Como fazer a recusa de uma Nota Fiscal eletrônica?

É possível fazer a recusa de uma Nota Fiscal a partir de um recurso chamado Manifestação do Destinatário eletrônica (MDe), que nada mais é do que um procedimento que permite ao destinatário de uma Nota Fiscal eletrônica (NFe) informar ao órgão fiscal sobre a veracidade ou não das informações que estão no documento.

Quando seu negócio recebe esse documento, o Fisco entende que todas as informações contidas nela são verdadeiras. Se não estiverem, é preciso informar o órgão para que ele entenda que o que foi informado no documento está equivocado, evitando problemas futuros para você.

Vamos entender mais sobre esse assunto?

Tipos de manifestação de destinatário

Antes de entender como fazer a recusa eletrônica de Nota Fiscal, é preciso conhecer os quatro tipos de Manifestação de Destinatário (MD), segundo o Manual de Orientação do Contribuinte.

1.  Operação não realizada

É quando uma operação informada na Nota Fiscal eletrônica não é realizada. Nesse caso, o destinatário informa que a operação não foi feita através da recusa de recebimento da mercadoria, por exemplo, confirmando que essa operação não aconteceu.

O destinatário tem conhecimento da operação, mas informa na Manifestação de Destinatário eletrônica (MDe) que ela não foi realizada por algum motivo. Para isso, o remetente precisa estar de acordo antes da emissão da recusa.

Lembrando que não cabe ao destinatário emitir NFe de devolução, que também é prevista no Manual de Orientação do Contribuinte.

2.  Desconhecimento da operação

Já o desconhecimento da operação permite ao destinatário informar que desconhece uma determinada operação que aparece em uma NFe. Ao realizar essa recusa, você fica isento de qualquer problema relacionado ao que é apresentado na Nota Fiscal.

É um tipo de MDe que protege contra fraudes que envolvem o envio de produtos para um destinatário aleatório.

3.  Confirmação da operação

Nesse caso, o destinatário confirma a operação, ou seja, atesta que o que está descrito no documento recebido aconteceu de fato. No caso de uma operação de compra e venda, a MDe de confirmação da operação confirma o recebimento do produto.

Assim, após o envio da confirmação da operação, a NFe a que essa MDe se refere não pode mais ser cancelada e você garante os créditos tributários.

4.  Ciência da operação

Por fim, aqui, o destinatário apenas emite uma MDe desse tipo quando quer declarar que está ciente da operação que aparece na Nota Fiscal.

Entretanto, estar ciente não significa aceitar a operação. Dessa forma, o destinatário pode solicitar o arquivo XML referente à Nota Fiscal e só vai poder acessar o documento depois de realizar o registro de conhecimento.

Ou seja, depois de fazer ciência da operação, é obrigatório realizar algum dos outros tipos de manifestação citados, sob pena de multa do Fisco, porque essa é uma manifestação não conclusiva, diferente das demais.

É importante destacar que, quando a operação é realizada, mas a descrição da nota não condiz com o que foi entregue ou a mercadoria precisa ser devolvida, é recomendado usar a confirmação da operação e, depois, os procedimentos fiscais posteriores. Não é adequado usar o status de operação não realizada nesses casos.

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Como fazer a recusa da Nota Fiscal eletrônica

Com esses tipos em mente, como você pode perceber, as recusas cabem apenas para dois tipos: por operação não realizada ou desconhecimento da operação. Sabendo qual é o seu caso, a MD pode ser feita de forma manual ou eletrônica.

Manifestação do Destinatário manual

Se sua empresa preferir fazer a recusa manualmente, por não ter um certificado digital, você deve acessar o portal da Secretaria de Fazenda (SEFAZ) do seu estado e se informar sobre como deve ser feito esse procedimento.

A SEFAZ de cada estado possui procedimentos próprios para realizar as Manifestações de Destinatário manuais e, por mudar de uma unidade para a outra, é preciso se informar sobre o seu estado especificamente.

Manifestação do Destinatário eletrônica

No caso de desejar fazer a MDe, você vai precisar ter um certificado digital, acessar o portal da Nota Fiscal eletrônica e fazer o seguinte:

1. Encontrar o menu “Serviços”.
2. Selecionar “Manifestação Destinatário”.
3. A manifestação pode ser feita de várias maneiras, usando chave de acesso da Nota Fiscal ou o NSU (Número Sequencial Único) dela.
4. Seja qual for a maneira escolhida, o certificado digital do destinatário é obrigatório para realizar a manifestação.

Mas o que escrever na recusa de Nota Fiscal eletrônica? Você precisa relatar exatamente o que aconteceu no seu caso, seja algo relacionado a desconhecimento da operação ou a uma operação não realizada.

Como recusar uma Nota Fiscal eletrônica de Serviços

Se não se tratar de uma mercadoria, mas de um serviço, aí a ligação não é com a SEFAZ, mas com a prefeitura da cidade onde a nota foi emitida.

Normalmente, as prefeituras permitem que os tomadores de serviços acessem o sistema de NFSe e realizem validações das notas emitidas contra sua razão social.

Verifique no site da prefeitura que realizou a emissão da nota ou diretamente na prefeitura.

Prazo para recusa de Nota Fiscal eletrônica

A MDe pode ser feita em até 180 dias a partir da data da autorização da NFe, tanto para operação não realizada quanto para desconhecimento da operação.

Como saber se a Nota Fiscal foi recusada

Você precisa acessar o portal da NFe e fazer uma consulta usando a chave de acesso da NFe, que é o número de 44 dígitos que aparece no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), para Notas Fiscais de mercadorias.

Para notas relativas a serviços, consulte o site da prefeitura que emitiu o documento. Você pode usar a chave de acesso que costuma aparecer no rodapé para verificar se a nota foi recusada.

Diferença entre devolução e recusa de Nota Fiscal

É importante ressaltar que fazer a recusa de Nota Fiscal não é o mesmo que devolvê-la.

A NF de devolução deve ser emitida quando o destinatário fica responsável pelo retorno ao remetente depois de receber a mercadoria e assinar o recibo de entrega anexo à nota.

Nesses casos, é necessário emitir a Nota Fiscal de devolução que deve acompanhar essa mercadoria por todo o percurso de volta até o remetente, que dará a entrada na mercadoria devolvida e na nota de devolução no seu estoque, quando a cobrança de impostos é cancelada.

Já na recusa de Nota Fiscal, o destinatário não aceita a devolução da mercadoria nem a Nota Fiscal de devolução. O pedido da compra segue em aberto e a cobrança de impostos também.

Agora que você já sabe como proceder para realizar a recusa de Notas Fiscais, continue acompanhando o nosso blog para mais dicas como essa!