O certificado digital é um documento que funciona como uma identidade eletrônica e tem emissão obrigatória para muitas empresas, mas não para o MEI — a menos que o empreendedor deseje emitir nota fiscal eletrônica. E, para garantir maior segurança nas transações, é fundamental que o MEI saiba como fazer a emissão do certificado digital.
Além disso, existem vantagens na emissão do certificado eletrônico.
Confira abaixo um pouco mais sobre o assunto e entenda qual a necessidade do documento e quais os benefícios envolvem esse modelo de assinatura.
Quem tem MEI precisa de certificado digital?
Mesmo que não seja obrigatória a emissão do certificado digital para o MEI, assegurado pela Seção IV, do artigo 102, da Resolução nº 94/201, ela pode ser necessária quando o MEI precisa assinar com validade jurídica documentos digitais, acessar serviços online do governo e emitir notas fiscais eletrônicas, por exemplo.
O certificado digital para MEI funciona exatamente como comprovação da identidade digital do MEI, assegurando as transações fiscais de forma mais confiável através da internet.
Em outras palavras, o microempreendedor não precisa obter obrigatoriamente o certificado, no entanto, para que as transações sejam feitas de maneira segura, com validade judicial e sem riscos de fraudes, é aconselhável a emissão.
Dito isso, saiba que com o certificado, a assinatura digital terá valor jurídico em todo o território nacional do mesmo modo que a assinatura de punho, sem a necessidade de reconhecimento em cartório, que acaba por se tornar mais uma vantagem, já que esse fator facilita o processo.
Outro fator importante é que, com o certificado digital, o MEI tem acesso seguro a portais como o e-CAC e o e-Social, através dos quais o empreendedor consegue obter informações restritas referente às contribuições previdenciárias, pagamentos fiscais e informações sobre os empregados.
Esse documento digital também facilita a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Ainda, acrescidas ao certificado de MEI, transações como declarações e comprovações fiscais junto à Receita Federal também podem ser realizadas.
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Quais as vantagens do certificado digital?
Ele pode não ser obrigatório, mas traz consigo um leque de benefícios para o MEI que podem convencer você a adotar esse recurso para facilitar a vida do empreendedor.
Conheça as principais vantagens da certificação eletrônica:
1. Segurança
O certificado digital comprova a identidade do MEI perante o ambiente online, o que reduz o número de fraudes e garante autenticidade à assinatura do microempreendedor individual.
2. Praticidade
Com ele, o MEI pode assinar qualquer documento em todo território nacional sem a necessidade de deslocamento e reconhecimento em cartório, otimizando tempo e dinheiro.
3. Acesso a serviços online do governo
A certificação também permite cumprir com obrigações fiscais como declarar Imposto de Renda, fazer a Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) e ainda libera o acesso ao e-CAC e e-Social, portais que permitem consultar os dados sobre a situação fiscal do MEI, assim como consultar processos digitais, como já mencionado.
4. Redução de custos
Não será necessário imprimir ou reconhecer assinatura em cartório com a certificação digital, pois o documento é armazenado eletronicamente e assinado da mesma forma, evitando, assim, custos com impressão e taxas de registro.
5. Leilões eletrônicos
Pessoas Físicas ou Jurídicas que possuem um certificado digital estão aptas a participar dos leilões eletrônicos realizados pela Receita Federal com mercadorias apreendidas pela Polícia.
Quais os tipos de certificados digitais para o MEI?
A verdade é que, atualmente, existem dois certificados digitais para MEI e eles são conhecidos como A1 e A3.
Ambos têm a finalidade de garantir a segurança digital das transações, porém cada um deles possui pequenas diferenças que precisam ser consideradas.
Veja só:
• Certificado A1
Disponível em um único computador ou pode ser armazenado em dispositivos eletrônicos como tablets e smartphones, porém, deve ser instalado em apenas um dispositivo móvel e um computador apenas.
A validade desse documento digital é de um ano e o sistema com chaves criptografadas reconhece o MEI por meio de um login. Geralmente, é utilizado por Pessoas Físicas ou Jurídicas que desejam fazer a emissão de NF-e.
• Certificado A3
Sua emissão possui um valor maior quando comparado ao A1, pois o documento fica disponível em um dispositivo físico, como totem ou pen drive, podendo ser inserido em qualquer dispositivo eletrônico, oferecendo maior mobilidade e sua validade pode chegar até cinco anos.
Como fazer certificado digital para MEI?
Primeiramente, saiba que o certificado digital não pode ser emitido diretamente através da Receita Federal. Para conseguir o documento, é necessário encontrar uma Autoridade Certificadora.
As informações sobre o quanto custa um certificado digital para o MEI, compatibilidade com o sistema de emissão de notas fiscais e formas de pagamento serão informados no site da Autoridade Certificadora de acordo com o tipo de certificado escolhido pelo MEI.
Dito isso, confira o passo a passo abaixo e entenda como funciona a solicitação do documento digital.
- Acesse o site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) e confira a lista de Autoridades Certificadoras registradas pelo governo com autorização para emitir o certificado digital.
- No site da AC, escolha o tipo de certificado desejado, lembrando que existem dois tipos, o A1 e o A3, explicados logo acima.
- Caso não encontre no site da AC informações gerais sobre o custo, documentação obrigatória e equipamentos necessários para emitir o certificado, aguarde um e-mail da AC, que entrará em contato logo após a solicitação do documento.
- Depois, será preciso agendar um horário na instituição da Autoridade Certificadora para realização de um cadastro biométrico, com cadastro de fotos, digitais e apresentação de documentos requeridos com antecedência pela AC.
- Com a análise feita pela AC e aprovação dos documentos entregues, o acesso ao certificado digital será liberado para o MEI com a devida explicação de como utilizar o sistema e informações referente a suporte e atualizações.
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