Como fazer um controle de caixa em apenas 5 passos

O registro financeiro é parte fundamental do sucesso de uma empresa e o controle de caixa existe justamente para garantir que esse processo ocorra sem falhas e ininterruptamente. Confira o passo a passo para fazer esse procedimento da forma correta.

Como fazer controle de caixa

O controle de caixa é o ato de gerir e monitorar as entradas e saídas de recursos de um empreendimento. Ou seja, ele funciona como um recurso de gestão que serve para mostrar, de forma objetiva, o capital financeiro disponível na empresa no momento da consulta.

Aliás, a diferença entre o controle de caixa e o fluxo de caixa é justamente essa: enquanto o primeiro se ocupa em mostrar de forma simples os recursos disponíveis na empresa, o segundo permite esse registro e vai além, pois possibilita que o gestor tenha uma previsão das entradas e saídas financeiras futuras.

Nos parágrafos seguintes, você conhece a importância desse tipo de gestão e aprende tudo o que precisa saber sobre o assunto.

Qual a importância do controle de caixa?

A função desse tipo de controle financeiro é mostrar objetivamente de onde vem e para onde vão os recursos financeiros do negócio e quanto dinheiro existe em caixa no período consultado.

O ato de monitorar as entradas e saídas de capital da empresa busca garantir que decisões financeiras sejam tomadas com base em números reais, não em expectativas futuras ou hipotéticas.

E esse recurso não impacta somente no cotidiano financeiro do empreendimento, mas também em como a empresa se comportará financeiramente na próxima semana, mês e ano.

Afinal, um descuido nesse monitoramento pode afetar um negócio por meses e, inclusive, abalar a saúde financeira da sua empresa.

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Quais informações são fornecidas pelo controle de caixa?

Esse tipo de controle segue uma estrutura básica, composta por algumas informações imprescindíveis na análise das contas do empreendimento.

Informações de Recebimento

Todos os valores que entraram efetivamente na empresa (vendas efetuadas, rendimentos de aplicações financeiras, antecipação de recebíveis, aluguel de peças, etc).

Informações de Pagamento

Todos os valores que saíram efetivamente do balanço financeiro empresarial (custos fixos e variáveis, gastos com folhas de pagamento e investimentos).

Informações de fechamento de caixa

Saldo encontrado no último fechamento de caixa realizado, ou seja, o dinheiro que restou como saldo no período anterior (valor total de recebimento - valor total de pagamento = saldo final).

Ou seja, o saldo final do fechamento será correspondente ao saldo inicial do dia ou período seguinte, enquanto as informações de recebimento e pagamento da empresa deverão ser adicionadas conforme haja necessidade, atualizando o controle de caixa de acordo com a demanda das operações.

Como fazer um controle de caixa: passo a passo

1.  Classifique seus recebimentos (ganhos)

O primeiro passo é separar os ganhos da empresa em categorias, por exemplo, recebimentos em espécie, à vista, parcelados no cartão de crédito ou crediário, rendimentos de investimentos, etc.

Essa classificação permite que o gestor visualize com mais precisão seus ganhos, descubra as condições de pagamento que os clientes mais utilizam e quais são os valores que entraram, de fato, no caixa da empresa.

2.  Categorize seus pagamentos (despesas)

O mesmo processo deve acontecer com as despesas do seu negócio, por isso categorize todos os seus gastos e descubra para onde os recursos financeiros da empresa estão indo: despesas com funcionários, fornecedores, aluguel, contas da empresa em geral.

Desse modo, será possível verificar qual categoria exige da empresa mais recursos e, com isso, aplicar novas estratégias e reduzir custos, por exemplo.

Assim, além de facilitar o registro e controle de caixa, essa categorização proporciona uma análise mais profunda da saúde financeira empresarial.

3.  Decida de quanto em quanto tempo o caixa será conferido

O ideal é que esse controle seja feito diariamente, afinal, quanto maior for o período ao qual corresponde, maiores as chances de algum valor deixar de ser registrado e, assim, sabotar seu objetivo principal: contar com dados financeiros reais e atualizados frequentemente.

4.  Registre todos os ganhos e despesas rigorosamente

Para que haja um controle total e nada passe despercebido, registre religiosamente todos os ganhos e despesas, pois qualquer quantia deixada de fora pode comprometer o desempenho de sua gestão e, por consequência, suas decisões financeiras.

5.  Automatize o processo e evite decisões equivocadas

Para assegurar o sucesso dessa gestão, tenha uma equipe responsável por garantir que o controle de caixa seja feito apropriadamente dentro da sua empresa.

Além disso, outra medida recomendada é automatizar o processo de registro e controle financeiro, a fim de evitar erros e decisões equivocadas baseadas em dados desatualizados.

Para isso, uma solução financeira como a da Cobre Fácil pode ser útil. Através do nosso sistema, você recebe relatórios financeiros completos que podem auxiliar na hora de gerenciar o caixa da sua empresa.

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