Gestão de inadimplência: como realizar e controlar?

Uma gestão de inadimplência só é feita com eficiência quando envolve a identificação cautelosa dos clientes que ainda não pagaram o que devem, o tratamento personalizado direcionado para cada um deles e a formulação de uma política de cobrança, por exemplo.

Esse tipo de controle funciona como um dos elementos básicos no gerenciamento de qualquer negócio e evita um dos problemas mais recorrentes na administração das empresas: a redução do fluxo de caixa – e as contas no vermelho no fim do mês!

No Brasil, a questão de pagamentos que não são feitos no prazo é um alerta para os empresários, porque a quantidade acumulada de pessoas com dívidas e atrasos bate recorde semana após semana.

Para que o seu negócio, seja ele pequeno, médio ou grande, não caia no prejuízo e não corra o risco de sumir do mercado, veja a seguir dicas para colocar o gerenciamento e monitoramento de inadimplência financeira no topo das prioridades.

Quem deve mais no Brasil?

A faixa etária que mais está com dívidas no país é a dos jovens que têm entre 26 e 40 anos, de acordo com o Mapa da Inadimplência e Negociação de Dívidas no Brasil levantado pelo Serasa no final de 2022.

Achamos que você gostaria de conhecer essa informação antes de seguir com a sua leitura! Aproveite para saber mais detalhes sobre os devedores do país atualmente e, depois, descubra o que fazer para que todo mundo pague em dia por aí.

Quais os motivos mais comuns da inadimplência?

A maioria dos brasileiros se torna inadimplente e, portanto, não paga o que deve para as empresas ou as instituições bancárias do país por causa de emergências financeiras, falta de controle das finanças e/ou redução da renda familiar.

A inadimplência acontece “aos olhos” dos gestores de cada negócio para os quais os consumidores devem e, oficialmente, é controlada e registrada pelo SPC ou Serasa, órgãos criados no país especificamente para isso.

Quais são os tipos de clientes inadimplentes?

Existem inadimplentes negligentes que fazem as dívidas e deixam de arcar com os pagamentos por falta de renda e inadimplentes ocasionais, que somente têm dívidas pontuais e por razões específicas, como uma queda inesperada da renda.

Os primeiros são problemáticos para empresas de todos os portes e setores, já os outros trazem menos riscos e para lidar com qualquer um dos perfis a solução é a mesma: gestão da inadimplência.

O que é gestão de inadimplência?

Quando um(a) empreendedor(a) faz a gestão da inadimplência em sua empresa e, portanto, administra clientes inadimplentes, está buscando maneiras de ficar de olho nessas pessoas e se comunica com elas de diversas formas para que as dívidas que elas têm sejam pagas.

A gestão da inadimplência, portanto, é a melhor estratégia para diminuir a quantidade de pessoas que não acertam o que devem a alguém ou alguma marca por algum produto ou serviço adquirido. Seu objetivo está em reduzir a zero a quantidade de maus pagadores.

Quer implementar esse gerenciamento? Defina riscos antes de qualquer coisa!

Como definir o risco de inadimplência?

A melhor maneira de definir risco de inadimplência é fazer uma pesquisa sobre cada consumidor junto ao Serasa Experian e ao SPC.

Como esses órgãos oficiais fazem análises contínuas da situação dos brasileiros, eles ajudam empreendedores a terem a real dimensão do nível de endividamento de todo mundo. Isso será determinante para entender se o consumidor é bom pagador ou não.

A partir da definição de risco, fica mais fácil criar ações preventivas que os minimizem. Além disso, com o histórico financeiro do cliente em mãos, caso ele tenha um score de crédito alto – pontuação que mostra que ele é bom pagador – você pode oferecer mais produtos ou serviços num próximo contato.

Outra forma de definir risco é fazer a análise da capacidade econômica do cliente e, portanto, avaliar o seu momento financeiro, solicitando dados de renda para entender se os ganhos dele suportam o valor da compra e talvez até ajustar o número de parcelas, definir juros em caso de atraso etc.

Uma vez definidos os riscos, terá chegado a hora de fazer o controle.

Como fazer controle de inadimplentes em 5 passos

Dentre as principais ações que fazem parte da gestão da inadimplência em empresas estão a detecção de quem está devendo, a classificação dessas pessoas, a determinação de como elas serão cobradas e o monitoramento após a cobrança para saber se quitaram a dívida.

1. Considere inadimplentes todos aqueles que têm contas em atraso de um dia ou mais.
2. Identifique o perfil dessas pessoas, analisando o valor das dívidas e o tempo de atraso de cada uma delas. Além disso, pesquise por elas nos órgãos de proteção ao crédito para saber se o comportamento é um padrão ou uma ocasionalidade.
3. Defina iniciativas para que o cliente devedor possa pagar a dívida, considerando a política interna da sua empresa e conversando com os responsáveis pelo atendimento ao consumidor – que farão contato com os inadimplentes.
4. Estabeleça as formas de cobrança e também a periodicidade dos contatos.
5. Por último, monitore o pagamento.

Ainda não tem uma política interna definida para os devedores? Entenda exatamente o que ela é e como desenvolvê-la nos próximos tópicos.

O que é política de cobrança e controle da inadimplência?

Essa política nada mais é do que a definição de regras internas para a empresa – financeiro, atendimento etc. – lidar com todo cliente inadimplente.

Ela inclui detalhes sobre a criação e o envio de avisos de dívidas e notificações de falta de pagamentos, as maneiras de contatar o consumidor devedor, entre outros.

Como fazer uma política de cobrança?

Algumas ações que podem ser contempladas na definição da política de cobrança da sua empresa são relacionadas à comunicação e ao oferecimento de diferentes meios de pagamento.

• Defina maneiras de comunicar o atraso ao cliente

A comunicação pode ser feita por e-mail, telefone ou carta enviada ao endereço de quem está devendo e precisa estar adequada ao Código de Defesa do Consumidor, então, nem pensar em fazer uma ligação fora do horário comercial, tudo bem?

O conteúdo dessa comunicação pode mencionar, por exemplo, qual foi a compra cujo pagamento está em atraso e desde quando esse atraso vem sendo contabilizado, assim como as formas de quitar o débito. Vale falar das vantagens do acerto também!

• Liste vantagens da quitação do débito

Principalmente em situações nas quais o consumidor não atende aos comunicados e, portanto, ignora a dívida, é estratégico fazer uma abordagem que fale sobre os benefícios de quitar qualquer valor pendente.

Entre essas vantagens está o fato de não ser negativado, ou seja, de não ter o nome incluído em instituições de proteção de crédito, algo que pode trazer prejuízos na hora de obter empréstimos ou até no caso de se emitir documentos.

• Estabeleça os métodos oferecidos para a quitação das dívidas

Para aumentar as chances de recuperar o valor devido, defina, na sua política de cobranças dos inadimplentes, todas as maneiras viáveis que o consumidor terá na hora de quitar qualquer pagamento atrasado.

Considere meios de pagamento e possíveis descontos para acertos feitos à vista. Estabeleça também os critérios para parcelamentos, se houver essa possibilidade.

Caso nenhuma dessas alternativas tenha efeito, é aconselhável, especialmente para quem atua com serviços, encerrar imediatamente o atendimento e interromper qualquer tipo de comunicação com o (até então) cliente.

O próximo passo, caso o pagamento continue não ocorrendo, é contar com a Justiça, que determinará as medidas cabíveis, algo que pode ser evitado com a soma da boa vontade do consumidor às estratégias de cobrança verdadeiramente eficazes que você vai traçar para conseguir o dinheiro que é seu por direito!

Fazer controle de inadimplência, além de tudo, ajuda a manter a harmonia na relação entre marca e compradores e a evitar problemas que podem ser prejudiciais à imagem e reputação dos negócios.

Por que fazer controle de inadimplência?

Somente através dessa gestão uma empresa consegue ter previsibilidade financeira tanto do fluxo de caixa diário quanto mensal, o que é primordial para arcar com todos os seus custos, investir em melhorias e ainda conseguir cobrir qualquer despesa emergencial que surgir.

Sem contar que todo mundo sai ganhando com esse controle, né?

Comece executando-o através de uma planilha, se for o caso, e, depois, adote a tecnologia como sua aliada para tornar o processo ainda melhor!

Planilha de controle de inadimplência

Para simplificar a gestão e controle da inadimplência no dia a dia, invista na produção de uma planilha de controle. Além de proporcionar uma melhor análise, ela também otimiza o seu tempo e o tempo do departamento financeiro da sua empresa.

Seja por meio do Excel ou de outra ferramenta ou aplicativo, a sua planilha precisa ter informações básicas, como:

• dados pessoais de cada consumidor inadimplente (nome completo, endereço, CPF, RG, telefone e e-mail);
• tipo e valor da compra;
• data de vencimento e quantidade de parcelas, se houver; e
• período do atraso, ou seja, tempo que o consumidor está inadimplente.

É relevante também incluir a quantidade de vezes que o cliente deixou de efetuar algum pagamento para saber se ele tem o “hábito” de ficar devendo.

Você pode fazer o download de uma planilha gratuita de controle financeiro já pronta e disponível no site da Cobre Fácil se quiser usá-la como modelo para criar a sua. Fique à vontade!

Prefere inovar?

Existem soluções digitais de automação de contas a receber que não só fazem tudo o que a planilha faz como ainda têm recursos exclusivos, como a emissão rápida e fácil de relatórios completos que ajudam a lidar com a inadimplência de forma mais segura.

Como lidar com a inadimplência de forma segura e otimizada?

A melhor alternativa para lidar com a inadimplência atualmente são as soluções digitais que ajudam com a automatização de cobranças, desenhadas para atender às necessidades específicas de cada negócio e integradas a uma única plataforma, que pode ser usada de forma prática, intuitiva e confiável.

Para economizar tempo e dinheiro, faça da tecnologia a sua aliada!