A conciliação bancária é a melhor forma de manter as finanças sob controle e evitar surpresas. Isso porque esse método consiste na comparação entre o saldo na conta do banco e todas as informações externas e extratos, identificando as entradas e saídas do caixa da empresa.
Essa prática é importante dentro de toda organização, sendo essencial principalmente para garantir a eficiência e o controle de fluxo de caixa. Abrindo mão dessa técnica, corre-se o risco de perder o controle do capital disponível para o desenvolvimento do negócio, obrigando-se, muitas vezes, a realizar empréstimos e financiamentos.
O que é conciliação bancária
A conciliação bancária é a comparação das entradas e saídas do extrato bancário com o controle de caixa interno da empresa, sendo este um processo de gestão financeira.
Para facilitar, vamos exemplificar, ok?
Vamos supor que você seja proprietário de uma doceria. Na quarta-feira, você vendeu R$ 200, na quinta, R$ 300 e, na sexta, R$ 150.
Você sabe desses valores porque possui o controle interno, seja simples com anotações manuais ou usando um software.
Assim, você consegue comparar os valores anotados do que vendeu com o extrato da conta bancária, conferindo as entradas da doceria e confirmando o valor que vendeu. Isso é conciliação bancária!
Como fazer conciliação bancária
Para fazer a conciliação bancária, são necessárias três etapas: monitoramento do fluxo de caixa nos extratos bancários; confronto com as informações internas e registros de entradas e saídas; e correção dos erros e informações imprevisíveis. Normalmente, quem cuida de todo esse processo é um contador.
Vamos explicar passo a passo abaixo como cada uma poderá ser realizada.
Passo 1: monitoramento do fluxo de caixa
Para monitorar o fluxo de caixa, todas as entradas, saídas e movimentações bancárias devem ser organizadas e registradas, como recebimento de clientes, tarifas de bancos, impostos, salários de colaboradores, entre outros.
Passo 2: confronto de informações internas através do fluxo de caixa
Com o controle das entradas e saídas organizados, é hora de conferir se as informações de datas e valores anotados e registrados correspondem com os lançamentos obtidos no extrato bancário.
Passo 3: correção de erros e imprevistos
Pode acontecer de algum valor não ter sido anotado tanto referente à uma saída, quanto à uma entrada, resultando num erro no momento da conferência. Esse é o momento que se deve corrigir buscando a sua fonte e solução.
Lembre-se que, dependendo da forma de transação, alguns valores demoram para compensar. A conciliação bancária pode ocorrer quinzenalmente, mensalmente, trimestralmente, semestralmente e até mesmo anualmente.
Para que serve a conciliação bancária
Realizando a conciliação bancária, é possível ter maior domínio da situação da empresa e objetivar metas realistas, além de permitir que falhas e divergências de informações sejam encontradas mais rapidamente e solucionadas.
Você possui um controle financeiro muito maior, facilitando a gestão e previsibilidade para lidar com desafios que surgem no caminho de qualquer empreendedor. Com ela você também pode realizar planejamentos orçamentários mais precisos de acordo com a situação econômica da empresa.
Ferramentas auxiliares e modelo de conciliação bancária
Um documento de conciliação bancária pode ser feito em Excel e preenchido manualmente. É claro que é muito mais trabalhoso e precisa de atenção redobrada, pois a ausência de qualquer anotação pode gerar erros na conferência final.
Com isso, as chances de você desistir da conciliação são maiores, pois se torna cansativo correr atrás das falhas da planilha. O ideal é ter alguém responsável para organizar esse arquivo ou utilizar uma ferramenta de gestão financeira.
Enfim, é possível encontrar diversos modelos em Excel, mas alguns dados são indispensáveis em todo modelo de conciliação bancária, como:
- Empresa
- Banco
- Conta Corrente
- Data
- Extrato do saldo do banco
- Extrato do saldo do banco disponível
- Pagamentos no banco sem contabilidade
- Pagamentos no banco com contabilidade
- Encargos no banco sem contabilidade
- Encargos no banco com contabilidade
Essas etapas, quando manuais, demandam mais tempo e aumentam as chances de falhas nos resultados devido a erros de digitação ou esquecimento. Se você realmente quer realizar a conciliação bancária, a melhor solução será adquirir um sistema de gestão financeira que registre as movimentações e faça a conciliação de forma automática.
Um dos maiores motivos que levam empresas à falência e a falta de controle financeiro, por isso todo cuidado com os recursos é válido e ter uma gestão financeira eficaz é indispensável. Com certeza as ferramentas de um software serão excelentes aliadas na administração do seu negócio.
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