Como melhorar o controle de pagamento de clientes

O controle de pagamento de clientes pode auxiliar em muitos quesitos na sua gestão financeira. Entre eles, podemos citar a organização, para que não haja erros durante o procedimento de cobrança. Confira como controlar essas informações.

Controle pagamento clientes

Ao manter um controle de pagamento de clientes efetivo, o seu fluxo de caixa fica mais organizado, já que será possível saber o dia exato em que os recebimentos devem entrar, permitindo com que você organize as datas para pagar fornecedores e outras despesas necessárias.

Quando a gestão de cobrança da sua empresa negligencia a administração adequada de pagamentos a receber, seu fluxo caixa pode ficar em baixa, mesmo existindo lucros no fim do dia.

Idealmente, as datas de contas a pagar devem coincidir com as datas de contas a receber, para que a saúde financeira do seu negócio esteja sempre estabilizada, evitando situações de apertos financeiros.

A importância do controle financeiro eficiente

Assim como é importante honrar com suas contas a pagar, é essencial cuidar dos valores a receber e da sua lista de clientes, conhecendo exatamente com qual montante poderá contar ao final ou início de cada mês.

Uma vez que determinado cliente atrasa os pagamentos com frequência, fica claro que você não pode depender desse valor, na data exata, para honrar um compromisso com seu fornecedor, por exemplo.

Uma excelente dica é contratar uma plataforma digital para controle desses recebimentos. Isso faz com que os erros cometidos pelo mau preenchimento das planilhas manuais sejam eliminados.

E ao eliminar esses erros, você evita cobranças duplicadas, a falta de lembretes de futuras cobranças e a baixa de valores não-recebidos, apenas para citar alguns exemplos.

Ao dispor de relatórios completos dos valores a receber, recebidos e vencidos, é possível reduzir a inadimplência.

Utilize estas informações e entre em contato com os clientes com faturas vencidas — ou para lembrar aqueles consumidores de que o boleto bancário está prestes a vencer.

Como controlar pagamentos de clientes?

O primeiro passo para saber como controlar pagamentos de clientes é procurar por uma plataforma ou aplicativo que facilite esse gerenciamento, garantindo uma gestão eficiente.

Existem alguns métodos simples que podem auxiliar a sua empresa a cuidar da gestão financeira e administrar melhor os valores a receber, como as planilhas manuais, como já citamos. Mas as plataformas online ainda são as melhores soluções, para todos os tipos de negócios.

Elas permitem emissão de relatórios completos, automatização de processos e tranquilidade para o gestor, que poderá organizar muito melhor as finanças.

Para que você saiba por onde começar, veja abaixo alguns métodos básicos para gerenciar os recebimento, que podem ser aplicados de várias maneiras, desde as manuais até os controles online, que, na verdade, fazem tudo isso automaticamente.

1.  Organize por tipo de recebimento

Organize como cada tipo de recebimento é efetuado, para que você saiba quando o valor completo estará disponível para uso.

Em casos de pagamentos recorrentes, o valor estará todos os meses disponível na sua conta, no mesmo dia ou no máximo no dia seguinte.

Para situações em que o recebimento é efetuado com cartão de crédito ou boleto bancário, é fundamental a espera de mais ou menos 3 dias úteis para compensação e liberação do valor, de acordo com a operadora do cartão.

Ao etiquetar corretamente cada solução de pagamento, você consegue controlar melhor o seu fluxo de caixa, sabendo quanto cada valor estará disponível para ser utilizado.

2.  Registre as contas a receber a prazo

É importante administrar todos os valores que devem entrar em seu caixa. Entretanto, é muito crucial o cuidado com as vendas a prazo, principalmente quanto àquelas efetuadas a longo prazo, como 36 meses, por exemplo.

Por isso, anote todos os recebidos à prazo, com as seguintes informações:

  • data da parcela;
  • tipo de pagamento;
  • nome completo do cliente;
  • qual o produto vendido ou serviço ofertado; e,
  • o valor da parcela e os juros (que deverão ser acrescentados, caso ocorra atraso com quitação da fatura).

3.  Enumere os recebimentos por data

Faça um gerenciamento organizado, cadastrando os recebidos por ordem, ou seja, enumerando no começo da lista os valores que devem cair antes do dia 10 de cada mês, por exemplo.

Dê sequência aos que vencem até o dia 15 e, depois, até o dia 20 — e assim sucessivamente, até o último dia do mês.

Desta forma, você saberá o montante exato que deverá ter na conta a cada 10 dias, podendo organizar as contas a pagar.

4.  Acompanhe os recebidos mês a mês

Efetuar uma análise minuciosa das contas recebidas mensalmente é uma tática eficaz para a diminuição da inadimplência.

Assim, será possível observar os clientes que estão atrasando com os boletos, além de compreender como andam as parcelas das vendas a prazo — ou se os valores mensais de recebimentos estão diminuindo, por exemplo.

Esta etapa fica muito mais simples quando a plataforma de cobrança que você utiliza disponibiliza relatórios completos a cada mês.

Programa de controle de pagamento de clientes

Uma das maiores vantagens desses programas são os avisos enviados automaticamente aos clientes que possuem faturas em aberto com a empresa, o que também auxilia na diminuição da inadimplência.

Como citamos ao decorrer desse artigo, esse tipo de serviço é oferecido pelas melhores plataforma de cobrança do mercado, as quais entregam essas informações através de relatórios mensais.

A Cobre Fácil é um programa completo quando o assunto é controle de pagamento de clientes, oferecendo lembretes de cobrança, além dos relatórios mensais.

Além disso, ao utilizar os serviços oferecidos pela Cobre Fácil, você poderá contar com um sistema de qualidade, segurança e multitarefas como:

O sistema oferece precisão, uma vez que todas as informações estarão salvas em um único lugar, evitando que erros cometidos pela transição de dados de um sistema para o outro ocorra.

Também é fundamental comentar sobre a segurança que a plataforma da Cobre Fácil oferece aos seus clientes, pois todos os dados financeiros da empresa ficam salvos na nuvem, o que permite acesso de qualquer lugar a qualquer horário, sem perda de conteúdo por problemas tecnológicos no computador, por exemplo.

Por último, o software online é prático e funcional, o que facilita a aprendizagem do time financeiro e de quem for autorizado a acessar e gerenciar.

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