagamento

É verdade que existem outros tipos específicos de recibos de pagamento que fogem desse modelo geral e mais simples. Porém, as diferenças entre cada um dos tipos e o formato de preenchimento apresentado no modelo são mínimas e as principais mudanças ocorrem, geralmente, na discriminação do pagamento e no título inicial.

Um recibo específico para pagamento de entrada, por exemplo, levará o título de “Recibo de Pagamento de Entrada” e terá uma descrição parecida com “quantia paga pela entrada de tal aquisição" ou “pago a título de entrada, referente ao negócio ao qual se refere a entrada".

E por aí vai.

Quais são os tipos de recibo de pagamento?

Existem quase dez tipos diferentes de recibos de pagamento:

• Recibo de Prestação de Serviços Simples ou Recibo Provisório de Serviço (substituto temporário da Nota Fiscal de Serviços).
• Recibo de Pagamento Complementar.
• Recibo de Pagamento de Locação ou Recibo de Pagamento de Aluguel.
• Recibo de Pagamento de Entrada.
• Recibo de Pagamento de Parte da Dívida.
• Recibo de Quitação Antecipada.
• Recibo de Pagamento de Mão de Obra.
• Recibo de Pagamento Autônomo (para prestadores de serviços que não têm CNPJ).

Como você viu anteriormente, todos seguem mais ou menos a mesma regra no que diz respeito à apresentação dos dados e informações e o que muda entre cada tipo é a discriminação do produto ou serviço que está sendo pago.

Vai preencher um tipo específico de recibo? Acrescente à discriminação do documento mais detalhes relacionados ao formato.

5 passos de como preencher um recibo de pagamento

Esse é o passo a passo para você fazer e preencher qualquer tipo de recibo:

1. Adicione um título simples como “Recibo de Pagamento” ou completo, que inclua detalhes sobre o tipo do recibo, quando houver. Por exemplo: “Recibo de Pagamento de Mão de Obra”.
2. Se não for preencher na hora os dados necessários, deixe espaço suficiente para o preenchimento acontecer em outro momento.
3. Preste atenção ao valor registrado no documento, coloque as vírgulas no lugar certo e nunca deixe de registrar a quantia também por extenso, para que não haja dúvidas.
4. Acrescente o máximo possível de detalhes na descrição/discriminação do que está sendo pago, principalmente se o boleto for de algum tipo específico.
5. Separe espaço também para a assinatura.

Evite ao máximo ter somente uma cópia do documento, armazene-o durante um tempo para utilizá-lo se precisar comprovar alguma coisa (inclusive para o Leão) e, se quiser facilitar todo o seu trabalho, levante a possibilidade de começar a fazer tudo isso de forma digital.

Faça questão da segunda via

Vale repetir: faça questão de ter sempre uma via do recibo para cada parte envolvida na negociação, mesmo que feita à mão. A segunda via ou o canhoto garantem segurança e contribuem para uma relação mais transparente entre quem paga e quem recebe.

Lembre-se de guardar os papéis

Todos os comprovantes de uma negociação ou transação comercial devem ser armazenados durante pelo menos 5 anos, tempo previsto pelo Código Civil para que haja qualquer tipo de questionamento relacionado a cobranças.

Armazenar adequadamente e durante todo o tempo cada um dos comprovantes e recibos permite, entre outras coisas, evitar problemas legais e facilitar processos financeiros. Se achar que não consegue fazer isso com os papéis em mãos e que vai perdê-los por alguma razão, opte pelo armazenamento de forma digital pode ajudar.

Conte com um gerador de recibo online

Já existem, na internet, diversas ferramentas chamadas de “geradores de recibos online” e elas costumam ser muito úteis para pessoas físicas, MEIs e pequenos empreendedores.

É importante pesquisar as características e os benefícios proporcionados por cada uma dessas soluções antes de escolher a sua e recorrer, preferencialmente, àquela cuja marca seja consolidada no mercado e que possa garantir máxima proteção aos seus registros.

O gerador de recibo online da Cobre Fácil permite que você desenvolva seus recibos imediatamente ao realizar ou receber um pagamento e também salva o arquivo digital de forma automática, enviando uma cópia ao seu endereço de e-mail.

Outros benefícios dessa ferramenta:

• totalmente gratuito;
• pensado para evitar que recibos sejam emitidos em seu nome sem o seu conhecimento;
• facilita a sua organização contábil; e
• ajuda a evitar que você caia na malha fina ou tenha algum outro problema tributário.

Acabe com problemas de contestações e duplicações inserindo, em seu cotidiano, tecnologias fáceis de usar como essa. Experimente!