Duplicata: como funciona, tipos e quando usar?

Entenda como funciona uma duplicata e descubra se esse título de crédito é uma ferramenta interessante para a sua empresa.

Duplicata

Conforme a Lei Nº 5.474/1968, também conhecida como lei da duplicata, ela é um documento que se origina sempre de uma única fatura, bem como está associada a um único acordo.

Porém, é um instrumento facultativo, que pode ser usado pela empresa cobradora para conseguir crédito. Ou seja, a duplicata não é utilizada para cobrar pagamentos, mas uma forma de obter crédito.

Assim, essa ferramenta serve como adiantamento do valor que deve ser pago em uma data pré-estabelecida. Também deve ser apresentada ao devedor no prazo máximo de 30 dias.

Vamos entender mais?

O que é duplicata

Entre as principais características da duplicata está o fato de ser um título de crédito emitido pelo credor para confirmar a existência de um contrato de compra e venda. Ela é emitida pelo comerciante e registra o valor que deve ser pago, bem como o vencimento da fatura.

Além disso, é aconselhável usar esse tipo de documento, que é uma forma de conseguir crédito com instituições financeiras, apenas por meio dos clientes mais confiáveis, para que a transação seja mais garantida.

Também é preciso estar ciente de que podem ser gerados juros e taxas das duplicatas descontadas. É um recurso que deve ser usado apenas em casos em que suas contas não tiverem outra saída. Portanto, ao manter uma boa gestão financeira, a fim de evitar prejuízos nas contas, você possivelmente não precisará usar duplicatas.

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Tipos de duplicata

Se você estiver passando por um caso de extrema necessidade e decidir que precisa usar o documento, é importante entender muito bem como funcionam as duplicatas.

Como já citamos, as duplicatas descontadas são títulos de crédito e são originadas de contratos assinados. Servem como garantia para receber crédito bancário. Dessa forma, as instituições financeiras costumam oferecer linhas de crédito especiais para as duplicatas usadas por empresas.

Outro nome para esse tipo de crédito é antecipação de recebíveis, justamente por funcionar como uma espécie de adiantamento de um valor que seria recebido pelo negócio apenas no futuro.

Essa modalidade de crédito possui juros e taxas mais baixos que outras opções de empréstimos, mas ainda assim existem. Então, lembre-se de colocar tudo na ponta do lápis antes de fazer a duplicata efetivamente. Além disso, existem dois tipos de duplicatas, a mercantil e a de prestação de serviços.

A duplicata mercantil é utilizada em casos de venda de mercadorias. Já a duplicata de prestação de serviços é usada no ramo de serviços, como o próprio nome já diz.

Ambas podem ser emitidas no formato impresso ou também no modo duplicata virtual, que é uma opção mais prática e segura.

A diferença de duplicata e boleto é que, em geral, os boletos têm código de barras. Para além disso, como a duplicata é um título de crédito que comprova um acordo entre vendedor e comprador, com ela é possível pagar contas e faturas sem a necessidade de notas fiscais.

Quando utilizar duplicata

Reforçamos que o uso de duplicatas deve ser feito com cautela e apenas em casos de extrema necessidade financeira, por ser uma opção com juros e taxas menores que em outros tipos de empréstimos. Entretanto, só pode ser feita por meio de clientes confiáveis, como citamos, para evitar ainda mais transtornos futuros.

Após definir essa como uma opção para o seu caso, basta preencher as duplicatas necessárias. O preenchimento é muito simples, mas tenha atenção para não esquecer:

  • A palavra “duplicata” no documento.
  • Data de emissão.
  • Número de ordem.
  • Número da fatura.
  • Data de vencimento ou a declaração, caso a duplicata for à vista.
  • Nome e endereço completos do vendedor e do comprador.
  • Local de pagamento.
  • Cláusula à ordem.
  • Valor a pagar, em números e escrito por extenso.
  • Declaração reconhecendo a obrigação do pagamento, que deve ser assinada pelo comprador.
  • Assinatura do emitente.

Você pode comprar o modelo impresso para preencher em livrarias, que disponibilizam blocos com várias folhas, ou utilizar um modelo em Excel, que pode ser preenchido no seu computador, de forma digital.

Importante ressaltar que, nessa modalidade de crédito, é a instituição financeira a responsável por fazer a cobrança e creditar o pagamento. Sua empresa fica como responsável apenas por definir prazos, protestos, multas e correções monetárias.

O boleto fica registrado e, quando for pago, a operação é efetuada dentro do prazo determinado pela instituição financeira.

Para garantir o controle financeiro da sua empresa e evitar o uso de duplicatas, conte a Cobre Fácil: uma plataforma digital que ajuda você a cobrar e receber dos seus clientes de forma automatizada, profissional e sem burocracia.

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