Aprender a lidar com o controle de pagamento mensal da sua carteira de clientes é um dos principais passos para uma boa gestão empresarial pois, junto com isso, vêm os casos de inadimplências.
Para evitar que isso aconteça, é preciso ter um controle de pagamento mensal, identificando os clientes que estão no negativo, o que pode ser feito com o controle de pagamento de mensalidade.
Uma boa gestão de recebimentos é essencial para qualquer negócio, afinal de contas, somente pode ser controlado aquilo que pode ser medido.
Como controlar mensalidade de clientes
O sonho de qualquer empreendedor é manter sua empresa sem déficit financeiro e diminuir cada vez mais as mensalidades em atraso, prevenindo as inadimplências.
Esse controle por parte da empresa pode ser feito de forma eletrônica e também manuscrita, em formas de planilha, devendo as duas formas conterem com as informações individuais de cada cliente a cada mês.
Independentemente de qual modelo você escolher, as informações essenciais em ambas são:
- nome do cliente;
- valor a ser pago em cada mês;
- se foi ou não pago seguido da data de pagamento; e
- vencimento.
Além disso, é interessante também descrever ao que se refere aquele valor, se é referente a algum serviço prestado ou alguma compra, por exemplo. Quanto mais informações você tiver, mais fácil na hora de cobrar o pagamento.
Agora que já sabe quais informações são necessárias, você precisa escolher o recurso: manual ou eletrônico. O registro de forma manuscrita pode ser feito em um caderno ou planilhas impressas e armazenadas em pastas.
É mais indicado para empresas com poucos clientes, como por exemplo academia ou lojas, isso porque essa forma de controle não é muito eficiente quando se fala em muitas pessoas para registrar.
O método manual facilita na hora de atualizar o registro, mas, quando se têm muitos clientes, pode ficar difícil acompanhar a situação individual de cada um, o que acaba dificultando o controle de pagamento.
Já o meio eletrônico é muito mais eficiente e prático quando o assunto é controle de pagamento para muitos clientes, como nas empresas que vendem algum tipo de serviço ou até mesmo escolas.
Por meio de softwares de controle de mensalidade é mais fácil encontrar algum cliente específico e acompanhar a situação do pagamento da mensalidade referente àquele mês.
Todo o acompanhamento da situação de pagamento de cada cliente é muito importante para poder seguir alguns conselhos para evitar os atrasos e futuras inadimplências:
- Lembrar os clientes de efetuar o pagamento com antecedência.
- Oferecer alguma premiação para pagamentos antes do vencimento ou até mesmo para adiantamento de fatura (como descontos na fatura ou brindes).
- Estar disposto a negociar uma dívida caso um cliente tenha alguma mensalidade atrasada.
- Buscar facilitar para o cliente quitar sua dívida.
- Cobrar sempre de forma educada.
Mas, mesmo seguindo esses conselhos e mantendo o monitoramento constante, é importante que o cliente também consiga controlar e acompanhar a sua própria situação com a empresa.
Controle de pagamento para o cliente
Como falamos mais cedo, o monitoramento constante da situação de cada freguês é fundamental para manter o controle de pagamento e evitar atrasos e futuras inadimplências.
Porém, não basta apenas que a empresa mantenha esse acompanhamento, é preciso que os clientes também fiquem atentos ao pagamento.
É claro que os lembretes enviados ajudam o cliente a manter esse controle e lembrar de efetuar o pagamento no prazo, mas também há outras formas dele fazer isso sozinho, como a utilização de boletos de pagamento recorrente em forma de carnês de pagamento.
O carnê permite que o consumidor monitore o que ainda precisa quitar e o que já foi pago, assim como informações de possível desconto e até mesmo de juros caso a fatura vença.
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