Como emitir uma nota fiscal avulsa?

Se você é um profissional autônomo ou um microempreendedor individual (MEI), não pule este artigo. Afinal de contas, emitir uma nota fiscal avulsa pode garantir a venda do seu produto ou a prestação do seu serviço às empresas que exigem um documento fiscal.

Nota fiscal avulsa

De modo geral, a nota fiscal avulsa é utilizada como comprovante por empreendedores e empresas que vendem esporadicamente um produto ou serviço que exige o documento fiscal.

A nota fiscal é um documento que tem como finalidade registrar uma transferência entre bens ou atividades comerciais prestadas por uma empresa a uma pessoa física ou outra pessoa jurídica. Já a nota fiscal avulsa possui o mesmo objetivo, embora seja utilizada em situações mais particulares.

No entanto, avisamos de antemão que o funcionamento da nota fiscal eletrônica avulsa, ao contrário de outros tipos de NF-e, não é padronizado, sendo necessário conferir a legislação de cada estado, antes de começar a emiti-la.

Nos parágrafos seguintes, você confere quais são essas características “padronizadas”, aprende como emitir o documento quando necessário e quais as vantagens e desvantagens de fazê-lo.

O que é uma nota fiscal avulsa?

É um documento fiscal usado para comprovar a venda de um produto ou a prestação de um serviço esporádico. De modo geral, a nota fiscal avulsa é utilizada por pessoas físicas ou jurídicas que precisam emitir um documento fiscal esporadicamente, pois não são obrigadas a emiti-las regularmente ou não possuem uma frequência de vendas ou prestação de serviços bem definida.

Em outras palavras, ela serve justamente para suprir uma demanda atípica, sendo a solução ideal para empresas que costumam comercializar seus produtos ou serviços sem emitir nota fiscal, mas que, quando solicitadas pelo cliente, devem preencher e entregar o comprovante fiscal.

O documento é individual e, por isso, seu preenchimento é feito manualmente. Este é um dos motivos de não ser indicada para vendas regulares e frequentes.

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Quem pode emitir uma nota fiscal eletrônica avulsa?

Ela pode ser emitida por qualquer pessoa física ou jurídica que tenha necessidade ou interesse em emitir o documento fiscal em situações específicas.

No entanto, por conta das suas características de funcionamento, geralmente é emitida por micro e pequenas empresas, profissionais autônomos sem CNPJ, microempreendedores individuais e por não contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Além disso, empresas que não possuem um software específico para a emissão de notas podem fazer uso do sistema de nota fiscal avulsa para emitir o comprovante fiscal sempre que necessário.

Como emitir uma nota fiscal avulsa?

O primeiro passo para emitir uma nota fiscal eletrônica avulsa é conferir a legislação do documento fiscal em sua região, garantindo, assim, a validade do documento.

Depois de adequar-se às exigências de cada estado e município, basta entrar no site da Secretaria da Fazendo do seu estado (SEFAZ) e realizar o seu cadastro.

Para se cadastrar, será necessário informar o RG ou documento equivalente, CPF e o seu comprovante de residência (pessoa física) ou inserir o CNPJ, RG ou documento equivalente e o número de inscrição no CF - Cadastro Fiscal (pessoa jurídica).

Em seguida, aguarde até que o seu cadastro seja aprovado. Depois de ter o seu acesso autorizado, você poderá começar a emitir nota fiscal.

Quais são as vantagens e desvantagens da NFA-e?

As principais vantagens são a segurança e a economia envolvidas na operação e a possibilidade de venda para empresas maiores — geralmente empresas que exigem o documento fiscal.

A segurança desta nota está relacionada ao seu formato eletrônico, afinal, seus dados são armazenados em uma chave XML, evitando o extravio do documento e, consequentemente, garantindo a segurança da operação.

A economia ou redução de custos é resultado da possibilidade de emitir notas fiscais e não há obrigatoriedade de uso de um software específico para essa finalidade.

Por outro lado, é pertinente mencionar que a utilização de uma solução financeira com emissão de nota fiscal, como a da Cobre Fácil, pode facilitar e muito o processo de emissão da NFA-e, pois possui emissão automática assim que seu produto ou serviço é adquirido.

Afinal, nem toda empresa contratará o seu serviço ou comprará o seu produto, se não houver a contrapartida da comprovação via nota fiscal. Desse modo, contar com a possibilidade de emitir uma nota fiscal avulsa colocará o seu negócio em patamar competitivo.

Já os pontos negativos estão relacionados à falta de padronização (como mencionado anteriormente), à falta de praticidade (decorrente da necessidade de preenchê-la manualmente), à limitação de itens (10 itens por NFA) e à impossibilidade de correção, caso haja erros.

Agora que você conheceu o que é uma nota fiscal avulsa, aprendeu a emiti-la e conferiu seus prós e contras, você já pode utilizá-la sempre que necessário ou, ainda, para dar mais credibilidade ao seu negócio, ok?

P.s: a plataforma da Cobre Fácil está com emissão de nota fiscal para mais de 1.600 prefeituras cadastradas, entre em contato conosco para saber se a sua é uma delas.

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