Como fazer uma ficha de cadastro de clientes?

Uma ficha de cadastro de clientes pode parecer uma ferramenta simples quando comparada a outras estratégias de gestão. No entanto, embora a ficha cadastral seja subestimada, ela tem grande importância e pode trazer benefícios reais para a empresa.

Ficha cadastro de clientes

A ficha de cadastro do cliente é uma ferramenta de gestão indispensável para fidelizar os consumidores da empresa no curto, médio e longo prazo. Dados pessoais e informações apuradas sobre o perfil e padrão de consumo devem compor a ficha cadastral da clientela do seu negócio.

Podemos concordar que existe uma quantidade exponencial de estratégias para converter clientes e fidelizá-los, mas que raramente o cadastro ganha o mérito que deveria nessa lista.

Buscando mudar esse cenário, neste artigo, você descobre a importância de manter uma ficha de cadastro de clientes atualizada e como fazê-la de modo que supra as necessidades empresariais do seu negócio.

O que é um cadastro de cliente?

Ele é caracterizado pelo processo de recolher, cadastrar, atualizar, monitorar e avaliar os dados daqueles que compram da sua empresa.

Ou seja, é um instrumento de gestão que permite conhecer com mais propriedade o público-alvo de um negócio e, com isso, preservar o relacionamento comercial entre as partes.

Uma ficha cadastral possibilita compreender o comportamento do cliente, diminuir custos de captação, adaptar o produto ou serviço de acordo com a previsão de demanda e melhorar projeção de vendas.

Qual é a importância da ficha de cadastro de clientes?

Essa é uma das ações de pós-venda mais eficazes quando o assunto for longo prazo e sustentabilidade do negócio. Afinal de contas, o cadastro de clientes reúne dados importantes para conhecer e, a partir disso, fidelizar o consumidor.

Ter na base de dados da sua empresa as informações pessoais dos seus clientes (nome, contato, data de aniversário, etc.), suas preferências e hábitos de consumo é a única forma de oferecer um atendimento personalizado e, com isso, vender mais para eles.

Além de ajudar na fidelização da clientela, a boa utilização desse recurso pode resultar em um marketing orgânico feito pelos próprios consumidores, visto que um cliente satisfeito costuma indicar seu estabelecimento para outras pessoas.

Em outras palavras, o cadastro fornece ao empresário dados importantes para que ações estratégicas sejam postas em prática em um futuro próximo.

5 passos de como fazer uma ficha de cadastro de clientes

1.  Escolha qual será o formato do cadastro

O primeiro passo para implementar a ferramenta é escolher qual será o formato do cadastro: digital ou impresso.

Entre os dois, o primeiro é o mais indicado, afinal de contas o cadastro manual torna o processo de atualização e análise mais difícil e, consequentemente, suscetível a erros.

Isso se você iniciar e dar sequência ao processo manual dos dados de seus clientes, não é mesmo?

2.  Decida quais dados constarão no documento

O documento funcionará como uma ferramenta estratégica para o negócio somente se os dados coletados forem úteis e, de preferência, padronizados.

Portanto, o segundo passo para ter uma ficha cadastral que cumpra com o seu propósito é decidir quais dados constarão no cadastro.

O que não pode faltar de modo algum:

Pessoa física

  • Nome completo.
  • Número do CPF.
  • Data de aniversário.
  • Endereço completo.
  • Dados de contato - telefone celular, e-mail.
  • Profissão.
  • Informações sobre as compras feitas pelo consumidor: dia, horário, produto ou serviço.

Pessoa jurídica

  • Razão social.
  • Nome fantasia.
  • Número do CNPJ.
  • Data de fundação.
  • Endereço completo.
  • Dados de contato - telefone celular, e-mail.
  • Atividade econômica.
  • Informações sobre as compras feitas pelo consumidor: dia, horário, produto ou serviço.

Tudo anotado? Então podemos seguir!

3.  Preencha a ficha de cadastro de seus clientes

Depois de saber quais dados farão parte do seu cadastro, chegou a hora de colocá-lo em prática de fato. Ou seja, preencher a ficha cadastral de seus clientes.

Para isso, será necessário criar uma política de cadastro para os novos consumidores, bem como instruir os atendentes do seu estabelecimento a preenchê-lo assim que você conquistar novos clientes.

Nesse momento, tome cuidado com a forma que o cadastro é conduzido, caso contrário, o cliente pode sentir que sua privacidade está sendo violada e desaprovar o atendimento.

4.  Mantenha os dados cadastrais atualizados

De nada adianta preencher a ficha de cadastro de seus clientes e não mantê-la atualizada. Para que o documento cumpra com o seu propósito, ele deve ser atualizado constantemente, principalmente no que diz respeito ao padrão de compras do consumidor.

Somente desse modo será possível usufruir de seus benefícios e ter em mãos informações pertinentes sobre o comportamento da sua clientela.

5.  Contrate um sistema de cadastro de clientes para centralizar dados

Uma ferramenta como essa, que funciona a partir da integração de dados, pode ser uma aliada importante nessa tarefa.

Por isso, um software que registra, sincroniza e analisa os dados de seus clientes, transformando-os em informações úteis para ações estratégicas do negócio, deve ser considerado.

Afinal de contas, com um histórico cadastral em mãos, fica mais simples, prático e eficiente o processo de atualizar e analisar suas possibilidades como gestor.

Neste artigo, você descobriu o que é uma ficha de cadastro de clientes, entendeu sua importância e aprendeu a fazer o documento para inseri-lo na rotina da sua empresa.

O próximo passo é com você! Chegou o momento de colocar em prática seus novos conhecimentos sobre como usar o cadastro de clientes.

Modelo de ficha de cadastro de clientes

Confira, abaixo, um modelo de ficha de cadastro de clientes:

Modelo ficha cadastro cliente

Se você gostou do nosso modelo, fique à vontade para aplicá-lo ao seu negócio, seja no formato impresso ou digital, você decide!

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