Tipos de notas fiscais: quais são e como emitir

Tipos de notas fiscais

Existem alguns tipos de nota fiscal para quem gerencia um negócio. Elas são conhecidas como nota fiscal de saída, de entrada e de serviços.

Dentre essas opções, você ainda encontra notas fiscais de venda - seja ela consignada, à ordem, futura ou para industrialização, de exportação, complementar e de remessa ou até mesmo notas de devoluções, compra e retorno, além da tradicional nota fiscal de serviços para quem trabalha como prestador de serviços.

Inclusive, esse é um documento exigido pelo governo e pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ), para que os impostos e taxas possam ser cobrados corretamente. O ideal é que cada empresa registre todas as movimentações financeiras e mantenha o registro desses recibos.

Aliás, boa parte delas passaram a ser emitidas por meio eletrônico com a criação de softwares que permitiram essa ação, facilitando a vida do empreendedor.

Por isso, confira as dicas que separamos para você, e conheça todos os detalhes que um gestor de negócios precisa saber a respeito deste tema.

Qual a importância das notas fiscais eletrônicas?

O documento é importantíssimo tanto para os empreendedores quanto para os clientes. Para o primeiro grupo, é através dele que se comprovam as transações financeiras de uma empresa.

Já para os consumidores, serve como uma garantia, visto que é uma comprovação da compra ou contratação de algum serviço. Inclusive, em caso de troca ou reembolso, muitas empresas só realizam o procedimento através da sua apresentação.

Obrigatória para todo o setor do comércio e demais contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) desde 2010, a nota fiscal eletrônica surgiu para facilitar e agilizar processos, inclusive o trabalho da Secretaria da Fazenda e da Receita Federal ao fiscalizar as transações financeiras de empresas.

Confira outras melhorias que surgiram com a versão eletrônica.

Vantagens da emissão eletrônica de notas fiscais

Além da praticidade no dia a dia de um gestor, pode-se listar algumas outras vantagens da emissão eletrônica de notas fiscais:

é amigável ao meio-ambiente;
é prática para o cliente também, que não precisa mais guardar papéis;
é um modelo nacional em operações de venda e compra e prestação de serviços regulamentado pelo Governo Federal;
facilita o trabalho dos órgãos fiscalizadores;
simplifica o trabalho contábil e a Escrituração Fiscal; e
a emissão das notas pode ser integrada a uma ERP com facilidade.

E, se esses motivos já foram convincentes o suficiente para que você queira implementar a emissão delas no seu negócio, é hora de conhecer quais os tipos de notas fiscais existentes e qual a função de cada uma delas.

Quais os tipos de notas fiscais existentes?

Elas são classificadas em três tipos: de entrada, de saída e de serviços. As de entrada servem para registrar devoluções, compras por parte da empresa ou retorno de itens.

Já as de saída servem para registrar tudo o que sai da empresa, como vendas no geral, exportações e remessas.

As notas fiscais de serviço, por sua vez, servem para comprovar um serviço prestado, mas existem algumas particularidades sobre ela que veremos a seguir.

Você também já deve ter ouvido falar do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Esse documento possui em sua impressão uma chave de acesso para a consulta do documento na internet e serve para acompanhar o transporte da mercadoria e evitar problemas com qualquer órgão de fiscalização.

Com os números informados na DANFE, o consumidor pode acessar a NF-e no site da Secretaria da Fazenda. Geralmente, uma cópia da nota também é enviada ao consumidor por e-mail caso a compra tenha sido realizada na internet.

Entrada

É emitida quando é preciso registrar a entrada de algum produto no estoque de um negócio, seja por devolução ou compra para ampliar o estoque.

Fazer essa emissão é simples e o processo para registrar os novos produtos é bem semelhante ao que se faz ao registrar uma nota fiscal de saída.

Também é o caso da nota fiscal de retorno: quando um cliente devolver/retornar algum produto à empresa, é responsabilidade do gestor emitir uma nota de retorno.

No caso de produtos adquiridos por importação para o estoque da sua empresa, é possível apenas importar a nota fiscal emitida pela instituição na qual você realizou a compra. Lembre-se de registrar a entrada no seu estoque e no seu controle tributário.

Saída

São as mais comuns para quem tem um empreendimento na área do comércio. É através delas que são feitos os registros dos seguintes procedimentos:

Vendas no geral

Qualquer venda feita para uma pessoa física ou empresa deve ser registrada em uma nota fiscal de saída, além de incluir uma DANFE em caso de compras pela internet.

Vendas consignadas

No caso de ser uma venda para terceiros, que farão a revenda do produto, o documento correto e necessário a ser emitido é a nota de saída para vendas consignadas.

Vendas futuras

É possível fazer a emissão de nota fiscal eletrônica para um produto pago no momento da compra, mas com a entrega agendada para uma data futura por vontade do próprio comprador.

Vendas para industrialização

No caso de o artigo vendido servir como matéria-prima para a produção de outros materiais para industrialização, a nota fiscal de vendas para industrialização deve ser lançada para registrar a saída do insumo.

Complementar

Quaisquer produtos que tenham tido reajuste no seu preço final, seja por alteração no câmbio em casos de exportação ou erro no cálculo dos impostos sobre o produto, devem conter a nota fiscal complementar informando a diferença paga em relação ao preço informado no primeiro documento emitido.

Exportação

Para vendedores que exportam os seus produtos, a cada venda é necessário emitir uma nota fiscal de exportação para o cliente final. No entanto, é bom ficar atento aos impostos cobrados - ou a isenção dos mesmos - para esse tipo de transação, pois o valor deve ser acrescentado no documento.

Remessa

É muito comum para o transporte de mercadorias entre filiais. Nesses casos, é emitida uma nota fiscal de remessa para acompanhar os produtos em transferência.

Prestação de serviços

A Nota Fiscal de Prestação de Serviços Eletrônica (NFS-e) é o documento a ser emitido por trabalhadores que se enquadram como Microempreendedores Individuais (MEI), autônomos ou até mesmo por empresas focadas em prestação de serviços.

Os empreendedores que prestarem serviços a pessoas físicas não são obrigados por lei a emitir esse documento. No entanto, quando o cliente for uma empresa ou pessoa jurídica, o profissional deve realizar sua emissão.

O processo para emitir esse tipo de nota é feito através de sistemas cedidos pela prefeitura em que reside o trabalhador. Para isso, o prestador de serviços deve procurar o órgão para se cadastrar no sistema e receber seu login e senha para emissão das NFS-e.

Outra solução que abrange tanto autônomos como empresas de prestação de serviços é utilizar um sistema para emissão de notas fiscais como a Cobre Fácil, que permite a emissão de notas fiscais de serviço para mais de 1.600 prefeituras no Brasil.

O que é um sistema para emissão de notas fiscais e como ele funciona

Um sistema para emissão de notas fiscais se encarrega de coletar todas as informações de venda fornecidas por você e realizar sua emissão.

Um ponto positivo de contar com um sistema como esse é que tudo que foi emitido fica armazenado e é possível até mesmo organizar as séries da nota fiscal de todas as vendas ou serviços prestados.

As séries da nota fiscal servem para definir a numeração de uma nota. Esse é um meio de organizar o controle de emissão do documento e também o modo de emissão. Por exemplo, dependendo do número de série, é possível saber se determinada nota fiscal foi registrada como entrada ou saída.

Contar com um sistema para emissão de notas fiscais, hoje em dia, é essencial.

A plataforma da Cobre Fácil faz a emissão das notas fiscais eletrônicas de modo automático cada vez que o seu cliente paga uma fatura e você nem se dá ao trabalho de ter que emitir mais uma nota depois de checar os pagamentos.

A própria ferramenta identifica o pagamento e já emite a nota para o seu cliente.

É mais comodidade tanto para você, quanto para o seu cliente, que não precisa esperar a conferência manual dos pagamentos e a emissão da nota. Que tal dar esse passo a mais na gestão financeira da sua empresa?