Como emitir nota de venda de produtos (NF-e)?

Se você tem dúvidas sobre como emitir nota de venda ou Nota Fiscal eletrônica sem erros, confira aqui detalhes sobre como preparar esse documento e veja quais dados não podem faltar na hora da emissão.

Nota de venda

Emitir corretamente a nota de venda de um produto exige, em primeiro lugar, dois passos fundamentais: cadastro completo da sua empresa e do seu cliente e importação do seu certificado digital para o sistema que você usa.

Se você é empreendedor, não ter controle da emissão de notas fiscais no seu negócio com certeza pode gerar dor de cabeça mais cedo ou mais tarde, por isso comece com o pé direito e entenda o quanto antes todo o processo. 

Para gerar esse tipo de nota, você precisará ter todos os dados da sua empresa previamente cadastrados no programa utilizado, seja ele pago ou disponibilizado pela Prefeitura de seu município ou até mesmo pela Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda). Essas são as opções mais frequentemente escolhidas por quem é MEI (microempreendedor individual).

Você também deverá cadastrar os dados sobre o comprador e cada produto vendido. Além disso, um outro ponto chave nesse processo é importar seu Certificado Digital para a plataforma de seu uso.

O Certificado Digital não é obrigatório para MEI, trabalhador autônomo e pequenos empresários, mas obtê-lo pode trazer muitas vantagens. Falaremos sobre ele mais adiante.

Uma vez tendo completado os dados e cadastrado seu Certificado, se tiver, dentro do próprio software busque por opções que estejam relacionadas à:

  • Nota de venda;
  • Nota Fiscal de venda;
  • Nota Fiscal de produto;
  • NF-e;
  • Nota Fiscal de venda eletrônica.

Os termos direcionam para a mesma funcionalidade - emissão da nota - mas podem variar de acordo com o programa utilizado.

Certificado Digital para emitir Nota Fiscal de produto

Esse certificado funcionará como uma ferramenta de segurança e credibilidade, tanto para a empresa quanto para seus consumidores. Ele serve como uma identidade digital, garantindo a legitimidade do seu negócio e ajudando em questões de segurança também, principalmente em casos de transações digitais envolvendo seus produtos e serviços. 

O modelo de Certificado Digital mais frequentemente utilizado recebe o nome de “A1”. Ele pode ser adquirido por empresários de pequenas, médias e grandes organizações em autoridades credenciadas, as Autoridades Certificadoras Habilitadas.

Se você é MEI, pesquise como fazer Certificado Digital MEI e aproveite para explorar as vantagens da obtenção do documento. Ele pode ajudar sua empresa a caminhar ainda mais rapidamente e com segurança rumo ao sucesso.

Atenção: mesmo que não tenha o certificado, todo e qualquer dono de negócio é obrigado a credenciar sua empresa na Secretaria da Fazenda - Sefaz - se quiser atuar de forma regular.

Dados para emissão de Nota Fiscal

Além de se preocupar com a importação do Certificado Digital, se for o caso, realize ou finalize o cadastro de sua empresa na própria plataforma.

Através desse registro, você poderá emitir documentos fiscais registrando informações importantes com eles, como os dados fiscais dos produtos vendidos. Todo esse passo a passo do que deve constar na nota está descrito logo abaixo. Confira!

Dados para emitir Nota Fiscal eletrônica

É fundamental informar corretamente todos os dados necessários para emitir o documento de acordo com a legislação vigente para esse processo. Por isso, na hora de emitir a Nota Fiscal eletrônica, certifique-se de informar os seguintes dados:

  • Endereço
  • Telefones
  • E-mail para contato
  • Site
  • Razão social
  • Nome fantasia
  • CNPJ
  • Inscrição Estadual
  • Inscrição Municipal
  • Tipo de atividade da empresa

Se outros dados forem solicitados pela plataforma, não hesite em adicioná-los. Quanto mais detalhes, melhor!

Dados que devem constar na NF-e de venda de produtos

Você também vai precisar preencher informações relacionadas ao vendedor (pessoa física, se houver distinção dentro da empresa), ao comprador e a cada produto vendido. Essa é uma das principais diferenças entre emitir Nota Fiscal de produtos e emitir Nota Fiscal de serviços.

Veja alguns dados que devem constar na NF-e, no caso de venda de produtos:

  • Endereço de faturamento
  • Data da venda
  • Tipo de operação
  • Natureza da venda
  • Finalidade da NF
  • Razão social e nome fantasia do cliente (PJ)
  • Nome completo do cliente (PF)
  • Descrição de produto
  • Quantidade de cada produto vendida
  • Valor por unidade e valor total da compra (R$)
  • Valor de frete, peso dos itens e outros complementos

Dados fiscais de cada produto

Será necessário, ainda, adicionar ao sistema os dados fiscais de cada produto, independentemente de qual seja o porte da sua empresa. Considere importantes:

  • código universal do produto;
  • SKU;
  • NCM;
  • CEST; e
  • CSONS do ICMS.

Tome bastante cuidado quando for calcular os tributos: eles terão influência direta na regularização do seu negócio.

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Observações finais sobre o preenchimento de NF-e

Se você é empreendedor e está começando a ficar por dentro de todo esse processo, fique tranquilo que aos poucos você aperfeiçoará seus conhecimentos sobre como preencher Nota Fiscal e tudo fluirá mais facilmente com o tempo. 

Para evitar erros ou ausência de dados que possam prejudicar as vendas ou até mesmo a fidelização dos clientes, lembre-se: quanto mais detalhes apresentados na NF-e sobre a venda, o produto e o cliente, melhor. Isso mostra que a empresa preza pela transparência e organização, tanto em relação ao Fisco quanto perante seus consumidores.

Aprender como emitir Nota Fiscal de venda pode ser muito simples. Acima de tudo, tenha atenção às funcionalidades do software que utiliza e não deixe de regularizar sua empresa. Com isso, tudo ficará mais fácil.

Boa sorte!

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