Plano de contas: o que é e como estruturá-lo

Como fazer plano de contas

O plano de contas auxilia o gestor a entender o caixa da empresa e, com base nos dados obtidos, a conseguir tomar decisões corretas e seguras para o futuro dos negócios. Dentro do planejamento devem estar informações referentes às despesas e às receitas que movimentam o fluxo financeiro empresarial.

É através da análise destes números que o gestor ou contador consegue entender a real situação econômica, conseguindo reduzir os gastos ou aumentar os investimentos, caso necessário.

O futuro dos negócios pode ser solidificado com um plano de contas bem estruturado, em que o empreendedor tem plena consciência da quantia que entra e do montante total que sai a cada mês, conseguindo estruturar os próximos meses para que a empresa não fique no vermelho e nem tenha necessidade de procurar por empréstimos bancários.

O que é um plano de contas?

Resumidamente, o plano de contas se configura na informação econômica empresarial, mas essas anotações não devem e nem podem ser registradas de qualquer maneira.

Mesmo que a divisão seja básica, separando as contas a receber e as contas a pagar, ou em outras palavras, receitas e despesas, há outras subdivisões que precisam ser feitas para que o plano seja eficiente.

Essas subdivisões auxiliam o gestor das PMEs a manter as contas empresariais mais organizadas e muito mais claras, conseguindo saber exatamente de onde cada centavo saiu ou entrou. Sem surpresas.

É importante lembrar que toda conta deve ser registrada no plano, isto é, por menor que seja a receita ou a despesa. A informação deve ser anotada na categoria certa, de acordo com a estruturação contábil.

Para o gestor que ao final do mês deseja emitir um Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) ou um Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC), precisa entender que, para isso, o plano de contas deve estar bem estruturado.

Caso contrário, ambos relatórios não demonstraram a real situação financeira-econômica do negócio, mas apenas números simplistas ou distorcidos, desmotivando o empreendedor.

Para que serve o plano de contas?

Além de servir para controle financeiro, o plano de contas serve para padronizar todo o sistema financeiro da empresa, otimizando os relatórios e demonstrativos, que serão mais completos, práticos e eficientes, conseguindo transmitir de forma clara os números que envolvem o negócio.

Essa organização facilita a emissão correta dos saldos contábeis, que devem ser enviados para a Receita Federal, por empresas que aderirem à Escrituração Contábil Fiscal, utilizando o plano de contas referencial.

O plano bem estruturado serve para:

otimização dos relatórios financeiros;
análise precisa da situação econômica patrimonial;
elaboração detalhada do orçamento mensal da empresa;
padronização dos registros, fazendo com que a interpretação dos documentos sejam claras; e
fornecimento exato dos dados para uma administração eficiente.

Como fazer um plano de contas?

Para estruturar um plano de contas, é preciso considerar que existem normas a serem seguidas e o plano não pode ser executado de qualquer maneira. Para isso, é preciso seguir com as normas estipuladas pela lei das Sociedades Anônimas (S.A.), assim como, ter como base as Normas Brasileiras de Contabilidade.

Segundo estas organizações, o plano de contas contábeis e referenciais, precisam ser divididos em cinco grandes grupos, são eles:

1. Receitas

Aqui, são catalogados todos os valores que entram na empresa através da venda do produto ou do serviço, ou através de investimentos realizados.

Os subgrupos dentro desta divisão podem ser:

prestação de serviço;
vendas; ou
outras receitas, que devem servir para dividir os valores que entram a partir de juros e multas.

2. Custos

Conhecidos também como despesas variáveis, entram aqui todo gasto efetuado com produtos, ferramentas, serviços prestados ou qualquer outro custo com relação à produção.

A matéria-prima também deve ser considerada despesa variável e, portanto, devem entrar neste grupo.

Aqui, podemos dividir os subgrupos da seguinte maneira, por exemplo:

matéria-prima;
mão de obra;
ferramentas; e
locomoção para realizar serviços fora da empresa.

As anotações corretas neste grupo servem para emitir relatórios exatos, como:

CSV: custo por serviço vendido;
CMV: custo por mercadoria vendida; e
CPV: custo do produto vendido;

3. Despesas

Despesas seriam todos os gastos fixos que não tenham relação com a produção ou com o serviço oferecido.

Desta forma, entram aqui todas as despesas que, independentemente da sua venda, produção ou serviço, devem ser consideradas e pagas igualmente.

Podem ser divididas desta forma:

marketing e propagandas;
administrativas (luz, água, internet); e
financeiras (empréstimos, juros, multas).

4. Passivo

Neste grupo, estão todos os deveres da empresa, de modo negativo, como financiamentos e a origem dos recursos e patrimônio empresarial.

Subdivide-se assim:

patrimônio líquido: capital social, isto é, capital próprio dos sócios;
circulante: financiamentos ou capital com data inferior a 365 dias, após a data do balanço feito; e
não-circulante: financiamentos ou capital com data superior a 365 dias, a partir da data do balanço.

5. Ativo

Na categoria ativo, é preciso considerar todos os bens e direitos da empresa, isto é, a parte positiva do patrimônio, como aplicações, movimentações de contas bancárias, e tudo o que não for palpável.

Boa parte das contas ativas também são passivas. Por exemplo, um bem adquirido é a parte ativa da empresa, porém o pagamento deste bem deve ser acrescentado à lista de passivos.

Pode-se dividir esse grupo assim:

circulante: realizável a curto prazo, ou seja, inferior a 365 dias, após a data do balanço feito; e
não-circulante: realizável a longo prazo, isto é, superior a 365 dias, a partir da data do balanço.

Classificação dos planos de contas

Além dos grupos que auxiliam na divisão e organização do plano de contas, existem ainda as classificações que separam os diferentes tipos de plano, as quais devem ser usadas de acordo com a necessidade do gestor.

Plano de contas contábil

Tenha em mente que o plano de contas contábil é o mais requisitado, pois é dele que saem os relatórios obrigatórios como o Balanço Patrimonial.

É também neste tipo de plano que as normas contábeis devem ser utilizadas, isto é, este é o único plano que deve seguir as Normas Brasileiras de Contabilidade, referente à estruturação.

Plano de contas referencial

O plano referencial também segue uma padronização, mas esta não é estipulada pela NBC, mas sim pela Receita Federal, para empresas que aderirem à Escrituração Contábil Fiscal informem de forma exata os seus saldos contábeis.

Plano de contas gerencial

Diferentemente dos anteriores, este plano é mais flexível e serve para controle interno do gestor, por isso sua estruturação não precisa seguir nenhuma norma obrigatoriamente.

Entretanto, é aconselhável que se faça pelo menos o uso das divisões e subdivisões, que possuem a função primordial de organizar e detalhar o plano, para que nenhuma informação seja perdida.

A função deste plano é bem simples: funciona para organização interna, para que as informações disponíveis possam auxiliar as necessidades da empresa, referente a novos investimentos ou contenções de gastos.