Gestão de Cobrança: como implementá-la na sua empresa

Uma empresa precisa produzir, vender e cobrar o seu produto, sempre da melhor maneira possível. Aprenda como funciona uma gestão de cobrança eficaz.

Gestão de cobrança

A inadimplência de clientes é um problema que atinge diretamente muitas empresas. Para manter o controle sobre essa questão, a melhor saída é implementar um sistema de gestão de cobrança.

Com um sistema assim, será possível cobrar aqueles clientes que não cumprem as datas de pagamentos corretamente e que podem causar grandes dores de cabeça ao seu financeiro.

A ideia de uma gestão e controle de cobrança é exatamente essa: auxiliar e aliviar suas dores de cabeça quanto à saúde financeira da sua empresa.

Mas o que é gestão de cobrança?

No sentido literal, gestão de cobrança é o ato de administrar o processo dos clientes que possuem faturas em aberto e que, por isso mesmo, acabam se tornando inadimplentes.

Se não existir um cuidado com as cobranças na sua empresa, o número de inadimplentes certamente irá aumentar.

E a sua situação poderá ficar ainda pior se você também não administrar corretamente os relatórios de recebimentos e pagamentos, pois, além dos inadimplentes, você perderá o controle sobre todo consumidor que tiver faturas em aberto e quanto aos que recém efetuaram alguma compra no seu negócio.

Por isso, essa organização também é necessária para com os seus relatórios de:

  • clientes com pagamentos pendentes;
  • clientes com faturas em aberto, mas dentro do prazo de vencimento; e
  • antigos clientes, com faturas fechadas.

Ao contratar um sistema para esse fim, você elimina erros comuns que podem atrapalhar a sua empresa em muitos aspectos, principalmente na relação de confiança com o cliente - afinal, não é nada legal cobrar uma fatura que já foi paga pela cliente, não é mesmo?

Para exemplificar melhor, nós separamos algumas etapas de como você pode implementar uma gestão de cobrança eficiente.

Etapa 1: a cobrança começa antes do vencimento

Não pense que a cobrança deve ser feita somente quando a fatura já estiver vencida e, no cenário ideal, o que você precisa é, justamente, administrar os recebimentos para que o cliente não chegue na inadimplência.

Antes do vencimento da fatura é possível realizar uma espécie de cobrança preventiva, ou seja: entrar em contato com o cliente e informar, de maneira clara e educada, que a fatura está perto do vencimento.

Com essa estratégia, o responsável pela cobrança ao cliente pode perguntar ao consumidor se existe algum problema com a fatura, com o recebimento do boleto de cobrança ou sobre a existência de algum erro de digitação referente à data de vencimento acordada.

Com uma breve conversa, é possível colher informações sobre as intenções do cliente referente ao pagamento.

Quando o número de clientes é alto, uma ligação mais íntima pode se tornar difícil e, sendo assim, é preciso fazer uma “peneira” com os clientes, dando preferência àqueles que possuem faturas altas ou históricos de atraso no pagamento.

Etapa 2: utilize lembretes automáticos

No dia do vencimento e um dia após a data do pagamento, é interessante enviar mensagens automáticas que funcionem como um lembrete ao cliente, já que na correria do dia a dia é comum os consumidores esquecerem de efetuar o pagamento da fatura.

Desta forma, uma mensagem que tenha como intuito lembrar o cliente do seu compromisso pode ser uma boa jogada contra os pagamentos atrasados.

Nesta etapa, o financeiro pode separar os clientes em duas listas:

  • aqueles que efetuam o pagamento no dia; e
  • aqueles que costumam atrasar com o prazo.

Esta classificação auxiliará os responsáveis pela gestão de vendas e cobrança, uma vez que, quando o mesmo cliente inadimplente decide efetuar outra compra, uma equipe poderá alertar a outra, para que o cliente seja lembrado das datas com mais frequência e tenha prioridade no cuidado com as suas mensalidades ou parcelas.

Aliás, os sistemas de cobrança mais modernos do mercado possuem a opção de enviar as cobranças automatizadas, de modo que dá para agilizar todo esse trabalho.

Etapa 3: após a data de vencimento

O responsável por essa tarefa na sua empresa pode decidir enviar, primeiramente, algumas mensagens de negociação até 15 dias depois da data de atraso.

Outra opção é esperar esses 15 primeiros dias após o vencimento para, então, enviar uma mensagem explicando sobre a forma de pagamento, os juros e as multas existentes.

Lembre-se de sempre prezar pela clareza e educação em cada mensagem de cobrança, porém, a partir de 15 dias de atraso, você já deve deixar claro ao seu cliente as providências que poderão ser tomadas nos próximos dias.

Uma dica para evitar que isso aconteça, é quanto à gestão de crédito, ou seja, quando a empresa avalia o consumidor antes de oferecer opções de pagamentos a prazo, com o intuito de diminuir o risco de inadimplência, já que você não é obrigado a parcelar para ninguém.

Sistema de gestão de cobrança

Contar com um sistema completo que auxilie nessa gestão, portanto, é valorizar o bom funcionamento da sua empresa.

Uma plataforma completa auxiliará nesse processo, ajudando você a organizar seus pagamentos e recebimentos e possibilitando a emissão de relatórios completos, de acordo com os clientes e suas faturas.

Um eficiente sistema de cobrança para a empresa fornece funcionalidades como, por exemplo:

  • cadastro de clientes;
  • mensagens como lembretes de cobranças;
  • emissão de boletos;
  • carnês e mensalidades.

Ao escolher um bom sistema, o controle será feito automaticamente, sendo que o cliente efetua o pagamento e você consegue verificar de onde veio o recebimento e qual o valor pago.

A Cobre Fácil, por exemplo, fornece todos estes benefícios, entre outras vantagens. Por isso, utilizar uma plataforma completa de cobrança garante maior organização e menos dores de cabeça no seu financeiro.

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