Nota Fiscal de entrada e saída: qual a diferença

Você sabe diferenciar uma Nota Fiscal de entrada de uma nota de saída? Saber fazer essa distinção é muito importante na hora de administrar uma empresa de sucesso. Por isso, pega um caderninho e vem conhecer mais sobre esse assunto!

Nota fiscal de entrada e saída

Enquanto a Nota Fiscal de entrada registra todos os produtos que chegam ou retornam para a empresa, a Nota Fiscal de saída registra todos os produtos que saem do estoque empresarial direto para as mãos do consumidor.

Há três tipos de Notas Fiscais eletrônicas (NF-e):

  • de entrada;
  • de saída; e
  • de serviços.

As notas de entrada e saída são utilizadas por empresas que comercializam produtos, embora sejam utilizadas para fins diferentes. Por serem opostas, explicaremos a diferença entre elas do mesmo modo que mostraremos como emitir cada um dos registros e a importância de realizá-los.

Por isso, fique à vontade para pegar um cafezinho e vamos à leitura!

O que é uma Nota Fiscal de entrada?

De modo geral, é a Nota Fiscal eletrônica utilizada para registrar a entrada de algum produto na empresa, seja por conta de uma devolução ou compra para ampliar o estoque. Ou seja, um registro importante para facilitar a logística e gestão de estoque do empreendimento.

Os casos específicos para a emissão do documento fiscal de entrada são:

  • Devolução: quando um cliente solicita a devolução de um produto.
  • Transporte: quando o comprador se responsabiliza por retirar e transportar o produto.
  • Nota Fiscal não obrigatória: quando o fornecedor do produto não tem obrigação de emitir a NF-e, como no caso dos microempreendedores individuais.
  • Exposição: quando o produto está exposto em outro lugar e retorna à empresa (museu, galeria de arte, feiras).
  • Leilão: quando o produto é adquirido pela empresa em leilões.
  • Retorno de industrialização: quando o produto é industrializado e passa por um autônomo.
  • Importação: quando o produto é importado e o documento de origem não tem validade legal no Brasil.

Ou seja, exceto no caso em que o documento é emitido pelos fornecedores e apenas importado pela empresa, o responsável pela emissão será o seu negócio, buscando manter o estoque, o financeiro, a logística e as obrigações fiscais organizadas.

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O que é uma Nota Fiscal de saída?

Esse documento diz respeito exclusivamente aos produtos que saem da empresa, ou seja, aos itens vendidos aos clientes. Nesse caso, quem fica com o documento são os consumidores, podendo utilizá-lo como instrumento de comprovação de pagamento e para trocas, por exemplo.

Através dele, o registro dos seguintes procedimentos são feitos:

  • Vendas no geral: todas as vendas feitas, seja por uma pessoa física ou jurídica, devem ser registradas em uma nota de saída e, no caso de vendas pela internet, possuir um DANFE.
  • Vendas consignadas: quando o produto da sua empresa é comercializado para ser revendido, a nota para vendas consignadas deve ser emitida.
  • Vendas futuras: quando o recibo é emitido no momento da compra, com entrega agendada para uma data futura.
  • Vendas para industrialização: itens vendidos como matéria-prima para produção de materiais de industrialização devem estar acompanhados desse documento.
  • Notas complementares: utilizadas no caso de ajuste de quantidade de produtos, valores e impostos do documento original.
  • Exportação: para as empresas que exportam os seus produtos, para cada venda será necessário emitir uma NF-e de exportação.
  • Remessa: é utilizada comumente no transporte de mercadorias entre filiais, acompanhando os produtos.

Em outras palavras, qualquer produto vendido pela empresa deve conter uma Nota Fiscal de saída.

Leia também:
Como emitir uma Nota Fiscal avulsa
Como realizar a elisão fiscal e pagar menos impostos

Qual é a diferença entre Nota Fiscal de entrada e saída?

Basicamente, a diferença é que, no primeiro caso, a NF-e é importada ou emitida pela empresa para registrar um produto que entrou no estoque da companhia, independentemente do motivo, enquanto no documento de saída, a NF-e é emitida para registrar os produtos que deixam a empresa em direção ao consumidor final, ou seja, são as que acompanham os produtos comercializados pela empresa.

Como emitir Nota Fiscal eletrônica de entrada e de saída?

O processo de emissão do documento de entrada é semelhante ao processo de emissão do documento de saída (modelo mais comum). Basta realizar a importação do arquivo XML encaminhado pelo fornecedor através da NF-e e fazer o registro no seu controle de estoque e controle tributário.

Agora, se o fornecedor da empresa não emitiu uma NF-e, será necessário registrar o novo produto manualmente, preenchendo o campo de entrada de mercadorias do formulário e adicionando os dados solicitados, assim como na nota de saída.

Falando nisso, essa última requer um pouco mais de atenção, pois nesse caso será necessário preencher os dados por completo, sendo eles os seguintes:

  • dados da empresa;
  • dados do cliente;
  • dados do produto (quantidade, valor);
  • condições de entrega;
  • data da compra;
  • tributos cobrados;
  • classificação fiscal; e
  • NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul).

Em resumo, a emissão da NF-e de entrada é mais simples do que a de saída, embora o processo de preenchimento seja praticamente o mesmo quando não houver a opção da importação.

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