Controle de vendas: descubra como fazer

Confira dicas e sugestões para gestores e empreendedores que querem executar um bom controle de vendas em suas empresas e aproveite para descobrir quais as vantagens de acertar nas estratégias de uma vez por todas.

Controle de vendas

Um bom controle de vendas traz impactos positivos para o faturamento da empresa como um todo, para o setor comercial de uma organização e também para os setores administrativo, de infraestrutura e de marketing, pelo menos.

A pessoa, equipe ou setor responsável por essa função estratégica precisa ter conhecimento de emissão de Notas Fiscais, fluxo de caixa, gestão de estoque e até mesmo entender de apuração e uso de dados e da recolha de feedbacks internos e externos, entre outras coisas.

Quem é dono da empresa pode, sim, atribuir a algum responsável a missão de executar o controle de vendas. Só não deve abandoná-lo nas mãos desse funcionário: é fundamental para o gestor estar ciente dos processos e das estratégias definidas para essa administração.

Afinal, o controle não representa apenas uma parte do cotidiano dessa organização, mas uma soma de procedimentos diários importantíssimos para seu sucesso e crescimento.

Isso tudo para ter uma visão holística e verdadeira de tudo o que se passa dentro do negócio, fazer previsões para o futuro e ajustar o que for necessário no presente.

Quer saber como realizá-lo? No conteúdo a seguir, estão todas as dicas e orientações que podem ser úteis.

O que é o controle de vendas?

É um conjunto de procedimentos que possibilitam a obtenção e análise de todos os dados relacionados ao que foi comercializado por determinada empresa.

Como o próprio nome já diz, esse trabalho consiste em controlar as vendas de uma instituição, sabendo sobre giro de estoque - quantos e quais produtos saíram do seu estoque todos os dias - e conhecendo, em detalhes, diversas outras etapas até a chegada do item ao consumidor final.

Por exemplo:

  • recebimento de matéria-prima ou de encomendas de fornecedores;
  • armazenamento dos insumos utilizados para a fabricação do produto ou dos itens entregues pelos fornecedores para posterior comercialização e controle de estoque;
  • idealização e projeção do item a ser fabricado com a matéria-prima recebida, se for esse o caso, e posterior fabricação;
  • embalagem do produto a ser vendido e transporte do mesmo até o consumidor final, caso houver;
  • recolha de feedback do consumidor e armazenamento de informações (de prospecção e cadastro) que podem ser importantes para a fidelização do mesmo ou tomadas de decisão relacionadas à gestão da empresa ou ao produto em específico; e
  • análise de resultados (vendas concluídas e perdidas) e de preços; emissão de Notas Fiscais e controle de fluxo de caixa com registro de recebimentos pelo Pix, em dinheiro ou cartão e outros formatos de pagamento etc.

Alguns desses procedimentos fazem parte do cotidiano de empresas que executam adequadamente o seu controle de vendas e outros podem não se encaixar nas necessidades de um ou outro negócio.

De qualquer forma, existem etapas e estratégias que são obrigatórias a toda e qualquer empresa. Falaremos sobre elas a seguir.

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7 passos de como fazer o controle de vendas?

O controle de vendas pode ser feito manualmente, através de planilhas do Excel ou com o uso de um sistema de gestão financeira capaz de contribuir com a maioria dos processos necessários para tudo sair perfeito (senão todos eles). Seja como for, um bom controle de vendas inclui todos os pontos que aparecem nos tópicos abaixo.

1.  Criação de funil de vendas e ampliação do conhecimento sobre o cliente

Gestores e empreendedores precisam criar um funil de vendas pensando na jornada de compras dos clientes e sabendo que alguns consumidores que são parte do seu público-alvo ainda não estão completamente decididos sobre comprar o produto oferecido por suas empresas.

O funil de vendas permitirá aos gestores desenvolver ações estratégicas para clientes que estão em fase de aprender ou descobrir sobre determinado produto, ainda sem a menor pretensão de comprá-lo; de compreender como o produto pode atender às suas necessidades e contribuir com seu cotidiano; de cogitar a compra; e, finalmente, de decidir pela aquisição do item.

É fundamental apresentar o funil, depois de criado, aos colaboradores da equipe de vendas, mostrando para cada um como ele funciona e preparando os funcionários para atender consumidores em todas as etapas.

Em paralelo à criação do funil de vendas, empreendedores devem pensar em iniciativas para conhecer melhor os clientes e futuros clientes e saber como corresponder ao que procuram: isso vai ajudar na definição de uma excelente estratégia de negócios baseada em metas.

2.  Criação de planejamento e definição de metas

Com base no funil e nas pesquisas sobre o público-alvo, gestores de empresas acompanhados por especialistas de cada uma das áreas também precisam, como parte desse controle, criar um planejamento e definir metas realistas.

Analisar a situação da empresa e acompanhar de perto tudo o que acontece também vai ajudar na criação desse planejamento em prol do crescimento empresarial e na definição dessas metas.

Tanto quanto pedir a opinião de quem está mais perto dos clientes: os próprios colaboradores, que contribuirão ainda com outras etapas da estratégia.

3.  Criação de um fluxo de vendas

Esse é outro fluxo que todo mundo dentro da empresa deve conhecer: o de vendas. Aproveite que você está conversando com seus colaboradores e levantando opiniões para definir novas metas e trace um mapa com as etapas do processo de vendas até a “batida final” de martelo de cada negociação.

Pergunte-se: o que acontece antes disso? Atendimento ao cliente? Apresentações e propostas? Ligações ou envios de e-mails? A partir daí, defina o fluxo. Em seguida, preocupe-se com ficar de olho em tudo.

4.  Acompanhamento e gerenciamento da equipe de vendas

Depois de tanta conversa, chegou a hora de acompanhar e gerenciar sua equipe de vendas, descobrir o que cada pessoa aprendeu e implementou até aqui já dentro das suas etapas de controle de vendas e incentivar ainda mais a capacitação destes profissionais, além de feedbacks internos periódicos.

Chegou a hora também de acompanhar seus indicadores.

5.  Acompanhamento de indicadores de desempenhos

Essa é mais uma etapa fundamental: acompanhar os chamados indicadores financeiros de desempenho ou KPIs (Key Performance Indicators). As métricas obtidas a partir dos indicadores permitem ao gestor de uma empresa descobrir o que está funcionando e o que precisa ser melhorado, além de controlar os níveis de produtividade de cada vendedor e acompanhar e controlar o estoque, outro ponto importantíssimo.

6.  Acompanhamento e controle de estoque

É o cruzamento e a documentação de informações como “quantos produtos saíram e em qual período”, “quantos ficaram e por quais razões ainda não foram vendidos”, “quantas devoluções aconteceram dentro de X dias” e por aí vai. Tudo para se avaliar a situação das vendas e conhecer o ciclo de vida dos produtos.

Aliás, sobre documentação você deve estar ciente da importância de manter registradas todas as negociações. Não está? Entenda melhor a seguir.

7.  Documentar todas as vendas

Sem o registro de dados e informações de todas as negociações feitas diariamente em uma empresa, não é possível realizar a sua gestão. Transforme como parte do processo e da estratégia a documentação de:

  • dados de cada produto e código de barras;
  • preço unitário do item e valor de impostos cobrados em cada venda;
  • meio de pagamento;
  • informações do cliente que sejam úteis para o registro da negociação e para o futuro dos negócios (geolocalização, idade e sexo, ticket médio e diversas outras); e
  • interações entre vendedor e consumidor até a conclusão da compra.

Fique sabendo: o controle de entradas e saídas, de emissões de boletos, de ordens de serviço ou orçamentos gerados, de Notas Fiscais e o cálculo de despesas também devem ser documentados.

Se você está pensando em documentar tudo em uma planilha, precisa saber exatamente o que quer controlar para inserir no documento todas as informações relevantes ao seu monitoramento.

Precisa também definir fórmulas de cálculos usadas no Excel para possibilitar o cálculo do total de vendas e comissões no dia e do valor líquido das transações.

Por outro lado, se quiser facilitar a documentação e o controle de pagamento dos clientes, opte pelo uso de uma ferramenta de gestão. Plataformas modernas e atualizadas, que não custam caro, podem ajudar em muitas das etapas da organização do processo de vendas.

Muitas vezes, elas contribuem com todas essas etapas e acabam unificando os procedimentos e quem sabe até eliminando a necessidade das planilhas: vale a pena conhecer.

Escolher um sistema de controle de pagamentos e gestão para ajudar a controlar suas vendas não é difícil, pode acreditar.

Como escolher uma plataforma para gestão de vendas e cobranças?

Em primeiro lugar, encontre uma instituição fornecedora da ferramenta que seja capaz de oferecer alternativas condizentes com as suas possibilidades financeiras e com as necessidades da sua empresa. Depois:

  1. Pondere se você vai querer uma solução apenas com funções básicas ou uma ferramenta mais ampla e com integração de diversos procedimentos.
  2. Selecione algumas opções que com certeza vão atender ao objetivo principal de otimizar, facilitar e melhorar o controle das suas vendas, como a plataforma da Cobre Fácil - confiável e cheia de funcionalidades.
  3. Verifique se as opções escolhidas podem ser acessadas por você onde quer que você esteja e se permitem a visualização de dados em tempo real.
  4. Analise também a facilidade de uso e opções de treinamentos sobre a utilização das plataformas.
  5. Finalmente, faça a sua escolha!

Então, é só usufruir de todas as vantagens.

Importância e benefícios de manter um controle de vendas

O controle adequado de vendas e notas de vendas para cada empresa, executado em etapas, contribui direta e indiretamente com o crescimento dos resultados e do negócio, mas essa não é a sua única vantagem. Trouxemos uma lista de benefícios provenientes da estratégia correta:

  • Planejamento de ações e de compras a curto, médio e longo prazo.
  • Definição de logística e novos processos ou atualização de processos que podem ser melhorados.
  • Previsão assertiva de gastos e lucros e análise de risco de crédito.
  • Mudanças na precificação de produtos.
  • Negociações adequadas com fornecedores.
  • Administração das contas a pagar e receber.
  • Gestão financeira profissional e correta e adequação da empresa no que diz respeito ao pagamento de impostos e declarações ao Fisco.
  • Redução ou eliminação de falhas.
  • Aumento da produtividade e da rentabilidade.

Uma gestão eficiente permite aos gestores conhecer de fato as suas empresas para tomar decisões que não sejam baseadas em suposições, além de permitir, não apenas simplificar e melhorar o fluxo e o fechamento de caixa, mas descobrir o que fazer para que isso aconteça.

Agora é a hora de começar a fazer o seu!

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