Como fazer e preencher o livro de movimento de caixa

Você sabe o que é movimento de caixa e o que o diferencia dos registros de fluxo de caixa? Confira a importância dessas anotações para a saúde financeira da sua empresa.

Movimento caixa

O movimento de caixa difere-se do fluxo de caixa, uma vez que o primeiro é o registro feito das entradas e saídas diárias em dinheiro do caixa da empresa e o segundo é o registro financeiro operacional.

Isto é, as anotações do fluxo de caixa incluem informações como financiamentos e investimentos, possibilitando uma projeção futura dos negócios.

Sendo assim, apesar de serem parecidos, os registros possuem funções diferentes, principalmente em relação ao período de análise e de projeções e é fundamental utilizar os dois métodos de registro na sua empresa, independentemente do seu porte.

A partir do registro da movimentação, você saberá identificar a quantidade de dinheiro que entra e sai diariamente da sua empresa, conseguindo comparar com os meses anteriores, identificando se há coincidência dos dias em que a entrada é maior que o de saída.

Por exemplo, se você trabalha com carnê de pagamento e seu cliente opta por pagar a dívida na loja física, seu registro de movimentação do caixa identificará uma entrada todo dia 10.

Do mesmo modo que é possível analisar quantas vezes o carro da empresa foi abastecido no mês anterior e comparar com o mês atual, essa divergência pode servir de informação para estruturar os gastos.

Para que serve o movimento de caixa?

O movimento de caixa serve para permitir que o gestor analise as entradas e saídas diárias que ocorrem no setor financeiro da empresa.

Essa análise geralmente é feita mês a mês e pode ser realizada de acordo com as necessidades e com o fluxo de caixa.

Para que as análises possam ser efetuadas com eficiência, é essencial que as informações sejam registradas corretamente, isto é, cada conta paga deve ser anotada. Entrou pagamento, anote!

Com essa organização, será possível obter dados eficientes que podem auxiliar a saúde do seu negócio.

Ao analisar o movimento de caixa por ano e comparar os dados com o ano anterior, o gestor consegue entender em qual período ocorre a sazonalidade na sua empresa, ou seja, a época em que o número de vendas é sempre menor, sofrendo queda em relação aos outros períodos.

Com essa informação em mãos, é possível preparar o caixa para o próximo ano, para que naquele período a situação financeira fique controlada e positiva.

Dito isso, é possível afirmar que o movimento de caixa serve para manter a organização, a estrutura e, principalmente, a saúde financeira da empresa em ordem e favorável.

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Como fazer o movimento de caixa?

Primeiro, saiba que o livro para movimento de caixa é obrigatório para empresas que possuam uma receita bruta anual de R$ 4,8 milhões, isto é, empresas enquadradas no regime do Simples Nacional.

Caso sua empresa não esteja neste enquadramento, é possível ainda utilizar o livro e, mesmo que não seja obrigatório, é aconselhável manter o controle financeiro organizado.

Sendo assim, confira abaixo uma maneira simples de organizar o seu movimento de caixa.

1.  Saldo inicial

Faça um levantamento do saldo inicial da empresa, anotando todos os dias no seu livro o valor disponível no caixa da empresa.

Tenha em mente que este valor refere-se ao montante em dinheiro físico, que se encontra disponível na empresa para o uso diário.

2.  Receitas e despesas

A regra principal do livro é que ele deve seguir uma ordem cronológica, isto é, as folhas devem ser separadas por dia.

Contudo, as colunas, na maioria das vezes, são dividas em:

  • saldo inicial;
  • entrada;
  • saída; e
  • saldo final.

Por isso, não há necessidade de separar por categoria o que entra e sai, mas é preciso anotar corretamente e deixar o livro sempre atualizado. Sempre registre o pagamento efetuado, anotando o valor na coluna "saída" e descrevendo o item que foi pago.

O mesmo deve acontecer quando há recebimento: informe de onde veio a quantia e preencha na coluna “entrada” o valor recebido.

3.  Saldo final

Ao final do dia, depois de ter feito o registro de tudo que entrou e saiu do caixa, é preciso encerrar as anotações. Para isso, é preciso calcular os valores que ali estão.

Comece com o saldo inicial e, depois, some os valores que entraram no caixa. Na sequência, diminua a quantia que foi retirada para pagamento. Por fim, o resultado será seu saldo final.

Caso haja depósito no dia seguinte, o valor do “saldo inicial” deve ser o mesmo do “saldo final” do dia anterior, somente após o depósito é que deve ser preenchido no campo "saída" a quantia em questão.

Como preencher o movimento de caixa?

Agora que você já sabe o que é e como fazer o movimento de caixa diário, precisa entender como funciona exatamente o preenchimento, o que é permitido e o que não pode fazer — principalmente se o livro contábil for obrigatório para a sua empresa.

Por exemplo, não pode haver rasura ou erros no livro. Por isso, sempre que houver algum erro, este deve ser estornado na linha seguinte, especificado na descrição o que houve.

Assim como é proibido efetuar entrada e saída em uma mesma linha, cada informação deve ser preenchida em uma linha diferente.

Por falar em linhas, não pode haver linha em branco entre um lançamento e outro, sendo que o livro deve ser preenchido corretamente, sem espaçamentos.

O preenchimento deve acontecer por ordem cronológica, ou seja, ano, mês e dia. Para cada ano um livro deve ser iniciado e a sequência das folhas devem seguir o calendário.

De forma simples o preenchimento acontece da seguinte maneira:

  • Saldo inicial: informa-se o valor existente no caixa da empresa no início do dia.
  • Data: neste campo, se preenche a data em que a entrada ou saída foi realizada.
  • Histórico: descreve-se o ocorrido, se houve pagamento, especifica-se o que foi pago, ou o que/de quem foi recebido, preenche-se o número da nota fiscal ou do recibo.
  • Entradas ou créditos: valores de recebimento.
  • Saídas ou débitos: quantias pagas, referente a gastos ou custos.
  • Saldo final: o resultado final do dia, depois de somar as estradas e subtrair as saídas.

Por último, entenda que para empresas em que esse registro é obrigatório, o saldo final não deve ser negativo. Caso isso aconteça, a empresa fica sujeita à atuação fiscal, pois se pressupõe que algumas vendas podem não ter sido registradas ou estão sendo sonegadas, configurando omissão de receita.

Modelo de movimento de caixa

De acordo com os detalhes descritos ao longo do artigo, preparamos um modelo de preenchimento do livro contábil para movimento de caixa.

Você pode utilizar nosso modelo na sua empresa, conforme o exemplo abaixo, já preenchido com números fictícios. Veja:

Data Histórico Saldo inicial Métodos de Entrada Saída Saldo final
01/05/2021 Início R$ 2.500,00      
01/05/2021 Conta de luz     R$ 400,00 R$ 2.100,00
01/05/2021 Recebimento fatura n. 450   R$ 350,00   R$ 2.450,00
01/05/2021 Abastecimento carro     R$ 100,00 R$ 2.350,00
01/05/2021 Recebimento fatura n. 332   R$ 250,00   R$ 2.600,00
01/05/2021 Saldo Final do dia       R$ 2.600,00

O preenchimento do próximo dia pode ser feito na mesma folha do livro, desde que no campo "Histórico" esteja estipulada essa informação.

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