Como controlar o pagamento de clientes?

Quem administra uma empresa sabe que ter um bom controle de contas a pagar e receber é essencial. Por isso, separamos para você algumas dicas sobre como fazer controle de pagamento de clientes de forma simples e desburocratizada.

Controlar pagamento clientes

A forma mais tradicional de fazer o controle de pagamento de clientes é através de planilhas. Mas você não precisa mais se limitar apenas a esse recurso tradicional, pois o mercado já oferece formas mais práticas e funcionais para controlar as contas a receber da sua empresa.

Se você busca uma forma de como controlar o pagamento dos seus clientes e quer fugir das planilhas, não se preocupe. Já é possível encontrar alternativas mais práticas no mercado, como programas para controle de pagamentos.

Por isso, a Cobre Fácil separou algumas dicas de como controlar o pagamento de clientes. Segue com a gente para conferir como automatizar o controle financeiro da sua empresa.

Como controlar pagamento de clientes

Além das planilhas, você também pode contar com programas para controle de pagamentos. Através deles, você pode ativar alertas para recebimentos e até mesmo configurar alertas de vencimento de cobrança para os seus clientes.

Ter um controle do que você vai receber dos seus clientes é essencial para a saúde financeira da sua empresa, pois assim você prevê quanto receberá de todos os clientes, deduz o valor das contas e dívidas e tem um saldo de lucro para investir.

Esse processo é chamado de controle de fluxo de caixa. E, para ter um saldo positivo nele, você deve ter sempre mais entradas do que saídas. Por isso, contabilize todo o valor que vai entrar em caixa no mês e o que vai sair, incluindo as datas em que isso acontecerá.

O ideal é que as contas sejam pagas depois do recebimento do pagamento dos seus clientes, já que isso garante que você não fique negativo em caixa e tenha que recorrer a reservas de emergência.

Mas a gente sabe que nem sempre isso é possível, e que, até mesmo para facilitar uma venda, o pagamento é flexibilizado e não tem como oferecer a mesma data de vencimento de cobrança para todo mundo.

De todo modo, para conseguir o melhor controle de pagamento de clientes, o melhor a se fazer é definir uma data única para pagamentos. Assim, você tem maior controle de quando terá dinheiro em caixa para pagar as contas ou fazer investimentos.

Se isso não for possível, use um sistema de régua de cobrança personalizada para enviar alertas programados para os dias específicos de cobrança para cada cliente.

Falando nisso, a régua de cobranças é uma das melhores formas de se fazer o controle de pagamento de boletos, por exemplo, já que eles são emitidos com data de vencimento previamente programada, o que facilita na hora da cobrança por meio de recursos como a régua.

De qualquer forma, você já não precisa mais perder tempo fazendo esse controle manualmente. Veja, a seguir, como controlar pagamentos de clientes com a ajuda da tecnologia na hora de fazer gestão financeira do seu negócio.

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Programa para controle de pagamento de boletos

A tecnologia está aí para ajudar e nas finanças não podia ser diferente. Para quem emite boletos como forma de cobrar os clientes, tudo fica ainda melhor quando se pode fazer tudo do mesmo lugar, não é mesmo?

Tanto para emissão de boletos quanto para o controle financeiro da sua empresa, alguns softwares já fazem toda a automatização dos processos para você. É hora de dar adeus às planilhas e contar com a tecnologia.

Com a plataforma da Cobre Fácil, por exemplo, é possível emitir os boletos para os seus clientes, definir uma régua de cobrança para enviar alertas sobre o vencimento da conta e também ter um histórico detalhado sobre as contas a receber. Tudo isso em um só lugar, pois os melhores softwares fazem tudo para você através da programação e do plano que você escolher.

Afinal, a gente sabe que cuidar de um negócio toma bastante tempo. Então, que tal deixar a tecnologia ganhar tempo para você? Assim, sobra mais tempo para colocar outros projetos em prática.

Como controlar o pagamento de mensalidades

Para quem trabalha com prestação de serviço ou até mesmo venda de produtos recorrentes, sabe que lidar com inadimplência na hora de cobrar a mensalidade é uma grande dor de cabeça.

Uma forma de controlar o pagamento de mensalidades dos seus clientes é fazer de forma manual, caso a sua empresa ainda tenha poucos clientes e seja possível administrar tudo na ponta do lápis.

Para isso, lembre-se de algumas etapas que você deve anotar para controlar o pagamento de mensalidades:

Controle de pagamento de mensalidades manual

Se você optou por fazer esse controle através do bom e velho caderninho, você pode organizar dessa forma:

  1. Separe os clientes por planos, caso você ofereça mais de um.
  2. Estabeleça uma data de vencimento para as mensalidades de cada plano.
  3. Anote todos os seus clientes e a data em que cada pagamento foi efetuado.

Lembre-se que esse tipo de controle é mais arriscado caso você tenha bastantes clientes. Afinal, quanto mais pessoas você atende, mais difícil fica de controlar tudo no caderninho — e a organização fica mais suscetível a erros também.

Controle de pagamento de mensalidades por planilha

Ferramentas como o Excel e o Google Sheets são ótimas para controlar o pagamento da mensalidade dos seus clientes. As tabelas são intuitivas e você pode organizar tudo por abas.

Confira esse exemplo de como controlar pagamentos de clientes por meio de planilhas:

  1. Faça uma lista de todos os clientes em linhas.
  2. Coloque os meses das mensalidades a serem pagas em colunas.
  3. Marque com um X ou outro símbolo no mês correspondente à fatura paga pelo cliente.

Simples, né? Só tome cuidado para não confundir as linhas e colunas. A ferramenta é mais moderna do que o caderninho, mas infelizmente ainda não atualiza automaticamente os pagamentos para você. Então preste muita atenção na hora de fazer esse controle.

Controle de pagamento de mensalidade por aplicativo

Uma forma mais moderna e bem mais eficaz é usar o que a tecnologia oferece e que já mencionamos: softwares de gestão financeira. As planilhas permitem que você tenha um controle mês a mês, mas você ainda terá o trabalho de atualizar as informações manualmente assim que seus clientes pagarem a fatura.

O software, por sua vez, fará isso por você. Alguns programas já detectam o pagamento da cobrança e atualizam a fatura no próprio sistema, sem que você tenha que se incomodar com isso. Prático, não é mesmo?

Veja como é fácil:

  1. Cadastre o cliente na plataforma.
  2. Determine a data de vencimento de cada mensalidade no plano recorrente.
  3. Ative a régua de cobranças para que seu cliente receba alertas para efetuar o pagamento.
  4. Acesse o histórico de pagamentos do seu cliente, que será atualizado automaticamente quando o pagamento for efetivado.

Tanto a plataforma de cobranças quanto as planilhas apresentam vantagens incríveis, mas automatizar funções ainda é a melhor saída para não cometer erros, já que, quando o controle é feito de forma manual, a chance de errar é bem maior.

Não arrisque a saúde financeira da sua empresa. Contar com a tecnologia para fazer o controle de pagamento dos seus clientes só vai poupar seu tempo para que você possa fazer tranquilamente o que faz de melhor: administrar um negócio de sucesso.

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