4 passos para criar um régua de cobrança efetiva

Mais do que diminuir o índice de inadimplência da sua empresa, criar uma régua de cobrança efetiva é otimizar o trabalho da sua equipe e manter o financeiro do seu negócio em dia. Saiba como utilizar essa ferramenta e automatizar as cobranças da sua empresa.

Criar uma régua de cobrança

Se você está buscando uma forma de diminuir o índice de inadimplência da sua empresa e receber os pagamentos do seu negócio em dia, então é hora de aprender como criar uma régua de cobrança efetiva e aproveitar os benefícios dessa ferramenta automatizada.

A régua é um sistema de planejamento de cobrança que acompanha todo o processo de pagamento de uma dívida, ou seja, vai desde a emissão até o acompanhamento e pagamento efetivo da dívida. De modo geral, esse processo é automatizado dentro das empresas.

Afinal, manter o controle manual de todos os seus pagamentos pode abrir espaço para erros, influenciar negativamente na relação do cliente com a sua marca e, além disso, não resolver o seu problema de inadimplência.

Por isso, continue a leitura para aprender como utilizar esse recurso que vai acelerar os processos na sua empresa e reduzir a inadimplência.

O que é uma régua de cobrança?

É uma ferramenta que tem como objetivo estabelecer como e em que momento uma cobrança deve ser feita. Para isso, ela estipula regras e estratégias de contato para cada etapa da cobrança, acompanhando todo o processo de pagamento ou não-pagamento por parte do cliente.

A cobrança automatizada é a maneira mais eficaz de colocar em prática a régua, afinal, nesse caso, ela é feita de forma sistemática e recorrente, a partir da consideração da atividade desempenhada pela empresa, da etapa de cobrança e do perfil do consumidor.

Além disso, as abordagens são feitas de maneira adequada e em momentos oportunos, através de softwares e estratégias que levam em consideração como deve ser feita a cobrança da dívida, seguindo o código de defesa do consumidor.

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Como funciona uma régua de cobrança?

A empresa faz manualmente ou automaticamente todo o processo de emissão e acompanhamento do pagamento, disparando lembretes para pagamento antes, durante e depois da data de vencimento.

A cobrança automatizada segue uma linha cronológica, como uma régua mesmo. O objetivo aqui é que a carteira de clientes da sua empresa cumpra com seus compromissos financeiros na data estipulada no momento da compra do seu produto ou contratação do seu serviço.

Assim, se você tem uma ferramenta como essa, você sabe quando a compra foi feita e em qual data o pagamento deve ser efetuado. Desse modo, a empresa pode entrar em contato com o cliente e alertá-lo do débito pendente, evitando atrasos.

Aliás, no caso da contratação de um sistema de cobrança, também é possível visualizar todas essas informações diretamente na plataforma da empresa contratada. Inclusive, nesse cenário, geralmente esse processo e toda a gestão de pagamentos pode ser feita pela solução financeira.

Como criar uma régua de cobrança efetiva?

1.  Estipule as datas de cobrança

O primeiro passo para montar uma régua de cobrança efetiva é estipular qual será a data de vencimento do pagamento e quando os alertas de pagamento devem ser feitos.

No caso de assinaturas e mensalidades, por exemplo, você pode agrupar a data de recebimento, ajudando no controle das finanças e no desempenho do caixa empresarial. Ou seja, você pode otimizar o seu tempo e, ainda, receber o seu pagamento em um montante mais expressivo.

De modo geral, os alertas devem ser disparados cinco dias antes do vencimento da conta, no dia do vencimento e cinco dias após o vencimento - caso o cliente atrase o pagamento.

2.  Utilize estratégias de cobrança

Mesmo que a régua também seja um sistema para receber seus pagamentos em dia, utilizar outras estratégias para auxiliar o processo delicado, mas necessário, de cobrar um cliente pode potencializar seus resultados.

Estamos falando de personalizar suas abordagens, chamar seu cliente pelo nome, tornar essa relação mais pessoal, prezar por um contato mais amigável, através do meio de comunicação ideal, tanto para a empresa quanto para o cliente.

Além disso, mantenha a ficha de cadastro dos seus clientes atualizada, com nome completo, endereço, e-mail e telefone. Afinal, apenas com uma base de contato atualizada é possível entrar em contato com o cliente e recuperar o saldo devedor.

Outra estratégia importante e que pode auxiliar durante o processo é terceirizar a cobrança, padronizando linguagem e abordagem utilizada, distanciando sua marca desse momento delicado e, por vezes, constrangedor.

3.  Ofereça meios de pagamentos menos suscetíveis à inadimplência

Os principais tipos de régua de cobrança são constituídos através dos meios de pagamento abaixo:

  • depósito, transferência bancária e Pix;
  • boleto bancário; e
  • cartão de crédito.

O primeiro e o segundo caso, especialmente o primeiro, podem complicar a efetividade da sua régua, sendo mais suscetíveis à inadimplência.

Isso porque os depósitos e transferências, por exemplo, dependem exclusivamente do cliente, tanto no quesito data quanto no quesito valor. Ou seja, ele pode pagar apenas quando puder ou lembrar e, caso não tenha o valor inteiro, pode pagar apenas uma porcentagem da dívida.

O boleto bancário estipula o valor e os custos adicionais, mas também está totalmente relacionado à boa vontade do cliente. No entanto, assim como o boleto Pix , pode vir acompanhado de acréscimos legais para proteger a empresa no caso de atraso.

O cartão de crédito, por sua vez, é menos suscetível à inadimplência, principalmente para cobranças recorrentes, como assinaturas e mensalidades, mas não resolve o problema daqueles que não têm cartão de crédito ou não possuem conta em um banco.

Ou seja, todos os fatores devem ser considerados, assim como o tipo de atividade da empresa e o perfil de seus clientes. Afinal, é desse modo que a régua atinge sua excelência.

4.  Automatize a régua de cobrança e terceirize o processo

O último passo para criar uma régua efetiva é reduzir a interferência humana, automatizando este processo. Nesse caso, um sistema de cobrança terceirizado pode ser a solução.

O software será o responsável por programar a régua de cobrança da empresa, reduzir erros humanos e, sobretudo, preservar a relação do cliente com o negócio.

Afinal, a automatização da régua de cobrança segue os princípios das boas vendas e dispara automaticamente os lembretes de pagamento, facilitando o trabalho da sua equipe e diminuindo a inadimplência de seus clientes.

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