Entenda como funciona as contas a pagar e a receber

A vida financeira de uma empresa está no seu controle de caixa, de modo que é fundamental que os gestores saibam controlar as contas a pagar e as contas a receber, administrando o fluxo corretamente.

Contas a pagar e receber

Obter total controle sobre a gestão financeira de uma empresa é fundamental para o seu futuro, por isso, é necessário entender e administrar corretamente as contas a pagar e a receber.

Além dos recursos e dos lucros obtidos, conhecer a fundo o fluxo de caixa é extremamente importante para a saúde financeira dos negócios.

O motivo é bem simples: ao cuidar detalhadamente deste setor, o empreendedor consegue manter a empresa em uma linha de crescimento estável, pois conhece os gastos fixos e consegue calcular os variáveis.

Assim, consegue equilibrar os valores que entram no caixa, com o montante a pagar disponível e sem deixar o caixa negativado.

O que são contas a pagar e a receber?

São valores importantes, que auxiliam o gestor a determinar a saúde da empresa, destinando recursos para pagar contas da empresa, como fornecedores e impostos, e recebendo das vendas feitas para os clientes.

É o controle preciso destas informações que permite dar continuidade a produção e planejar o futuro dos negócios.

Contas a pagar

As contas a pagar são aquelas que mensalmente saem do seu caixa, seja de maneira fixa ou variável.

A empresa, por sua vez, tem a obrigatoriedade de quitar seus débitos, sejam estes com fornecedores, colaboradores ou tributos.

Outros exemplos de contas a pagar são os custos mensais com matéria prima e manutenção com a empresa, duas vertentes importantes para a continuidade da produção.

As contas a pagar, quando não administradas corretamente, podem acabar se acumulando, o que acarreta dívidas e acaba trazendo sérios problemas financeiros.

Sendo assim, é fundamental que o gestor obtenha um controle financeiro, fazendo um planejamento mensal bem estruturado e conseguindo equilibrar o que sai do caixa com o que entra, para que a produção não seja afetada.

Contas a receber

Os valores obtidos com vendas de produtos ou serviços são bons exemplos de contas a receber. Em outras palavras, são todos os valores que entram no caixa, obtidos através dos aumentos (entradas) e também com as reduções (baixas) das vendas.

Encaixa-se também em contas a receber: promissórias, vendas a prazo e títulos de crédito a favor da empresa.

Para que o caixa fique equilibrado, é fundamental que as contas a receber sejam maiores que os valores registrados em contas a pagar.

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Como funcionam as contas a pagar e a receber?

O controle de contas a pagar e a receber deve funcionar de maneira precisa, isto é, o gestor deve saber exatamente qual o valor que entra no seu caixa, para assim, conseguir determinar o pagamento total dos gastos.

Contudo, para que a empresa cresça no mercado, é necessário que as contas a pagar não consumam o valor total do dinheiro em caixa, permitindo que novos investimentos sejam feitos.

Resumidamente, para manter esse controle de contas a pagar, é preciso:

  • não adquirir muitas dívidas a longo prazo;
  • pagar as contas em dia, evitando multas, juros e problemas jurídicos;
  • não gastar mais do que se recebe;
  • definir o limite máximo de endividamento que a empresa pode assumir;
  • registrar de maneira segura e precisa os valores a pagar;
  • usar um sistema financeiro prático e detalhado que permita e facilite o controle assertivo; e
  • pagar com antecipação os débitos que possuem um desconto considerável.

Por outro lado, para ter um controle eficientes das contas a receber, é necessário:

  • organizar as contas a receber por ordem de vencimento;
  • reduzir a inadimplência;
  • fazer a cobrança corretamente de cada devedor;
  • criar um planejamento financeiro a longo prazo; e
  • oferecer descontos para pagamentos recebidos com antecedência.

É válido ressaltar que o registro financeiro deve ser realizado de maneira separada, a fim de evitar confusões, como cobrança duplicada de um mesmo cliente ou pagamentos efetuados de maneira errada a fornecedores.

Ao registrar as finanças a pagar e a receber por ordem de vencimento, recebimento, importância e valores, o gestor consegue:

  • economizar nas contas a pagar, pois consegue analisar se a saída de caixa está sendo maior que a entrada;
  • ter consciência das obrigações financeiras e a data exata de vencimento de cada despesa;
  • fazer o levantamento do saldo da empresa;
  • acompanhar os valores a receber, para definir os melhores dias para realizar pagamentos; e
  • garantir um bom fluxo de caixa e capital de giro.

Sistema de contas a pagar e a receber

Para realizar uma administração eficiente, é importante contar com um sistema financeiro completo que permita lançamentos de contas a pagar e a receber separadamente e objetivamente.

Ao utilizar um sistema de gestão financeira, o gestor pode organizar os pagamentos por planos de contas, gerando relatórios específicos e completos que facilitam o controle.

Além disso, é crucial que o sistema financeiro permita integração com outros softwares importantes para a gestão, como os sistemas de cobrança.

Ao integrar os dois sistemas a empresa consegue controlar o financeiro de maneira eficiente, prática e segura.

Afinal, a integração permite que as informações sejam repassadas de maneira automática de um sistema para o outro, evitando erros humanos e dados duplicados.

Desta maneira, o controle de contas a receber passa a ser automatizado com o auxílio do sistema de cobrança, permitindo que a inadimplência seja controlada.

A empresa por sua vez, consegue oferecer ao cliente devedor inúmeras formas de pagamento, utilizando um sistema de cobrança completo, o que permite um planejamento mais eficiente sobre as contas a receber.

Contar com sistemas financeiros é uma ótima prática de organização, pois permite o registro detalhado de cada quesito, o que facilita o planejamento e a execução das metas e dos objetivos empresariais.

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