Ordem de produção: para que serve e como criar?

Ordem de produção

Para começo de conversa, precisamos entender que fazer uma ordem de produção (OP) é detalhar em um documento o processo produtivo de cada item fabricado por uma empresa, incluindo detalhes de início, meio e fim do andamento do seu produto desde o pedido até a entrega.

As OPs (como são conhecidas) podem ser consideradas ponto de partida para a fabricação de qualquer produto e quando prontas se tornam documentos usados, tanto no decorrer do processo, quanto no controle de estoque e no cálculo de gastos.

Outros aspectos gerenciais e organizacionais da empresa podem sofrer influência das ordens de produção. Os detalhes de cada ordem vão sendo decididos conforme a necessidade de cada empresa.

Nem toda empresa incorpora logo de início um controle mais organizado das etapas de desenvolvimento de seus produtos, mas chega um momento em que é fundamental adotar estratégias que vão garantir a qualidade das suas entregas e do processo como um todo.

Se isso está acontecendo na sua empresa, é um ótimo sinal de que a engrenagem do seu negócio está crescendo e pedindo sua atenção. Por isso, reunimos aqui informações importantes para ajudar nisso e você entender qual melhor tipo de ordem de produção implementar.

Para que serve a ordem de produção

Cada OP serve para reunir todas as informações importantes relacionadas ao início, ao meio e ao fim da fabricação de determinado produto.

Elas só estão adequadas quando contêm os seguintes dados:

Matérias-primas.
Quantidade de cada item a ser produzido.
Previsão de início do processo.
Data de finalização de produção e montagem.
Data de entrega da encomenda.
Como acontecerá a produção.
Quem estará envolvido.
Quais recursos e equipamentos serão utilizados.

Documentos relacionados à produção também devem constar na OP e é fundamental definir o número da ordem e do lote do produto em fabricação, para melhor controle e rastreabilidade adequada de cada item.

Vai preencher uma ordem de produção? Faça bom uso do campo reservado para as observações. Não deixe nenhuma informação de fora.

Outra questão importante é definir qual o tipo de ordem ideal para sua empresa e seu produto.

Quais os tipos de ordem de produção

Existem dois tipos de OPs usados atualmente. Eles estão relacionados aos dois formatos mais comuns de produção: contínua ou por encomenda.

1. Ordem de produção contínua

Enquanto a produção contínua é feita em massa e costuma fazer parte da “programação normal” da fábrica ou empresa, a produção sob encomenda acontece quando determinado cliente faz um pedido específico.

Como a produção contínua tem como principal objetivo abastecer estoque com o máximo possível de quantidade de um mesmo produto, sua ordem de produção terá menos informações voltadas para a personalização e mais informações importantes para a padronização dos itens.

Nesse caso, a OP será fundamental para controle de qualidade e previsão de armazenamento da produção.

2. Ordem de produção por encomenda

Ordens de trabalho por encomenda, por sua vez, terão enfoque em personalização, atendimento completo das solicitações do comprador, prazo de desenvolvimento e entrega dos itens e até mesmo nas pessoas e nos equipamentos envolvidos na produção.

Esse tipo de documento ajuda principalmente na estimativa de quantidade de matéria-prima e no controle de caixa.

Atenção: mesmo com enfoques diferentes, todo e qualquer tipo de OP deve conter o máximo possível de informações e dados. Isso será benéfico para empresa e cliente a curto, médio e longo prazo. Lembre-se que quanto mais completo o documento, mais redondo ficará o processo e, consequentemente, seu controle sobre as perdas e ganhos do seu negócio.

Como criar uma ordem de produção

São duas as maneiras de se criar uma ordem de produção: manual ou automatizada.

Manual

OPs manuais costumam ser geradas em planilhas e acabam consumindo mais tempo de quem as elabora e implementa. Seus cálculos e previsões podem ser menos exatos, mas elas permanecem como opções para pequenos empreendedores e fabricantes.

Automatizada

OPs automáticas são geradas através de ERPs (Enterprise Resource Planning, ou seja, Planejamento de Recursos Empresariais) ou sistemas de gestão empresarial a partir de pedidos de venda ou da programação das produções.

Entre as vantagens de ordens de produção automatizadas, destacam-se:

Melhor organização da produção, gestão de insumos, controle de estoque e financeiro e até mesmo melhor comunicação entre os setores da empresa envolvidos nos processos.
Mais agilidade, flexibilidade e possibilidade de atendimento de demandas, além de mais segurança dos dados confidenciais da empresa e de clientes.
Padronização e produção exata.
Precisão no controle de matérias-primas.
Diferentes modelos de documentos para diferentes OPs, o que facilita identificação.
Codificação facilitada dos produtos e menores chances de erros.
Geração de relatórios de produção.

OPs automatizadas têm ainda a vantagem de serem armazenadas por quanto tempo for necessário. Além disso, seu status é controlado e modificado no decorrer da produção ou se ela deixa de acontecer por algum motivo.

O sistema define o status da ordem de produção de acordo com o andamento da fabricação. Dessa forma, uma OP automatizada pode constar como:

Planejada.
Confirmada.
Liberada.
Requisitada ou Parcialmente Requisitada.
Encerrada.
Cancelada.

O uso de um sistema de gestão é bom recurso para que as OPs sejam mais completas e contenham informações precisas, mas também para integração de todos os setores da empresa envolvidos nos processos produtivos.

A integração permite redução de gastos e aumenta a ciência dos envolvidos em relação à compras, estoque, custos e emissões de notas fiscais.

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E qual o melhor tipo de OP para sua empresa?

Nesse caso, você vai precisar fazer um balanço entre estas duas opções: investir em um sistema de OP automatizada ou encarar a edição de uma OP manual, conforme modelos disponíveis.

Caso esteja na dúvida, é importante levar em conta os seguintes critérios antes de fazer a sua escolha:

Como está seu planejamento de crescimento da empresa a curto, médio e longo prazo? Se sua empresa estiver crescendo em bom ritmo, talvez seja bom negócio já incorporar um sistema automatizado desde já.
Sua equipe tem boa comunicação e se organiza bem com registros? Se você tem mais de um setor de produção, observar o quanto eles estão alinhados entre si e qual tipo de OP funcionaria melhor para o perfil da sua equipe.
Analisar o custo e benefício, de acordo com seu orçamento. Se a sua produção ainda é pequena, por exemplo, você pode começar com uma OP manual e, conforme for crescendo, implementar a automatizada.

Custo por ordem de produção e ideia de custeio

Empresários e fabricantes têm a liberdade de escolher por OPs automatizadas ou manuais, mas seja qual for a escolha precisam se dedicar integralmente e direcionar suas equipes para que seja realizado da melhor maneira possível o cálculo de gastos com cada produção.

Esse cálculo considera:

Valor de compra de todo o material utilizado na produção ou custo médio dos materiais, a partir do que já existia em estoque.
Dinheiro desembolsado para a mão de obra: custo de trabalho por hora de cada pessoa envolvida na produção.
Valor gasto por hora com cada equipamento/máquina.
Custos indiretos: uma média mensal dos gastos mencionados acima (com cada produção).

Cada fator mencionado acima terá um papel quando calculado individualmente e outro papel quando inserido em outras contas e ponderações sobre lucro e prejuízo, por exemplo.

Aliás, esses fatores também influenciarão na definição de custeio por ordem de produção quando fábrica ou empresa trabalharem com OPs automatizadas. Um novo motivo para colocá-los como prioridade, não é?

Vantagens e desvantagens do custeio por ordem de produção

Se você já faz todas as contas e tem os resultados em mãos, pondere pelas vantagens e desvantagens do custeio por OP antes de adotá-lo ou mantê-lo.

A vantagem principal do custeio é diagnosticar rapidamente o que vai bem e o que vai mal nas produções. Em contrapartida, alguns custos, como os indiretos, só podem ser incorporados nos produtos finais ao término do período contábil.

Outras desvantagens desse processo envolvem excesso de burocracia, investimentos - que precisam ser assertivos, mas para isso é necessário muito estudo e pesquisa - e tempo de capacitação da equipe, principalmente quando ela é composta por profissionais menos preparados para lidar com cada etapa.

Apesar de tudo isso, quem experimenta uso de OPs pode comprovar que os benefícios são maiores!

Então, reflita, faça experiências e mude de ideia se quiser. Um passo dado de forma consciente e planejada, mesmo que não funcione, sempre te trará algo positivo para acrescentar aos seus negócios.

Mas uma coisa é certa: organização faz parte da receita do sucesso e nisso as OPs podem ajudar muito se implementadas no momento adequado para seu negócio!