Nem sempre é fácil descobrir o que cortar do orçamento para fazer uma redução de custos e despesas adequada, que não prejudique a qualidade, nem a produtividade da empresa.
É preciso um toque de criatividade para fazer uma análise cuidadosa e encontrar pontos que podem ser cortados ou adaptados.
Por isso, trouxemos sete ideias para auxiliar você a reduzir gastos com a sua empresa. Antes, apenas vamos esclarecer a diferença entre dois termos contábeis.
Diferença entre custo e despesa
Para produzir um hambúrguer simples em sua lanchonete, você vai precisar de hambúrguer, pão, queijo, alface, maionese, catchup e mostarda. Esses ingredientes são alguns dos custos que o empreendedor tem para produzir o produto.
Podemos chamar de custo porque foi um gasto com produtos utilizados, os ingredientes, na produção de outro produto, o hambúrguer. Também é o caso dos gastos com mão de obra para a produção, manutenção e embalagens.
Podemos chamar de despesa os gastos administrativos da empresa, que são aqueles necessários para manter a estrutura funcionando, mas que não geram a produção de novos produtos diretamente. É o caso do gasto com aluguel, contas de água, luz e internet ou materiais de escritório.
Com isso em mente, ficará mais fácil entender porque nos exemplos a seguir alternamos a forma de chamar os gastos.
1. Redução de despesas de energia
A energia é sempre algo que podemos melhorar em relação aos gastos de uma empresa, especialmente se você nunca deu a devida atenção a isso.
Além de ocupar a energia apenas quando for necessário, evitando luzes acesas e equipamentos ligados quando ninguém está na empresa, na saída para o almoço e afins, você pode fazer algumas adaptações que também reduzirão os números:
Aposte nas lâmpadas de LED
Elas podem durar até cinco vezes mais do que lâmpadas fluorescentes e têm a mesma luminosidade.
Portanto, apesar de custarem mais caro na compra, as lâmpadas de LED, a longo prazo, são mais baratas. Você não precisa comprar novas lâmpadas tão cedo, nem ocupar mão de obra para as trocas e gasta menos energia todo mês: até 80% a menos no consumo.
Aproveite a ventilação das janelas
No verão, ficar com o ar-condicionado ligado o tempo todo não é uma boa ideia. Nas primeiras horas da manhã, experimente abrir todas as janelas e conte com a ventilação natural, ligando o aparelho apenas quando as janelas não forem mais suficientes.
Use sensores de presença
Se a sua equipe não tem o costume de desligar as luzes ao sair dos ambientes, instalar sensores de presença pode ajudar, para que elas se apaguem de forma automática em ambientes sem ninguém.
O mesmo vale para uma porta que não para fechada, aumentando o consumo do ar-condicionado: instale uma mola aérea para que ela feche sozinha cada vez que alguém passa.
2. Redução de despesas de impressões
Apesar de todas as opções digitais que temos hoje, muitas empresas continuam imprimindo muito papel. Claro que, dependendo do ramo de atuação, algumas impressões não podem deixar de acontecer, mas será que você imprime só o que precisa?
Você pode ter um gasto além do necessário com papel se não estiver atento a pequenos detalhes, como:
- Configuração errada da impressora, que causa reimpressões;
- Impressão apenas da frente do papel, quando pode imprimir frente e verso;
- Uso da melhor qualidade de impressão até para materiais de uso interno, gastando cartucho de tinta ou toner à toa;
- Reimpressões desnecessárias por falta de organização ou esquecimento na bandeja da impressora;
- Falta de reaproveitamento do papel impresso apenas de um lado, que pode ser usado para anotações ou novas impressões que não precisam estar em uma folha limpa, por exemplo, gastando com a compra de mais papel para essas finalidades;
- Impressões feitas apenas para ter o papel em mãos, quando o material poderia muito bem ser visualizado no computador, enviado por e-mail ou mostrado em uma apresentação.
Se a impressão é uma parte muito importante do seu negócio, uma boa ideia também pode ser contratar uma empresa especializada para gerir as suas impressões de forma mais inteligente.
3. Redução de despesas por meio de treinamentos
Já parou para pensar que talvez seus profissionais não estejam prontos para o mercado, que é tão competitivo?
Se a sua empresa não treina constantemente os funcionários e não incentiva que se mantenham atualizados, você também tem despesas ou custos desnecessários (lembra que se o profissional estiver diretamente envolvido na produção do serviço ou produto é custo?), porque está remunerando profissionais que não estão ajudando sua empresa a ter uma boa performance.
A demissão deve ser a sua última escolha nesses casos. Não descarte profissionais, mas invista neles para que, a longo prazo, possam trazer retorno para a sua empresa, por se sentirem bem por você apostar neles. Além disso, treinamentos são mais baratos que demissões.
Com a Gestaum Lab, por exemplo, você pode encontrar profissionais da área de Gestão de Negócios e de Pessoas para realizarem treinamentos a fim de aprimorar sua empresa ou sua equipe.
4. Redução de despesas de telefonia e internet
Será que seus funcionários usam esses serviços de maneira inteligente? Dê uma olhada nas chamadas urbanas e interurbanas e verifique os valores.
Com todas as formas que temos de nos comunicar pela internet, como WhatsApp e por videoconferências, usar telefonia pode ser uma grande cilada, porque é um serviço caro.
A não ser que seja essencial o uso da telefonia na sua empresa, repensar esse uso é uma questão até mesmo de atualização, de estar alinhado com clientes, parceiros e outras empresas que usam outras formas de se comunicar, muito mais ágeis e eficientes.
A internet também: se tem dias que a velocidade parece estar muito lenta, dificultando os trabalhos, será que não tem alguém visualizando vídeos ou baixando arquivos pesados que às vezes nem são do trabalho, sobrecarregando a rede?
Antes de contratar mais banda, converse com os funcionários sobre o uso da rede de maneira otimizada.
Você também pode contratar uma empresa especializada para cuidar dessa parte: ela pode verificar se a configuração da rede está adequada para o que você precisa e se os equipamentos também não precisam de ajustes.
5. Redução de despesas por meio da colaboração
A redução de despesas é algo que deve partir de todos que fazem parte da empresa. Se seus funcionários não sabem ou não forem alertados sobre como podem contribuir para gerar menos gastos, você sozinho não conseguirá diminuir os números.
Para isso, pense em pequenas ações em que todos possam participar.
Por exemplo: estipule dias ou horários para que seja feita uma pequena faxina, em que cada um cuida do seu espaço, reduzindo as visitas da faxineira.
Faça cartazes lembrando como deve ser feito em determinados ambientes: na cozinha, cada um lava sua xícara; no banheiro, ninguém deve deixar a torneira aberta.
São detalhes óbvios, mas que as pessoas esquecem. Esteja constantemente incentivando hábitos que trarão uma redução de despesas, até mesmo oferecendo recompensas para quem mantém o ambiente organizado.
6. Redução de despesas por meio da tecnologia
Você também tem diversas ferramentas digitais a sua disposição, que podem reduzir despesas. Confira alguns exemplos e inspire-se:
Suas reuniões não precisam ser sempre presenciais
Voltando às videoconferências, você não precisa sempre ir até clientes, fornecedores e parceiros para fazer reuniões. Além do tempo perdido com deslocamento, você também gasta com o transporte. Saiba distinguir quais reuniões realmente precisam de uma interação presencial.
Ótimas opções são Google Meet, Zoom, Skype e Microsoft Teams.
Implemente ferramentas de gestão
Elimine as planilhas e os controles manuais da sua vida. Já existem diversas plataformas e softwares capazes de automatizar vários processos da sua empresa, economizando tempo e ganhando produtividade.
Busque por ferramentas de gestão, pois é possível encontrar serviços para todas as áreas e necessidades e por preços bem acessíveis, com os quais você tem o controle de tudo sem ter dor de cabeça.
Pense nos processos que são muito demorados e trabalhosos em seu negócio, ou mesmo que precisam ser melhores, e certamente alguém já tem uma tecnologia que pode ajudar você a facilitar isso. Alguns exemplos:
- Com a Cobre Fácil, por exemplo, você gerencia suas cobranças de forma automatizada, contribuindo para reduzir a inadimplência.
- Já para gestão de processos, o que é muito importante, sugerimos Operand, Basecamp, Trello e Runrun.it para ter tudo em um só lugar e para acesso de todos de forma prática.
- Para gestão de comunicação interna, o Slack é um dos comunicadores mais usados, evitando o uso de comunicadores pessoais como WhatsApp e Skype.
- Para gestão de vendas, o Pipedrive é uma boa ideia para fechar negócios com uma gestão em funil, com estatísticas e dados para acompanhar todas as etapas do processo de vendas.
Esteja presente nas redes sociais
Mesmo que você não esteja nas redes sociais, acredite: as pessoas podem falar de você. Se tiverem uma reclamação ou elogio, é nesse ambiente que as pessoas falam bem ou mal de qualquer experiência que tenham. Portanto, não estar lá é um desperdício de dinheiro.
É uma forma fácil e gratuita de interagir com clientes, divulgar seus produtos e serviços e reduzir despesas com marketing.
Ao invés de gastar uma grana preta com um anúncio na TV ou rádio regional, faça um anúncio pago no Facebook para a sua região com um valor muito menor e perceba um retorno maior.
Só o fato de estar presente, interagindo com as pessoas, já representa uma forma inteligente de vender seu negócio: econômica e eficaz.
7. Redução de custos por meio do banco de horas
Será que você tem um real controle do seu banco de horas? Você precisa se fazer essa pergunta, pois, se não tem, certamente está perdendo dinheiro.
Quando uma empresa decide atuar com banco de horas, ou seja, vai computando as horas que o funcionário fez a mais para que possa tirar como folga em algum momento, ou para que possa combinar dele vir trabalhar caso esteja devendo horas, você precisa saber controlar isso.
Do contrário, pode ter gente trabalhando menos e ganhando normalmente, como gente trabalhando mais e chegando com a notícia de que vai passar três dias fora para zerar o banco de horas, desfalcando o time quando você mais precisa.
Ou pior: o banco de horas pode vencer e aí você vai ter que pagar todas as horas extras que não foram compensadas a tempo. Conte com ferramentas de controle de banco de horas, como a Coalize, e combine sempre com antecedência como será feita a compensação dessas horas com os funcionários, claramente, evitando imprevistos e gastos extras.
Viu só? Existem diversas formas alcançar uma redução de custos e despesas na sua empresa. Seja literalmente cortando gastos ou investindo em ferramentas que podem ter um valor para aquisição ou de mensalidade, mas que, ao longo do tempo, vão melhorar outros aspectos, fazendo você economizar também!
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