Fazer a gestão de uma empresa não é uma tarefa fácil. Pelo contrário, gerir um negócio exige dedicação, planejamento estratégico e uma “pitadinha” de recursos tecnológicos. O mesmo se aplica para a gestão das contas a receber da organização.
Gerir os recebimentos de um negócio nada mais é do que controlar suas receitas, tarefa que requer o rastreamento, a organização, a criação de estratégias e um plano de ação direcionado às contas a receber, ou seja, fluxo de recebimentos.
Algumas dessas medidas serão agrupar as datas de recebimento, rastrear e registrar as quantias a receber e otimizar o trabalho do setor financeiro.
Para ajudar você nessa organização, enumeramos algumas ações que, certamente, trarão resultados para o seu negócio.
Mas, antes disso, precisamos entender a importância de manter funcionando o controle de suas contas a receber.
Qual é a importância de controlar as contas a receber?
Ter controle das contas a receber de uma organização é uma das principais maneiras de manter as finanças da empresa em dia. Aliás, sem controle financeiro o seu negócio não funciona, muito menos obtém lucro. Simples assim.
Afinal, é preciso prever quanto e quando as cobranças do negócio entrarão no caixa da empresa para que a organização possa fazer planos para essa quantia.
Além de cumprir seus compromissos mensais, como comprar matéria-prima, manter a infraestrutura funcionando e, obviamente, pagar seus colaboradores.
Como otimizar o controle de contas a receber?
1. Anote quanto a empresa tem a receber e quando os recebimentos acontecerão
Você tem controle sobre quanto dinheiro entra na sua conta empresarial todos os meses? Sabe quais dias do mês suas cobranças entram no seu caixa? Registra cada movimentação financeira que, supostamente, deve fazer parte das finanças empresariais mês após mês?
Se a resposta foi não, volte duas casas e repense a sua estratégia financeira empresarial. Feito isso, você e sua equipe poderão começar, simplesmente, anotando todos os recebimentos programados para o mês. Sem deixar nenhuma moeda de fora dessa conta, viu?
Afinal de contas, o primeiro passo para otimizar as contas a receber de uma empresa é saber quanto e quando elas acontecerão.
2. Agrupe os dias de vencimento das cobranças
Outra estratégia simples e necessária é agrupar os dias de vencimento das suas cobranças. Dessa maneira, você padroniza as contas a receber de um modo que seus recebimentos entrarão em sua conta empresarial, teoricamente, na mesma época do mês.
Essa simples ação otimiza o trabalho do setor responsável pela emissão das cobranças, assim como o trabalho da equipe responsável pela organização de seus recebimentos ou falta deles - no caso de clientes inadimplentes.
3. Crie ações preventivas para receber suas contas em dia
Sua empresa deve apostar em ações preventivas, ao invés de esperar o índice da inadimplência subir exponencialmente para tomar alguma atitude, concorda?
Para isso, algumas estratégias podem ser colocadas em prática, como:
- realizar uma análise de risco crédito dos potenciais clientes;
- manter os cadastros dos consumidores sempre em dia;
- criar recompensas para os clientes que pagarem até a data de vencimento, como descontos, cartão fidelidade e etc; e
- contratar um sistema de cobranças.
Essas ações otimizam o controle das contas a receber à medida que evitam o retrabalho dos profissionais do setor financeiro da sua empresa. Afinal de contas, alguém terá que reenviar as cobranças e negociar com o cliente inadimplente, não é mesmo?
4. Cobre os clientes inadimplentes
Otimizar significa criar condições mais favoráveis, práticas e rápidas de fazer algo. O que basicamente significa tornar os processos empresariais mais ágeis e eficientes.
Essa definição tem tudo a ver com a necessidade de cobrar os clientes morosos. Sim, a cobrança deve ser feita com educação, cuidado e no momento apropriado, mas deve ser feita.
Não tenha medo de cobrar seus clientes inadimplentes, não espere a dívida caducar para tomar alguma atitude. Negocie, negocie, negocie!
Com certeza essa atitude vai desafogar o seu financeiro e facilitar a organização das contas a receber.
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5. Utilize um sistema de cobranças para gerenciar seus recebimentos
Para manter a gestão de contas a receber da empresa funcionando, é importante contratar um sistema de cobranças para gerenciar seus recebimentos. Fazendo isso, você otimiza as tarefas do setor responsável pelas contas a receber e diminui, também, a taxa de inadimplência do seu negócio.
Afinal, o sistema de cobranças gera o boleto bancário, encaminha ao endereço virtual do cliente e dispara lembretes antes, durante e depois da data de vencimento do documento, tendo como objetivo receber a cobrança na data estipulada.
Além disso, é possível identificar o status do boleto emitido, assim como saber qual cliente efetuou ou não o pagamento em dia, facilitando a negociação da cobrança.
Assim fica bem mais fácil fazer a gestão dos recebimentos e pagamentos de uma empresa, concorda?
Como enfatizado no início deste artigo, nada melhor do que boas estratégias, organização empresarial e uma pitada de tecnologia para facilitar a gestão das contas a receber de qualquer empresa, não é mesmo?
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